Introduction 2.1 Ce chapitre porte sur trois sujets distincts, mais connexes : • Points découlant de notre vérification des états financiers de la province Cette partie présente des informations sur des points découlant de notre vérification de 2006 des états financiers de la province. • Conformité aux recommandations du CCSP Cette partie traite des recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public de l’Institut Canadien des Comptables Agréés, et en particulier les recommandations que la province n’observe pas dans ses états financiers condensés. • Autre travail de vérification dans des ministères et des organismes de la Couronne Cette section résume les questions ayant trait aux ministères et aux organismes de la Couronne découlant de notre travail de vérification financière. Contexte 2.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions en outre des régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie. 2.3 Nous vérifions également les sociétés, les conseils, les commissions et autres organismes de la Couronne énumérés ci-dessous. Organismes compris dans les comptes publics : • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Commission des services d’aide juridique du Nouveau-Brunswick • Commission des valeurs mobilières du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif des aînés du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick • Corporation financière de l’électricité du Nouveau-Brunswick • Gestion provinciale Ltée • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau-Brunswick • Société de développement régional • Société de développement régional - organisme de service spécial • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick Autre organisme : • Le Centre communautaire Sainte-Anne Étendue 2.4 Pour nous former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions par sondages les contrôles entourant les systèmes centralisés. 2.5 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 2.6 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont limités, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, ce travail révèle souvent des insuffisances ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 2.7 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative, ou parce qu’attirer l’attention du public sur des faiblesses dans les contrôles comptables avant qu’elles ne soient corrigées pourrait entraîner la perte de biens publics. 2.8 Notre travail dans les organismes de la Couronne sert habituellement à nous permettre de nous former une opinion sur leurs états financiers. Au cours de notre travail, il se peut que nous notions des erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons ces questions à l’attention de l’organisme en formulant des recommandations d’amélioration. 2.9 Le présent chapitre de notre rapport résume les questions ayant trait aux ministères et aux organismes de la Couronne que nous considérons comme importantes pour les députés de l’Assemblée législative. 2.10 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes canadiennes de vérification généralement reconnues, y compris les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Points découlant de notre vérification des états financiers de la province Responsabilités du gouvernement 2.11 Le gouvernement est chargé de la préparation et du contenu des états financiers de la province. La déclaration de responsabilité au début du volume 1 des comptes publics est signée par le ministre des Finances, au nom du gouvernement. La contrôleure est chargée de la préparation des états financiers conformément aux conventions comptables établies du gouvernement. Dans la préparation des états financiers, le gouvernement doit faire des estimations importantes, car toute l’information n’est pas connue ou déterminable au moment d’achever les états. Par exemple, des estimations sont utilisées pour établir les immobilisations corporelles, la tenue de livres à cet égard ayant été très limitée au cours des exercices antérieurs, la dette au titre des régimes de retraite et des charges de retraite visant les services publics et d’autres groupes, et les provisions pour pertes sur les prêts jugés irrécouvrables. Responsabilités du Bureau du vérificateur général 2.12 Notre bureau est chargé de la vérification des états financiers. Une vérification fournit l’assurance raisonnable, mais non absolue, que les états financiers de la province sont exempts d’inexactitudes importantes. Une inexactitude importante désigne un élément ou un groupe d’éléments manquant ou erroné qui pourrait modifier les décisions des utilisateurs raisonnablement informés des états financiers. Le seuil de tolérance par rapport aux erreurs ou aux inexactitudes est une question de jugement. 2.13 Nous établissons une assurance raisonnable sur les chiffres des états financiers, car il ne serait pas rentable d’obtenir une assurance absolue – nos vérificateurs ne peuvent s’arrêter sur chaque opération. En appliquant des procédés de vérification qui permettent de contrôler par sondages l’exactitude ou le caractère raisonnable des chiffres présentés dans les états financiers, nous atteignons le degré d’assurance que nous souhaitons. Nous utilisons des procédés de vérification tels que retracer des échantillons d’opérations en remontant aux documents justificatifs, contrôler par sondages l’efficacité de certains contrôles internes, confirmer les soldes de fins d’exercice auprès de tiers et examiner le caractère raisonnable des estimations. Notre opinion sur les états financiers 2.14 À notre avis, les états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, l’état des finances et les résultats des activités du gouvernement du Nouveau-Brunswick conformément aux principes comptables généralement reconnus au Canada et à la note 1 afférente aux états financiers. Points découlant de notre vérification 2.15 La plupart des vérifications soulèvent des points qui doivent être discutés avec la direction. Ces points, bien qu’ils soient importants, ne représentent pas des sommes suffisamment élevées pour modifier notre opinion sur les états financiers. Les paragraphes qui suivent résument les points importants que nous avons porté à l’attention du Bureau du contrôleur à la suite de notre vérification de 2006. Comptabilité des subventions 2.16 Au cours de notre vérification, nous avons observé des incohérences dans la manière dont les subventions sont comptabilisées. Des versements effectués aux universités en mars 2006 ont été comptabilisés à titre d’avances, tandis que d’autres versements faits le même mois ont été inscrits en tant que charges de l’exercice. Le gouvernement a versé la subvention régulière d’avril en mars et l’a inscrite en tant qu’avance. En revanche, un versement unique de 60,0 millions de dollars a été comptabilisé en tant que charge au cours de l’exercice 2005-2006. On pourrait soutenir que les subventions inconditionnelles deviennent des charges au moment où elles sont versées et que les deux versements en question sont des charges passées en 2006. Comme la pratique de verser la subvention régulière d’avril en mars est en place depuis un certain nombre d’années, l’incidence sur les résultats de 2005-2006 aurait été minime. 2.17 Le CCSP a publié en août 2006 un exposé-sondage traitant des paiements de transfert. La norme proposée s’appliquera aux gouvernements à compter de l’exercice commençant le 1er janvier 2009 ou après, ce qui donnera assez de temps aux gouvernements pour en examiner l’incidence. Cet exposé-sondage recommande que la subvention soit constatée à titre de charge dans l’exercice au cours duquel surviennent les événements à l’origine du transfert, dans la mesure où le transfert a été autorisé et où le bénéficiaire satisfait aux critères d’admissibilité, s’il en est. 2.18 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur examine la comptabilisation des subventions pour assurer une application cohérente de la convention comptable. De plus, les nouvelles conventions comptables visant les transferts gouvernementaux devraient être prises en compte dans l’élaboration de toute nouvelle convention comptable visant la constatation des subventions. 2.19 La contrôleure a répondu : Je tiens à noter que la question a été discutée avec le vérificateur général adjoint et des membres du personnel dans les débuts de la vérification en fin d’exercice. J’étais d’avis, et je le suis toujours, que les subventions universitaires en question sont des éléments discrétionnaires, et que la comptabilité de telles subventions est donc déterminée en fonction du moment où le gouvernement décide de verser les fonds discrétionnaires. Le gouvernement avait clairement décidé d’autoriser (au moyen d’un mandat spécial) le versement unique de 60 millions de dollars en mars 2006, et donc durant l’exercice 2005-2006. Le paiement anticipé est expressément autorisé dans le budget de 2006-2007 à titre de charge de l’exercice 2006-2007. Le paiement anticipé de ces éléments est une pratique de longue date qui sert uniquement à garantir que les établissements sont en possession des fonds le premier jour du mois, tel que le prévoit notre entente. Le moment de la sortie de fonds ne devrait pas être le facteur déterminant aux fins comptables, puisque nous appliquons la comptabilité d’exercice, et non la comptabilité de caisse. [Traduction.] Classement des frais payés d’avance et des avances 2.20 Nous avons observé des incohérences dans les éléments classés en tant que frais payés d’avance et en tant qu’avances en ce qui a trait à d’autres paiements, ainsi que des incohérences dans les éléments reclassés par rapport à l’exercice précédent. Les avances figurent à titre d’actifs financiers, et les frais payés d’avance sont considérés comme des actifs non financiers. Selon le manuel de comptabilité de l’ICCA pour le secteur public, des frais payés d’avance tels qu’un loyer payé d’avance devraient être compris dans les actifs non financiers. Cependant, le loyer payé d’avance a été supprimé des frais payés d’avance et reportés pour être inscrit à titre d’avance dans les actifs financiers. Nous estimons que la convention comptable n’a pas été appliquée de façon cohérente et que, en conséquence, la dette nette est incorrectement représentée. 2.21 Nous avons recommandé que les conventions comptables visant les actifs financiers soient examinées pour assurer une application cohérente et conforme au manuel de comptabilité de l’ICCA pour le secteur public. 2.22 La contrôleure a répondu : Depuis longtemps, la province a l’habitude d’avancer certains paiements à la fin d’un mois simplement pour s’assurer que le bénéficiaire a reçu l’argent au premier jour du mois suivant. Pour cette raison, nous considérons qu’il ne s’agit pas de frais payés que nous payons un mois d’avance, mais seulement quelques jours d’avance dans l’intérêt du propriétaire. Sur cette base, nous considérons que les « paiements anticipés » aux fins de loyer constituent davantage une avance mobile qui est correctement constatée dans l’actif financier. Cependant, mon bureau fait des efforts pour prévenir de telles situations en élargissant l’utilisation du virement électronique de fonds pour payer les fournisseurs. [Traduction.] Corporation de portefeuille Énergie NB 2.23 Au cours des années à venir, nous évaluerons si la Corporation de portefeuille Énergie NB (Holding Énergie NB) continue toujours de répondre à la définition d’entreprise du gouvernement. À l’heure actuelle, les contribuables financent les activités de Holding Énergie NB, qui est inscrite dans les états financiers de la province comme un organisme gouvernemental autosuffisant. Or, si le plafonnement des tarifs d’énergie entraîne des pertes pour Holding Énergie NB, les contribuables seront appelés à subventionner les activités. Advenant une telle situation, il se pourrait qu’une pleine consolidation de Holding Énergie NB devienne nécessaire. Comme ces méthodes comptables présentent des différences importantes, l’incidence sur les états financiers de la province sera considérable. Poursuites intentées contre la province 2.24 La possibilité de dettes éventuelles à la suite de poursuites intentées contre la province n’est pas prise en considération dans les comptes publics. Pour ce qui est des réclamations supérieures au seuil d’importance dont le montant n’a pas été constaté, des informations sur la réclamation devraient être communiquées au moyen d’une note. Les comptes publics devraient aussi inclure un renvoi général aux dettes éventuelles pouvant découler des réclamations qui sont connues, mais dont le remboursement est incertain. 2.25 Nous avons recommandé que les états financiers de la province communiquent de l’information au sujet des dettes éventuelles qui pourraient découler de poursuites intentées contre la province. 2.26 La contrôleure a répondu : Mon bureau examinera la divulgation de telles informations au prochain exercice et fera les ajustements nécessaires. [Traduction.] Garantie d’emprunt manquante 2.27 Au cours de notre vérification de Gestion provinciale Ltée subséquente à notre vérification de la province, nous avons relevé une garantie d’emprunt de 15 millions de dollars en vigueur au 31 mars 2006 qui n’était pas comprise dans la liste des garanties préparées par le ministère d’Entreprises Nouveau-Brunswick. Il s’ensuit que le montant des garanties d’emprunt fourni à la note 14 afférente aux états financiers de la province est sous-estimé. Comptabilité des entités consolidées 2.28 Il y a un manque d’uniformité dans la présentation de la charge d’amortissement des entités consolidées. La charge d’amortissement des régies régionales de la santé est présentée sur une ligne distincte, alors que ce n’est pas le cas pour toutes les autres entités consolidées. 2.29 Nous avons recommandé que la présentation comptable de toutes les entités consolidées soit uniforme. 2.30 La contrôleure a répondu : Je comprends que cet élément a trait à la présentation de l’amortissement pour les entités consolidées uniquement dans les tableaux des charges. La charge d’amortissement totale est indiquée dans l’état des flux de trésorerie et à la note 16 – Répartition des dépenses par code primaire. Mon personnel verra à corriger cette incohérence dans les états financiers de 2007. [Traduction.] Établissement de fonds en fiducie 2.31 Le fonds en fiducie pour l’apprentissage et la garde des jeunes enfants a été établi le 27 mars 2006. Cependant, à notre avis, ce fonds en fiducie n’était pas suffisamment défini ou structuré pour montrer qu’il s’agissait alors d’une entité distincte de la province. Aucun membre du conseil, règlement administratif ni principe directeur n’avait été établi à la fin de l’exercice. Les trois personnes nommées sur la demande de constitution étaient toutes des membres du personnel du ministère des Services familiaux et communautaires. Nous sommes donc d’avis que, en fin d’exercice, la province avait le contrôle du fonds, car aucune information à preuve du contraire ne nous a été fournie. En conséquence, on pourrait soutenir que les 8 millions de dollars versés au fonds en fiducie pour l’apprentissage et la garde des jeunes enfants n’étaient pas une dépense valide de l’exercice 2006. 2.32 Nous avons recommandé que la structure de gouvernance de tout fonds en fiducie établi par le gouvernement provincial soit en place avant que toute somme ne soit versée au fonds. 2.33 La contrôleure a répondu : Je vais prendre cette recommandation en considération. [Traduction.] Normes comptables pour le secteur public 2.34 S’il était indiqué dans la note 1 afférente aux états que la province suit les normes comptables de l’ICCA pour le secteur public, le rapport du vérificateur général remis à l’Assemblée législative serait moins compliqué. 2.35 Nous avons recommandé que la province indique clairement dans la note 1 afférente aux états financiers que les états financiers sont préparés conformément aux recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public de l’ICCA. 2.36 La contrôleure a répondu : La phrase demandée sera ajoutée à la note 1 afférente aux états financiers de l’exercice 2006-2007. [Traduction.] Plan de poursuite des activités 2.37 Un plan de continuité des activités décrit la procédure à suivre et les ressources nécessaires pour assurer le maintien de l’exploitation des systèmes en cas d’interruption ou de catastrophe. La planification de la continuité des activités comprend des éléments tels que l’analyse des répercussions sur les activités, des procédures en cas d’urgence et un plan de reprise des activités informatiques. Il n’existe pas de tel plan pour le système Oracle Financials. L’absence d’un tel plan accroît le risque que les programmes ou services du gouvernement soient perturbés s’il se produisait une catastrophe. 2.38 Nous avons recommandé que le Bureau du contrôleur élabore et mette par écrit un plan de poursuite des activités pour faire en sorte que les programmes du gouvernement ne soient pas sérieusement perturbés en cas d’interruption ou de catastrophe qui touche Oracle Financials. Le plan devrait être régulièrement examiné et mis à l’essai. 2.39 La contrôleure a répondu : Mon bureau est déterminé à entreprendre l’élaboration d’un plan de poursuite des activités. [Traduction.] Conformité aux recommandations du CCSP 2.40 Le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) de l’Institut Canadien des Comptables Agréés, l’organisme national qui établit les normes, diffuse des normes comptables à l’intention des gouvernements provinciaux. 2.41 Le rapport annuel du Bureau du contrôleur de 2005 comporte l’autoévaluation suivante de la conformité du gouvernement provincial aux normes comptables du CCSP : Lors d’un examen des recommandations en matière de comptabilité émises par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP), nous avons déterminé que le gouvernement du Nouveau-Brunswick observait 217 des 250 recommandations, ce qui donne un taux d’observation de 86,8 %. 2.42 Nous avons exprimé une opinion sans réserve sur les états financiers de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, qui se lit en partie comme suit : [...] ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de la province au 31 mars 2006 ainsi que des résultats de ses activités, de l’évolution de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l’exercice terminé à cette date selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. 2.43 En conséquence, le non-respect par le gouvernement provincial de certaines des recommandations du CCSP n’a pas donné lieu à des inexactitudes importantes dans les états financiers de la province. Cependant, nous avons voulu examiner les domaines de non- conformité afin de déterminer s’il serait possible de fournir de l’information de meilleure qualité sur les états financiers aux utilisateurs des états financiers de la province. 2.44 Le contenu de cette partie du chapitre n’a pas été discuté avec le Bureau du contrôleur. La contrôleure n’a donc pas eu la possibilité d’examiner nos recommandations et d’y répondre. Nous prévoyons rencontrer la contrôleure afin de discuter de notre évaluation de la conformité et de nos recommandations avant la réalisation de notre vérification de 2007. Résumé de la conformité aux recommandations 2.45 Nous avons analysé la conformité d’une manière légèrement différente de celle du Bureau du contrôleur. Dans notre analyse, nous avons traité les paragraphes de recommandation contenant plusieurs alinéas comme une seule recommandation. Pour que de telles recommandations soient considérées comme respectées, le gouvernement devait avoir observé tous les alinéas. De cette façon, nous avons conclu que la province observait 165 des 187 recommandations applicables, pour un taux de conformité de 88,2 %. Il y avait aussi 70 paragraphes de recommandation qui n’étaient pas applicables. 2.46 Les recommandations du CCSP non applicables sont celles qui traitent de circonstances particulières que la province n’a jamais connues. 2.47 Nous avons formulé des recommandations, décrites ci-dessous, qui amèneraient la province à se conformer à 15 des 22 recommandations du CCSP qu’elle n’observe pas actuellement, ce qui donnerait un taux global de conformité de 96,3 %, et améliorerait l’information fournie aux utilisateurs des états financiers. 2.48 Voici une analyse de chaque paragraphe de recommandation du CCSP que le gouvernement n’a pas observé pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, suivie de nos recommandations visant à améliorer la conformité de la province. De plus, nous fournissons des exemples où d’autres provinces observent des recommandations que le Nouveau- Brunswick n’a pas respectées durant l’exercice terminé le 31 mars 2006. Présentation dans les états financiers – gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux 2.49 Dans la section qui porte sur la présentation dans les états financiers, le gouvernement provincial n’a pas observé les paragraphes .046, .061 et .129. 2.50 Le paragraphe .046 recommande, à l’alinéa b), ce qui suit : L’état de la situation financière doit présenter les actifs financiers classés par grandes catégories telles que : b) les placements à court terme 2.51 La province regroupe ses placements en espèces et à court terme et les déduit de ses emprunts à court terme. Le résultat net est consigné au bilan. Pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, les placements à court terme se sont chiffrés à 601,8 millions de dollars. La province divulgue les détails de ses placements à court terme dans le tableau 1 des états financiers. Nous considérons que ce traitement est acceptable et nous ne recommandons aucun changement. 2.52 Le paragraphe .061 recommande, aux alinéas b), c), d) et e), ce qui suit : Les états financiers doivent fournir les informations suivantes, par grandes catégories d’immobilisations corporelles et au total : b) les entrées dans le patrimoine au cours de l’exercice; c) les sorties du patrimoine au cours de l’exercice; d) le montant des réductions de valeur constatées au cours de l’exercice; e) le montant de l’amortissement du coût des immobilisations corporelles passé en charges au cours de l’exercice; 2.53 La province a comptabilisé ses immobilisations corporelles pour la première fois durant l’exercice terminé le 31 mars 2005. La note 9 afférente aux états financiers présente le coût, l’amortissement cumulé et la valeur comptable nette de chaque catégorie d’immobilisations corporelles. Cependant, elle ne divulgue pas les entrées dans le patrimoine, les sorties du patrimoine et les réductions de valeur pour l’exercice, non plus que l’amortissement pour l’exercice de chaque catégorie d’immobilisations corporelles. Nous recommandons que la province inclue cette information dans la note. 2.54 La province devrait inclure dans sa note sur les immobilisations corporelles afférente aux états financiers les entrées dans le patrimoine au cours de l’exercice, les sorties du patrimoine, le montant des réductions de valeur constatées au cours de l’exercice et le montant de l’amortissement au cours de l’exercice de chaque catégorie d’immobilisations corporelles. 2.55 Les états financiers de 2005 de la Saskatchewan sont un exemple d’états qui communiquent ces informations. 2.56 Le paragraphe .129 recommande ce qui suit : L’état de la variation de la dette nette doit comporter une comparaison des éléments qui constituent la variation de la dette nette de l’exercice, ainsi que de la variation de la dette nette de l’exercice, et des montants prévus à l’origine. Les montants prévus doivent être présentés pour le même ensemble d’activités et de la même manière que les résultats réels de l’exercice. 2.57 La province publie un état de la variation de la dette nette dans ses états financiers, mais elle n’inclut pas les montants prévus au budget, de sorte qu’il n’y a pas de comparaison des résultats réels et des résultats prévus. Nous recommandons que la province inclue dans cet état les montants prévus. 2.58 Nous recommandons que la province fournisse les montants prévus au budget au titre de la variation de la dette nette en les comparant à la variation réelle de la dette nette pour l’exercice. 2.59 La note 4 afférente aux états financiers de 2005 de l’Alberta est un exemple de comparaison de montants prévus et de montants réels pour les éléments des variations dans la situation financière nette. Conversion des devises 2.60 Le paragraphe .48 de la section sur la conversion des devises recommande, aux alinéas a) et e), ce qui suit : Le gouvernement doit fournir les informations suivantes : a) la politique du gouvernement en matière de gestion du risque de change, y compris une description générale de la nature des couvertures mises en place pour réduire l’exposition du gouvernement au risque de change, la méthode appliquée aux fins de l’appréciation de l’efficacité de la couverture et de l’information sur l’ampleur des activités de couverture; e) une analyse de sensibilité illustrant l’incidence, sur l’élément monétaire non couvert libellé en devises, des variations du cours du change. 2.61 La province ne communique pas cette information. Le CCSP en recommande la présentation… … pour communiquer des renseignements qui permettront de mieux comprendre l’importance du risque de change auquel le gouvernement est exposé ainsi que la mesure dans laquelle le gouvernement a recours aux instruments financiers pour gérer le risque de change. 2.62 L’analyse de sensibilité de l’information est recommandée parce que : Le gouvernement fournit des informations utiles sur son exposition aux fluctuations du cours du change en indiquant l’incidence d’une variation hypothétique du cours du change sur le solde des éléments monétaires à long terme libellés en devises. Ces informations relatives à la vulnérabilité au cours du change peuvent reposer, par exemple, sur une variation présumée d’un cent du cours du change à la date de clôture de l’exercice. Lorsqu’il fournit des informations sur sa vulnérabilité au cours du change, le gouvernement indique la méthode selon laquelle il a préparé l’information, y compris les hypothèses importantes sur lesquelles il s’est fondé. 2.63 Nous recommandons que la province présente par voie de note sa politique en matière de gestion du risque de change ainsi qu’une brève analyse de sensibilité de l’incidence des fluctuations des taux de change. 2.64 La note 20 afférente aux états financiers de 2005 de la Colombie-Britannique sur la gestion des risques et les instruments financiers dérivés est un exemple de présentation par voie de note qui comprend le risque de taux, le risque de change et le risque de crédit, ainsi qu’une analyse de sensibilité. Placements temporaires 2.65 Le paragraphe .04 de la section sur les placements temporaires recommande ce qui suit : Pour les titres négociables, la valeur à la cote et la valeur comptable doivent être indiquées. 2.66 La province indique que, au 31 mars 2006, elle détenait des placements à court terme d’une valeur comptable de 601,8 millions de dollars, mais elle n’indique pas la valeur marchande de ces placements. La valeur marchande ne devrait pas tellement différer de la valeur comptable, mais il n’en demeure pas moins que la communication de la valeur marchande serait utile. 2.67 Nous recommandons que la province fournisse la valeur marchande de ses placements à court terme. 2.68 La note 7 afférente aux états financiers de 2005 de l’Ontario sur les placements temporaires est un exemple de présentation de la valeur marchande des placements à court terme. Placements de portefeuille 2.69 Le paragraphe .25 de la section sur les placements de portefeuille recommande ce qui suit : Les placements de portefeuille doivent être présentés séparément dans l’état de la situation financière. 2.70 Le bilan de la province présente un total négatif de 34,6 millions de dollars au 31 mars 2006 pour ses placements. Les détails sont fournis au tableau 6 des états financiers. Le tableau 6 indique que le montant inscrit pour le total des placements est constitué de placements dans des entreprises du gouvernement pour une valeur négative de 38,6 millions de dollars et d’autres placements à long terme ou placements de portefeuille d’une valeur 4,0 millions. Le CCSP recommande que ces deux montants soient présentés séparément s’ils sont importants. Comme la valeur des placements de portefeuille est faible par rapport aux autres éléments du bilan, le montant est peu important, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de présenter ces montants séparément. Nous ne recommandons aucun changement. 2.71 Le paragraphe .27 recommande ce qui suit : Les revenus tirés de placements de portefeuille doivent être présentés séparément dans l’état qui présente le surplus ou le déficit de l’exercice. 2.72 Les revenus tirés des placements de portefeuille de la province sont compris dans le montant des revenus de placement fourni dans l’état des résultats. Comme la valeur des placements de portefeuille n’est que de 4,0 millions de dollars, les revenus tirés de ces placements sont peu élevés, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de présenter ces montants séparément. Nous ne recommandons aucun changement. 2.73 Le paragraphe .28 recommande ce qui suit : Le cours et la valeur comptable des titres négociables qui font partie des placements de portefeuille doivent être indiqués. 2.74 Les placements de portefeuille de la province sont indiqués au tableau 6 des états financiers. Comme la valeur des placements de portefeuille est peu importante, il n’est pas nécessaire d’en indiquer la valeur marchande. Nous ne recommandons aucun changement. Prêts 2.75 Le paragraphe .38 de la section sur les prêts recommande ce qui suit : Lorsque le montant d’une perte est connu avec suffisamment de précision et qu’il n’y a aucune perspective réaliste de recouvrement, le montant de cette perte doit être porté en diminution du prêt. 2.76 La Loi sur l’administration financière exige que : 29(1) Sous réserve du paragraphe (2), le Conseil peut, conformément aux règlements, radier de l’actif de la Province tout ou partie du montant d’une obligation envers la Province, d’une créance de la Province ou d’une réclamation de la Province. 29(2) Le secrétaire du Conseil, conformément aux règlements, peut radier de l’actif de la Province le montant d’une obligation envers la Province, d’une créance de la Province ou d’une réclamation de la Province lorsqu’elle ne dépasse pas cent dollars. 2.77 Il est fréquent que les prêts et les créances irrécouvrables de la province ne soient pas radiés lorsqu’il n’y a aucune perspective réaliste de recouvrement. Les prêts irrécouvrables ayant fait l’objet d’une provision pour pertes, leur valeur est correctement représentée dans le bilan de la province. Cependant, la radiation de ces prêts doit se faire selon la marche à suivre décrite dans la Loi sur l’administration financière. Cela signifie qu’il faut présenter une demande devant le Conseil de gestion pour radier tout montant qui dépasse 100 $. 2.78 À notre avis, les ministères devraient pouvoir radier eux- mêmes de petits montants. Il devrait y avoir un mécanisme en trois paliers; les ministères pourraient radier de petits montants, moins de 500 $ par exemple, le secrétariat du Conseil aurait la responsabilité de radier certains montants, et le Conseil de gestion, les montants élevés. De plus, la clôture de l’exercice devrait comprendre un examen des radiations effectuées dans les comptes de tous les ministères. 2.79 Nous recommandons que la marche à suivre pour radier les comptes débiteurs irrécouvrables soit changée afin de permettre aux ministères de radier eux-mêmes certains débiteurs. 2.80 Nous recommandons que, chaque année, les prêts et autres débiteurs pour lesquels il n’y a aucune perspective réaliste de recouvrement soient radiés. 2.81 Le paragraphe .43 recommande ce qui suit : Les intérêts créditeurs doivent être constatés lorsqu’ils sont gagnés. Dans les cas où le recouvrement du capital ou des intérêts n’est pas raisonnablement sûr, la comptabilisation des intérêts créditeurs doit cesser. 2.82 La province continue de comptabiliser les intérêts créditeurs et une dépense connexe pour sommes irrécouvrables jusqu’à la radiation du débiteur, comme l’exige la Loi sur l’administration financière. Cela signifie toutefois que des intérêts créditeurs qui ne seront jamais perçus sont comptabilisés. Si les ministères pouvaient radier eux- mêmes les débiteurs irrécouvrables et si une radiation annuelle des débiteurs avait lieu en fin d’exercice, alors la recommandation serait satisfaite. 2.83 L’alinéa c) du paragraphe .54 précise ce qui suit : La description des conventions comptables adoptées par le gouvernement et suivies à l’égard des prêts doit comporter les informations suivantes : c) la convention adoptée pour la constatation des intérêts créditeurs. 2.84 La note 1 afférente aux états financiers de la province présente les principales conventions comptables. Elle ne fait pas renvoi à la convention comptable adoptée pour la constatation des intérêts créditeurs. Une telle note devrait indiquer comment les intérêts créditeurs sont accumulés en fin d’exercice et décrire la convention suivie pour comptabiliser l’intérêt sur les comptes irrécouvrables. 2.85 Nous recommandons que la note de la province sur les principales conventions comptables comprenne la convention adoptée pour la constatation des intérêts créditeurs. 2.86 La note 1 afférente aux états financiers de 2005 du Québec sur les principales conventions comptables est un exemple de communication d’une convention comptable pour la constatation des intérêts créditeurs, y compris le moment où les intérêts créditeurs cessent d’être comptabilisés. Partenariats 2.87 La province a déterminé qu’elle n’avait pas établi de partenariats importants avec des gouvernements et donc qu’aucune des recommandations de cette section ne s’appliquait. Cependant, la Nouvelle-Écosse présente la Commission de l’enseignement spécial des provinces de l’Atlantique, la Société canadienne du sang et le Conseil des premiers ministres de l’Atlantique comme des partenariats gouvernementaux auxquels participe aussi le Nouveau-Brunswick. 2.88 Nous recommandons que le gouvernement provincial voie s’il est membre de partenariats gouvernementaux, en particulier la Commission de l’enseignement spécial des provinces de l’Atlantique, la Société canadienne du sang et le Conseil des premiers ministres de l’Atlantique. Participations dans des entreprises publiques 2.89 Le paragraphe .56 de la section sur les participations dans des entreprises publiques recommande ce qui suit : Lorsque la situation d’un organisme public évolue de telle sorte qu’il cesse de répondre à la définition de l’entreprise publique, le changement de traitement comptable qui en découle, les raisons qui sous-tendent le changement et l’incidence financière du changement doivent être indiqués. 2.90 Durant l’exercice terminé le 31 mars 2005, Algonquin Golf Limited n’a plus répondu à la définition d’entreprise publique; or, les états financiers de la province en date du 31 mars 2005 ne mentionnent pas les raisons qui sous-tendent le changement dans les états financiers. Il ne s’agit pas d’un ensemble de circonstances courant, mais, si la situation devait se reproduire, les raisons du changement devraient être fournies par voie de note. 2.91 Nous recommandons, lorsqu’un organisme ne répond plus à la définition d’entreprise publique, que les raisons qui sous- tendent le changement soient fournies par voie de note. 2.92 Le paragraphe .57 recommande ce qui suit : Les participations détenues par le gouvernement dans des entreprises publiques doivent être présentées séparément dans l’état de la situation financière consolidé. 2.93 Le bilan de la province signale un total négatif de 34,6 millions de dollars au 31 mars 2006 pour les placements. Les détails sont fournis au tableau 6 des états financiers. Le tableau 6 indique que le total inscrit au titre des placements est composé de placements dans des entreprises du gouvernement pour une valeur négative de 38,6 millions de dollars et d’autres placements à long terme ou placements de portefeuille d’une valeur de 4,0 millions de dollars. Le CCSP exige que les deux montants soient présentés séparément dans le bilan s’ils sont importants. Comme la valeur des placements de portefeuille est faible comparativement aux autres éléments du bilan, le montant en question est peu important, et il n’est donc pas nécessaire de l’indiquer séparément. Nous ne recommandons aucun changement. 2.94 Le paragraphe .58 recommande ce qui suit : Les revenus tirés des participations détenues dans des entreprises publiques doivent être présentés séparément dans l’état des résultats consolidé. 2.95 Les revenus tirés des entreprises du gouvernement sont compris dans le montant des revenus de placement indiqué dans l’état des résultats. Ce montant comprend aussi les revenus tirés des placements de portefeuille de la province. Comme la valeur des placements de portefeuille n’est que de 4,0 millions de dollars, le revenu tiré de ces placements est peu important, et il n’est pas nécessaire de l’indiquer séparément. Nous ne recommandons aucun changement. 2.96 Le paragraphe .60 recommande, à l’alinéa c), ce qui suit : Les états financiers condensés du gouvernement doivent fournir, par voie de notes ou de tableaux, des informations financières complémentaires condensées concernant les entreprises publiques. Ces informations financières doivent indiquer : c) les opérations conclues avec d’autres organismes compris dans le périmètre comptable du gouvernement et les soldes interorganismes. 2.97 La note 8 afférente aux états financiers de 2006 de la province présente de l’information au sujet des entreprises du gouvernement. Elle ne présente toutefois pas d’informations concernant les opérations et les soldes que chaque entreprise du gouvernement a avec d’autres organisations comprises dans l’entité comptable du gouvernement. En revanche, la province présente dans la note 11 afférente aux états financiers les détails du solde dû à la province par la Corporation financière de l’électricité du Nouveau-Brunswick. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de présenter chaque opération ou solde, la province devrait envisager de fournir plus d’informations qu’elle ne le fait actuellement. Par exemple, certaines informations sont faciles à obtenir. Un examen rapide de l’édition de 2005 du volume 2 des Comptes publics permet de trouver les paiements versés par les ministères à Énergie NB : 2.98 Bien entendu, ces montants ne comprennent pas les paiements versés par les hôpitaux ou d’autres organisations qui ne font pas partie du Fonds consolidé de la province. Cependant, il ne serait pas difficile d’indiquer que 30 millions des revenus de 1 403 millions de dollars d’Énergie NB proviennent des ministères principaux. 2.99 Nous recommandons que la province voie s’il y a des opérations et des soldes importants visant des entreprises du gouvernement et d’autres organisations qui font partie de l’entité comptable de la province et qu’elle les indique dans la note afférente aux états financiers sur les entreprises du gouvernement. 2.100 Le tableau 3 des états financiers de 2005 de la Saskatchewan est un exemple de présentation sur les entreprises publiques qui comprend des lignes pour les montants dus par les organisations gouvernementales, les créances exigibles dues aux organisations gouvernementales, les recettes provenant des organisations gouvernementales ainsi que les dépenses payées et dues aux organisations gouvernementales. Actifs et revenus affectés 2.101 Le paragraphe .24 de la section sur les actifs et revenus affectés recommande, à alinéa a), ce qui suit : Les états financiers du gouvernement doivent fournir, dans des notes ou tableaux complémentaires, des informations financières supplémentaires condensées au sujet des entités visées par des affectations d’origine interne. Des informations financières doivent être fournies pour chacune de ces entités ou pour des groupes d’entités semblables, et pour l’ensemble des entités visées par des affectations d’origine interne. Les informations fournies doivent présenter la situation financière et les résultats des activités de ces entités, dont notamment : a) l’actif total et le passif total répartis par grandes catégories. 2.102 La note 6 afférente aux états financiers de 2006 de la province présente de l’information au sujet des comptes à but spécial, dont bon nombre sont des entités visées par des affectations d’origine interne. La province présente le nom de chaque compte à but spécial, le solde du compte en début d’exercice, les recettes gagnées durant l’exercice, les dépenses engagées durant l’exercice et le solde du compte en fin d’exercice. Cependant, aucune information au sujet de l’actif ou du passif de chaque compte n’est fournie. Bon nombre des comptes sont modestes, et l’information au sujet de leur actif et de leur passif n’aurait pas de conséquences importantes, mais il y a un compte en particulier au ministère des Services familiaux et communautaires, le Compte de financement de la SCHL, qui contient 52,5 millions de dollars. Une indication du but de ce compte et de l’actif détenu serait utile. 2.103 Nous recommandons que la province présente de l’information à propos de l’objet du compte à but spécial appelé Compte de financement de la SCHL ainsi que de l’information sur l’actif et le passif de ce compte. La province devrait établir une convention pour exiger la présentation de telles informations pour tout compte dont l’actif dépasse une certaine valeur, 20 millions de dollars par exemple. 2.104 Nous n’avons pas trouvé d’exemples dans d’autres provinces canadiennes où l’information recommandée par la CCSP dans cet alinéa est fournie. Dette à long terme 2.105 Le paragraphe .03 de la section sur la dette à long terme recommande, à l’alinéa a), ce qui suit : Lorsque le gouvernement a des fonds d’amortissement grevés d’une affectation d’origine externe qui ont été mis de côté pour le remboursement de sa dette à long terme, les informations suivantes doivent être fournies : a) le montant brut de la dette à long terme à rembourser avec les fonds d’amortissement. 2.106 Le bilan de la province présente la valeur comptable des placements du fonds d’amortissement. La note 11 afférente aux états financiers présente de l’information au sujet de la dette consolidée impayée, y compris d’autres informations concernant le fonds d’amortissement. Cependant, il n’y a aucune indication de la manière dont le fonds d’amortissement est utilisé pour rembourser la dette. Par exemple, la note 11 montre que le montant de la dette consolidée aux fins provinciales qui arrive à échéance en 2006-2007 est de 764,9 millions de dollars. Cependant, aucune explication n’est fournie pour indiquer si le remboursement de cette dette passera entièrement par le fonds d’amortissement. Il serait utile pour les lecteurs des états financiers de savoir comment le fonds d’amortissement est utilisé pour rembourser les titres d’emprunt venant à échéance. 2.107 Nous recommandons que la province fournisse dans ses notes afférentes aux états financiers une brève explication de la manière dont le fonds d’amortissement est utilisé pour rembourser la dette consolidée. 2.108 La note 6 afférente aux états financiers de 2005 du Manitoba comprend un exemple de présentation d’information sur la gestion du fonds d’amortissement. 2.109 Le paragraphe .10 recommande, à l’alinéa a), ce qui suit : Lorsqu’il y a suffisamment d’éléments probants pour établir qu’un emprunt a été expressément contracté par le gouvernement pour le compte d’une entreprise publique : a) l’emprunt contracté pour le compte de l’entreprise publique et la créance connexe sur l’entreprise publique doivent être présentés pour leur montant net dans l’état de la situation financière consolidé; 2.110 Le bilan de la province fait état de la dette contractée pour le compte d’Énergie NB, par l’entremise de la Corporation financière de l’électricité du Nouveau-Brunswick, en utilisant une approche de contrepartie plutôt qu’un accord de compensation. Pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, le bilan indique une dette consolidée totale de 12 203,9 millions de dollars, à laquelle il soustrait un emprunt de 3 261,5 millions de dollars contracté pour le compte de la Corporation financière de l’électricité du Nouveau-Brunswick. La recommandation contenue dans l’alinéa exige que la province indique dans le bilan le montant net uniquement, soit 8 942,4 millions de dollars, et fournisse les détails dans les notes afférentes aux états financiers. Dans ce cas, la province présente plus d’information qu’il n’est exigé pour le bilan; donc, la seule raison pour changer la présentation serait de désencombrer l’état. Nous ne recommandons aucun changement. Avantages de retraite 2.111 Le paragraphe .084 de la section sur les avantages de retraite recommande, aux alinéas r) et s), ce qui suit : Les états financiers doivent présenter : r) le montant des prestations versées au cours de l’exercice; s) e rendement prévu et le rendement réel des actifs du régime au cours de l’exercice; 2.112 La note 13 afférente aux états financiers de 2006 de la province présente de l’information au sujet de ses régimes de retraite. La note comporte huit alinéas et quelque sept pages. Elle fournit une grande quantité d’informations, mais non l’information recommandée dans les alinéas ci-dessus. En particulier, elle n’indique pas la valeur des prestations versées à même chaque régime de retraite et, bien que la note présente le rendement prévu de l’actif des régimes, le rendement réel n’est pas fourni. 2.113 Nous recommandons que la province présente le montant réel des prestations versées à même ses régimes de retraite et le rendement annuel réel de l’actif de chaque régime. 2.114 La note 7 afférente aux états financiers de 2005 de la Saskatchewan est un exemple de présentation des prestations payées et du rendement de l’actif des régimes. 2.115 Le paragraphe .093 recommande, à l’alinéa d), ce qui suit : Pour les régimes conjoints à prestations déterminées, outre les informations à fournir selon le paragraphe SP 3250.084, les états financiers du gouvernement doivent indiquer : d) la situation financière globale des régimes conjoints. 2.116 Un régime conjoint à prestations déterminées est un régime sur lequel la province n’a pas pleinement le contrôle, qui est partagé entre la province et un autre répondant du régime. Le partage du contrôle ne signifie pas nécessairement que toutes les parties exercent le même degré de contrôle; une partie peut exercer un plus grand contrôle qu’une autre. Dans un tel arrangement, il existe une relation équitable entre le financement par les parties, le degré de contrôle que chaque partie est en mesure d’exercer sur le régime et les risques et les avantages du régime pour les parties. La province a deux régimes qu’elle décrit comme des régimes à prestations déterminées avec une cotisation fixe de l’employeur. Ces régimes sont le Régime de pension de certains employés syndiqués des hôpitaux du Nouveau-Brunswick et le Régime de pension des employés inscrits au Syndicat canadien de la fonction publique des hôpitaux du Nouveau-Brunswick. Ces régimes répondent probablement à la définition d’un régime conjoint à prestations déterminées, et la province devrait présenter la situation financière de ces régimes dans les notes afférentes aux états financiers. 2.117 Nous recommandons que la province présente la situation financière de ses deux régimes à prestations déterminées avec une cotisation fixe de l’employeur dans les notes afférentes aux états financiers. 2.118 Aucune autre province n’a de régimes conjoints structurés comme les régimes à prestations déterminées du Nouveau-Brunswick avec une cotisation fixe de l’employeur, de sorte qu’il n’est pas possible de trouver une présentation correspondante d’informations par voie de notes. Garanties d’emprunts 2.119 Le paragraphe .29 de la section sur les garanties d’emprunts recommande ce qui suit : Les états financiers des gouvernements doivent fournir des informations précisant les conventions comptables adoptées et appliquées aux garanties d’emprunts, notamment : a) la méthode suivie pour la constatation et la mesure initiales de la provision pour pertes sur garanties d’emprunts; b) la convention adoptée à l’égard des variations du montant de la provision. 2.120 La note 14 afférente aux états financiers de 2006 de la province présente de l’information au sujet des prêts garantis par la province. La note 1 afférente aux états financiers est un résumé des principales conventions comptables de la province. Ni l’une ni l’autre des notes ne comprend de l’information sur la méthode suivie pour la constatation et la mesure initiales des pertes sur garanties d’emprunts ni la convention visant les variations du montant de la provision. 2.121 Nous recommandons que la note afférente aux états financiers qui résume les conventions comptables de la province comprenne de l’information au sujet de la convention comptable appliquée par la province pour comptabiliser et modifier le montant de la provision pour pertes sur garanties d’emprunts. 2.122 La note 1 afférente aux états financiers de 2005 du Québec est un exemple de présentation de la convention comptable appliquée pour comptabiliser et modifier le montant de la provision pour pertes sur garanties d’emprunts. 2.123 Le paragraphe .31 recommande, à l’alinéa d), ce qui suit : Les états financiers du gouvernement doivent fournir dans les notes ou les tableaux complémentaires des informations sur la nature des catégories importantes de garanties d’emprunts et sur les conditions dont celles-ci sont assorties. Les informations à fournir comprennent notamment : d) les conditions générales. 2.124 La note 14 afférente aux états financiers de 2006 de la province présente de l’information au sujet des prêts garantis par la province. Elle ne présente pas d’informations sur les conditions générales des catégories importantes de garanties d’emprunts. La province avait une catégorie importante de garanties d’emprunts au 31 mars 2006. Il s’agit de garanties accordées en vertu de la Loi sur le développement économique avec une limite autorisée de 123,6 millions de dollars et un solde impayé de 123,5 millions de dollars. Une brève description des conditions générales des prêts garantis en vertu du programme serait utile pour les lecteurs des états financiers de la province. 2.125 Nous recommandons que la province fournisse une brève description des conditions générales des prêts garantis en vertu de ses principaux programmes de garanties d’emprunts. 2.126 L’annexe 17 des états financiers de 2005 du Québec est un exemple d’une brève présentation des conditions générales relatives aux principaux programmes de garanties d’emprunt. Autre travail de vérification dans des ministères et des organismes de la Couronne Ministère des Services familiaux et communautaires Faiblesses dans les contrôles pour l’accès au système NB Cas 2.127 Notre bureau a vérifié par sondages les contrôles internes au ministère dans le cours de notre vérification des états financiers de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 2006. 2.128 Nous avons observé des faiblesses dans les contrôles automatisés pour l’accès au système NB Cas du ministère. Les faiblesses ont trait à la protection et aux procédures de changement du mot de passe. 2.129 Ces faiblesses augmentent le risque que des utilisateurs du système NB Cas ouvrent une session en se servant du compte d’un autre utilisateur. Si une telle situation se produit, le ministère ne peut faire confiance aux contrôles intégrés du système NB Cas tels que maintenir une séparation entre les fonctions incompatibles ou veiller à ce que les prestations soient correctement approuvées. 2.130 De plus, le risque de transactions frauduleuses augmente considérablement. 2.131 En mars 2003, le gouvernement du Nouveau-Brunswick a publié des normes sur les mots de passe pour les comptes d’utilisateur, normes qui décrivent les mesures de sécurité de base entourant tous les comptes d’utilisateur. En raison d’une exemption pour droits acquis, le système NB Cas n’est pas visé par ces normes. Cependant, nous sommes d’avis que les recommandations formulées dans les normes représentent des contrôles efficaces pour l’accès à tous les systèmes. 2.132 Nous avons recommandé que le ministère modifie la sécurité par mot de passe du système NB Cas afin d’améliorer l’efficacité des contrôles sur les processus opérationnels clés. Dans la mesure du possible, le système devrait répondre aux recommandations de base en matière de sécurité contenues dans les normes provinciales. 2.133 Nous avons recommandé que le ministère mette fin à l’utilisation de l’utilitaire de recherche de mots de passe du système NB Cas. Il n’est pas donné suite au travail des enquêteurs régionaux 2.134 Au cours de la période allant d’avril 2005 à février 2006, les enquêteurs régionaux ont recommandé des changements aux paiements d’aide sociale à l’issue de 32 % de leurs enquêtes. Cependant, leurs surveillants n’ont pas donné suite à 52 % de ces changements. 2.135 Il est possible qu’un client continue à recevoir des paiements auxquels il n’a pas droit si le surveillant de l’enquêteur régional ne s’assure pas que le gestionnaire de cas a examiné et mis en œuvre (le cas échéant) les recommandations des enquêteurs régionaux. 2.136 La directive du ministère précise que les surveillants des enquêteurs régionaux doivent automatiquement recevoir une tâche de suivi du système NB Cas six semaines après l’achèvement des examens par les enquêteurs régionaux. 2.137 Nous avons recommandé que le ministère veille à ce que les surveillants donnent promptement suite au travail des enquêteurs régionaux. 2.138 Nous avons recommandé que le ministère surveille les surveillants des enquêteurs régionaux pour s’assurer que les surveillants s’acquittent promptement du suivi nécessaire. Examens de cas non effectués pour les clients visés par une alerte 2.139 Nous avons trouvé 62 cas dans lesquels l’examen de cas de clients visés par une alerte était en retard. (Lorsqu’un client est considéré comme violent, il est visé par une alerte.) Quinze des clients en question n’avaient jamais fait l’objet d’un examen de cas. Nous avons aussi constaté que le ministère avait eu très peu de contacts avec certains des clients visés par une alerte au cours des deux à trois dernières années. 2.140 Le tableau qui suit montre le nombre de clients visés par une alerte dont l’examen de cas est en retard et l’année au cours de laquelle l’examen aurait dû avoir lieu. 2.141 Négliger d’effectuer des examens de cas réguliers et ne pas maintenir de contacts réguliers avec tous les clients de l’aide sociale font que : • le risque d’erreur dans les paiements aux clients augmente; • le risque que le client ne soit plus admissible à des prestations d’aide sociale augmente; • le ministère ne respecte pas sa directive interne. 2.142 D’après la directive du ministère, un examen de cas doit être régulièrement effectué pour tous les clients (le genre de client détermine la fréquence). Aucune exception n’est notée pour les clients visés par une alerte. Habituellement, des étudiants sont embauchés pour faire les examens de cas durant les mois d’été. Toutefois, ce sont les gestionnaires de cas ou les surveillants qui sont censés effectuer l’examen de cas des clients visés par une alerte. 2.143 Nous avons recommandé que le ministère effectue les examens de cas en retard pour tous les clients visés par une alerte. 2.144 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que les gestionnaires de cas aient des contacts réguliers avec les clients visés par une alerte. Le système NB Cas n’est pas toujours à jour 2.145 Nous avions trouvé dans le système NB Cas 780 clients dont l’examen de cas était supposément en retard. Or, lorsque nous avons examiné la documentation d’un échantillon de ces clients, nous avons découvert que le ministère avait effectué l’examen de cas en temps opportun. Cependant, le système NB Cas n’avait pas été mis à jour pour montrer que l’examen de cas avait effectivement eu lieu. 2.146 Le défaut de mettre le système NB Cas à jour lorsque des examens de cas sont effectués fait que : • le ministère n’est pas en mesure de surveiller la fidélité et l’efficacité du processus d’examen de cas; • certains clients font l’objet d’un examen de cas plus souvent que ne l’exige la directive, tandis qu’il peut arriver que d’autres n’aient pas d’examen de cas parce que les ressources sont insuffisantes, alors qu’ils devraient en avoir un. 2.147 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que le système NB Cas est correctement mis à jour pour indiquer la réalisation des examens de cas. Réponse du ministère 2.148 Le ministère a réagi positivement à chacune de nos recommandations et a indiqué que des mesures seraient prises pour traiter nos préoccupations. Ministère de la Justice et de la Consommation 2.149 Dans le cadre de notre vérification des états financiers de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, nous avons choisi au hasard et contrôlé par sondages un échantillon de 20 paiements effectués par le ministère. Erreur de codage de la TVH sur le paiement d’un fournisseur américain 2.150 Nous avons trouvé un cas où la TVH avait été versée à un fournisseur américain, mais imputée au compte de dépenses au lieu du compte de TPS/TVH. 2.151 Le personnel comptable a indiqué ne pas savoir qu’un code distinct est attribué à la TVH sur les paiements en dollars américains. 2.152 Nous avons recommandé que le ministère vérifie tous les paiements en dollars américains effectués durant l’exercice en cours pour s’assurer que le code approprié est attribué à la TVH. 2.153 Le ministère a répondu : Le personnel chargé des comptes créditeurs fait maintenant un examen rigoureux systématique du code attribué à la TVH pour les paiements en dollars américains. [Traduction.] Calcul erroné d’une facture 2.154 Une des factures échantillonnées était surévaluée de 164 $. 2.155 Le personnel comptable a indiqué ceci : • il ne vérifie pas les multiplications ou les calculs détaillés des factures; • il ne fait qu’additionner les factures et vérifier les montants de TVH; • il présume que la personne ayant l’autorisation de dépenser est aussi chargée de vérifier les multiplications et les calculs détaillés des factures. 2.156 La directive du gouvernement précise les rôles et les responsabilités des personnes ayant l’autorisation de paiement et l’autorisation de dépenser. La directive indique que la responsabilité de vérifier l’exactitude des factures revient à la personne qui a l’autorisation de paiement. 2.157 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que les personnes ayant l’autorisation de paiement connaissent la directive du gouvernement. Avant d’approuver les paiements, ces personnes devraient appliquer toutes les procédures décrites dans la directive. 2.158 Le ministère a répondu : La vérification entière des multiplications et des calculs détaillés des factures a été ajoutée au processus standard suivi par le personnel des comptes créditeurs. [Traduction.] Erreurs de coupure de l’exercice 2.159 Le ministère a payé deux des éléments de notre échantillon durant l’exercice 2005-2006. Les éléments avaient trait à l’exercice précédent, mais ils n’avaient pas été constatés durant cet exercice, bien que le ministère ait reçu les factures avant la date de démarcation de l’exercice. 2.160 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que toutes les factures impayées soient constatées à la fin de l’exercice. 2.161 Le ministère a répondu : Nous avons comme pratique de traiter toutes factures impayées en fin d’exercice comme des produits à recevoir. Les Services financiers n’avaient pas encore reçu les deux factures en question à la date de démarcation de l’exercice. Durant l’exercice, les Services financiers s’efforceront de mieux communiquer aux gestionnaires les dates limites de coupure d’exercice et d’en assurer le suivi. [Traduction.] Ministère de l’Approvisionnement et des Services 2.162 En rapport avec notre vérification des états financiers de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 2006, nous avons choisi au hasard et contrôlé par sondages un échantillon de 20 paiements effectués par le ministère. Bail expiré 2.163 Un paiement avait trait à la location d’une propriété dont le bail avait expiré le 31 décembre 2004. Le nouvel bail, que le ministère avait approuvé, a été envoyé au bailleur, qui ne l’a pas été retourné. Il s’ensuit que le ministère fait des paiements de location pour la propriété depuis plus d’un an sur la foi d’un bail préliminaire. 2.164 Nous avons recommandé que le ministère veille à ce que tous les paiements de location soient justifiés par un bail courant signé. 2.165 Le ministère a répondu : Le ministère s’efforcera de s’assurer que tous les futurs paiements de location sont justifiés par un bail en bonne et due forme. [Traduction.] Société de Kings Landing Technologie de l’information (TI) 2.166 Au cours de notre vérification, nous avons constaté que Kings Landing n’a pas de plan officiel de technologie de l’information. Il n’existe aucune directive ni procédure par écrit concernant la TI. Nous avons relevé des aspects pour lesquels, à notre avis, les procédures de TI pourraient être améliorées afin d’assurer une gestion efficace des risques liés aux activités qui découlent de l’utilisation de la technologie de l’information. • Des copies de sauvegarde des données informatiques sont préparées chaque jour et entreposées ailleurs. Cependant, le lieu d’entreposage des copies de sauvegarde n’est pas sûr. • Les copies de sauvegarde ne font pas régulièrement l’objet d’essais pour voir si elles fonctionnent correctement. • Il n’existe pas de plan antisinistre pour récupérer les données et assurer le fonctionnement des systèmes clés en cas de catastrophe comme un incendie ou une inondation. 2.167 Un plan détaillé de TI est important pour assurer la sécurité, l’intégrité et l’accessibilité par la direction des données financières et autres informations pertinentes. Un tel plan examinerait les risques potentiels liés aux activités et leur incidence sur la société si des risques devaient se concrétiser. Le coût des stratégies d’atténuation des risques ainsi que les responsabilités de la société en vertu de diverses lois (Loi sur la protection des renseignements personnels par exemple) seraient pris en compte. Ce plan ne serait pas nécessairement très coûteux et pourrait être élaboré de façon progressive. 2.168 Nous avons recommandé qu’un plan de TI soit élaboré. Le plan devrait prévoir notamment la sécurité de l’information stockée et de l’accès aux systèmes. Une fois élaboré, le plan devrait être mis à jour annuellement et mis à l’essai périodiquement. 2.169 Le conseil d’administration a répondu : Soyez assurés que le conseil a discuté de la question en profondeur avec la direction du lieu historique et que des mesures provisoires ont été mises au point pour assurer la sauvegarde de toutes les données informatiques; de plus un plan détaillé de TI sera élaboré pour Kings Landing cette année. [Traduction.] Entrepôt qui contient de l’amiante 2.170 Au cours de notre vérification, nous avons appris que Kings Landing est propriétaire d’un bâtiment isolé à l’amiante. Ce bâtiment sert à l’entreposage d’objets et de matériel. Il y a 15 ans, le ministère de l’Approvisionnement et des Services recommandait que l’amiante soit enlevée ou que le bâtiment soit désaffecté, ce qui n’a pas été fait. 2.171 Le fait que le rapport d’Approvisionnement et Services n’ai eu aucune suite durant une aussi longue période nous préoccupe. Une fois la question soulevée, le conseil actuel a clairement montré qu’il était prêt à s’attaquer au problème. Pour minimiser la probabilité que la situation se reproduise, nous avons formulé les recommandations suivantes : 2.172 Nous avons recommandé que le conseil examine sa directive concernant les rapports au conseil. Les personnes au courant de questions de santé et de sécurité, de questions reliées à l’environnement ou d’autres points importants pour le conseil (responsables ministériels, comité de la santé et de la sécurité, etc.) devraient faire régulièrement rapport au conseil sur tout point qu’elles considèrent important. 2.173 Nous avons aussi recommandé que les principaux rapports de consultants soient remis au conseil. L’acceptation ou le refus des recommandations des consultants devrait être inscrit aux procès- verbaux du conseil. Le personnel devrait faire part au conseil de l’état des recommandations acceptées jusqu’à leur pleine mise en œuvre ou jusqu’à ce que le conseil estime que les recommandations ne sont plus applicables. 2.174 Le conseil a répondu : Soyez assurés que le conseil a pris la question très au sérieux dès que la directrice actuelle lui en a fait part l’hiver dernier et qu’il a demandé que soient immédiatement prises des mesures visant à régler cette urgente question de santé et de sécurité. Je suis heureux de signaler que, le printemps dernier, des mesures ont été prises pour nettoyer l’entrepôt des fibres d’amiante dormantes et que la qualité de l’air dans le bâtiment satisfait à des normes acceptables. De plus, un plan de gestion de l’amiante a été préparé pour le bâtiment, des vêtements et de l’équipement adéquats ont été achetés pour le personnel qui travaille dans le bâtiment, et le personnel a reçu une formation sur le port des vêtements et l’utilisation de l’équipement. Enfin, la direction travaille actuellement à mettre en place des solutions à long terme pour transférer la collection d’objets qui s’y trouve du bâtiment au lieu historique et faire enlever du bâtiment toute l’isolation à l’amiante, ce qui aura lieu au cours des deux à trois prochaines années. [Traduction.] Corporation financière de l’électricité du Nouveau- Brunswick 2.175 La situation qui suit a été relevée au cours de notre vérification de l’exercice terminé le 31 mars 2005 et a fait l’objet d’un suivi au cours de notre vérification de l’exercice terminé le 31 mars 2006. Paiements tenant lieu d’impôts 2.176 L’article 37 de la Loi sur l’électricité exige que la Corporation de portefeuille Énergie Nouveau-Brunswick et ses filiales (le groupe Énergie NB) verse chaque année des paiements spéciaux tenant lieu d’impôts à la Corporation financière de l’électricité du Nouveau- Brunswick (CFENB). La loi exige que le calcul des paiements soit basé sur certains articles de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada et de la Loi de l’impôt sur le revenu du Nouveau-Brunswick. Pour les années de vérification 2005 et 2006, le calcul réel est fondé sur une entente conclue entre le groupe Énergie NB et la CFENB. Cette entente n’est pas conforme à la Loi sur l’électricité. 2.177 D’après ce que nous comprenons à la suite de sa réponse à notre recommandation de 2005 sur la question, la corporation explore différentes options qui lui permettront de respecter pleinement la Loi sur l’électricité. Commission des services d’aide juridique du Nouveau-Brunswick Conformité aux exigences de l’Agence du revenu du Canada (ARC) 2.178 Dans notre lettre suivant la vérification du 31 mars 2004, nous avions recommandé que le personnel du bureau central de la commission examine et observe les règles de l’ARC concernant le remboursement de la TVH. 2.179 Dans notre examen d’un échantillon des dépenses au cours de la vérification de 2006, nous avons de nouveau observé des cas où la TVH avait été calculée incorrectement sur les demandes de remboursement des frais de déplacement d’employés de la commission. Nous avons découvert des cas où la TVH n’avait pas été réclamée alors que cela était permis, et des cas où la TVH avait été réclamée alors que cela n’était pas permis. Bien qu’aucun écart important n’ait été constaté, nous sommes d’avis qu’il est important pour le personnel du bureau central d’observer les règles établies par l’ARC pour demander le remboursement de la TVH. 2.180 Nous avons recommandé que le personnel du bureau central observe les règles de l’ARC pour demander le remboursement de la TVH. 2.181 La commission a répondu : Un nouveau processus a été mis en place afin que tous les frais de déplacement soient vérifiés par un deuxième employé avant de procéder au remboursement final de tous les frais de déplacement. De plus, le nouveau système comptable qui sera mis en place réduira les risques d’erreur. Un calculateur de TVH est intégré au nouveau système comptable pour le traitement des données. [Traduction.] Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick Indemnités de retraite des employés 2.182 Les indemnités de retraite accumulées représentent un passif important pour le conseil. L’estimation est complexe et fait appel à de nombreuses variables. Jusqu’à maintenant, le conseil a utilisé les estimations de la direction pour calculer les indemnités de retraite accumulées sans consulter un actuaire. 2.183 Nous avons recommandé que le conseil envisage de consulter un actuaire afin de déterminer la méthode la plus appropriée de calculer l’indemnité de retraite accumulée. 2.184 Le conseil a répondu : […] nous avons effectivement l’intention de consulter un actuaire et de solliciter son opinion quant au caractère raisonnable de notre méthode d’estimation ainsi que d’autres options dont pourrait se prévaloir un groupe de taille relativement petite comme le nôtre. [Traduction.] Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées Accord entre le conseil et le comité de direction de la Semaine de sensibilisation à la situation des personnes handicapées 2.185 Le conseil participe activement chaque année à l’organisation de la Semaine de sensibilisation à la situation des personnes handicapées (SSSPH). La participation du conseil à cette semaine est approuvée annuellement par les administrateurs du conseil. Un autre lien entre le conseil et la SSSPH est que la présidence du comité de direction est assumée par le directeur général du conseil et un autre membre de son personnel. 2.186 L’accord entre le conseil et le comité comporte plusieurs modalités. Bien que les arrangements semblent avoir été en vigueur depuis un certain temps, ils n’ont jamais été établis sous la forme d’un accord par écrit. D’après ce que nous comprenons, les modalités de la relation sont les suivantes : • Les dépenses relatives à la Semaine de sensibilisation à la situation des personnes handicapées sont d’abord payées par le conseil, puis elles sont remboursées par la SSSPH; • la SSSPH verse un montant annuel de 3 000 $ au conseil pour couvrir les coûts administratifs engagés en son nom (lorsque les niveaux de financement de la SSSPH le permettent); • si les fonds de la SSSPH sont insuffisants pour couvrir ses frais, le conseil les assumera, sur approbation des administrateurs; • le conseil est chargé de tenir les documents comptables du comité de direction de la SSSPH. 2.187 Nous avons recommandé qu’un accord soit établi par écrit pour définir les détails de la relation entre les deux organisations et les limites des responsabilités des administrateurs du conseil relativement au fonctionnement de la Semaine de sensibilisation à la situation des personnes handicapées. Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 2.188 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 2.189 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne visant pas à repérer tous les cas possibles de pertes, il ne serait pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère de l’Éducation • Matériel, argent et fournitures manquants dans divers districts scolaires et au bureau central 24 082 $ Ministère des Services familiaux et communautaires • Chèques encaissés par des personnes non admissibles aux fonds 15 300 $ Ministère de la Santé et du Mieux-être • Argent, bons et matériel manquants, et demandes de paiement de services inadmissibles à l’Assurance-maladie 5 176 $ Ministère des Ressources naturelles • Matériel et fournitures manquants dans différentes régions 34 950 $ Ministère de la Formation et du Développement de l’emploi • Matériel manquant dans divers collèges communautaires 16 664 $ Ministère des Transports • Matériel, fournitures et outils manquants dans divers districts 4 359 $ 2.190 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 2.191 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). 2.192 En 2006, le gouvernement provincial a signalé des pertes au chapitre des biens corporels publics de 105 600 $, comparativement à 140 000 $ en 2005.