Contexte 8.1 Depuis quelques années, notre rapport contient une liste de contrôle ayant trait à l’évaluation de notre conformité à la directive gouvernementale sur les rapports annuels. Une version comparative pour 2003 est présentée plus loin. Pièce 8.1 Liste d’autoévaluation Rôle et pertinence du bureau Notre rôle 8.2 Notre rôle au sein des services publics de la province est unique. Nous sommes indépendants du gouvernement en poste et nous fournissons de l’information directement à l’Assemblée législative. Cette information aide l’Assemblée législative à remplir son rôle consistant à tenir le gouvernement responsable de la façon dont les fonds publics sont gérés et les services sont fournis. Nous aidons également le gouvernement en formulant des recommandations à l’intention des hauts fonctionnaires des ministères et organismes que nous vérifions. Notre mission 8.3 Nous favorisons la reddition de comptes en fournissant de l’information objective à la population du Nouveau-Brunswick par l’entremise de l’Assemblée législative. Pertinence de notre bureau 8.4 Notre rapport de 2002 a suscité beaucoup d’intérêt. Cinq cent cinquante exemplaires ont été imprimés et distribués. Il est également possible de consulter notre rapport sur Internet, et nous tenons le compte du nombre de visites sur le site de notre rapport. Au cours de la période de quatre mois suivant la parution du rapport, plus de 3 000 visites ont eu lieu sur le site du rapport complet. Les chapitres individuels ont aussi été consultés. Le 17 décembre 2002, date de la parution de notre rapport, plus de 4 800 visites ont été enregistrées sur notre site Web. Les discussions que suscitent nos constatations à l’Assemblée législative ainsi qu’au Comité des comptes publics et au Comité des corporations de la Couronne prouvent la pertinence continuelle de notre travail. 8.5 Chaque année, nous incluons dans notre rapport des sujets qui, à notre avis, sont importants pour l’Assemblée législative et pour le public. Il s’agit entre autres de nos constatations, conclusions et recommandations découlant du travail de vérification effectué durant l’exercice. 8.6 Notre service comprend également des conclusions de vérification distinctes sur la fiabilité des états financiers. Ces conclusions (rapports de vérification) sont communiquées à l’Assemblée législative avec les états financiers de la province et des organismes et fiducies que nous vérifions. 8.7 Nous sommes d’avis que notre travail demeure pertinent et qu’il contribue à : • susciter la confiance du public à l’égard de notre régime gouvernemental; • accroître la capacité de l’Assemblée législative de s’acquitter de sa responsabilité d’obtenir du gouvernement qu’il rende des comptes; • accroître la capacité du gouvernement de s’acquitter de ses responsabilités au moyen de méthodes et de systèmes de gestion judicieux. Nouveau plan stratégique 8.8 Nous avons entrepris en avril 2002 un travail de mise à jour du plan stratégique de 1998 de notre bureau. Recourant aux services d’un consultant externe, nous avons interviewé tous les membres du personnel du bureau et un échantillon représentatif de nos intervenants externes, qui sont définis comme les députés de l'Assemblée législative, les ministères et les organismes, les médias et le grand public. Nous avons achevé le nouveau plan en mai 2003. Le plan se trouve sur notre site Web. 8.9 Le nouveau plan stratégique énonce les trois principaux buts sur lesquels nous concentrerons nos efforts au cours des cinq prochaines années. Ces buts sont : • que l'Assemblée législative et le public connaissent le travail que nous faisons et en apprécie la valeur, et qu’ils aient confiance dans notre capacité de fournir de l’information opportune, objective et crédible; • que les ministères et les organismes acceptent et mettent en œuvre nos recommandations; • que nos intervenants, soit l'Assemblée législative, le public, les entités vérifiées et nos employés, nous perçoivent comme menant par l’exemple. 8.10 Nous avons mis au point des stratégies visant chacun de ces buts, de même que des objectifs précis et des mesures à prendre. Chaque année, nous avons l’intention d’élaborer un plan d’activités pour établir des priorités pour chacun de nos objectifs. Nous avons établi les objectifs qui suivent comme priorités pour l’année en cours : • améliorer notre méthode de sélection des sujets de vérification d'optimisation des ressources; • élaborer et mettre en œuvre une stratégie globale en ressources humaines, stratégie qui comprend un plan des ressources humaines pour le bureau; • mettre en œuvre une stratégie de gestion des risques pour le bureau; • élaborer et mettre en œuvre des moyens de mesurer nos progrès et de faire rapport publiquement sur les résultats. Indicateurs du rendement 8.11 Nous faisons rapport sur notre rendement depuis un certain nombre d’années maintenant. Notre plan stratégique 2003-2008 contient les indicateurs dont nous nous servirons pour déterminer nos progrès vers l’atteinte des buts que nous avons fixés. Bon nombre de ces indicateurs sont semblables à ceux que nous utilisons depuis cinq ans. Nous continuerons à faire enquête auprès des députés de l'Assemblée législative pour déterminer leur niveau de satisfaction à l’égard de notre travail. Nous ferons aussi enquête dans le même but auprès des entités que nous vérifions. Une enquête sera menée auprès de nos employés à compter de l’automne afin de déterminer leur niveau de satisfaction. De plus, nous continuerons à suivre l'acceptation et la mise en œuvre des recommandations qui figurent dans notre rapport annuel. Enfin, nous continuerons à nous efforcer de terminer notre travail à temps et dans les limites du budget. 8.12 Un nouvel indicateur sur lequel nous commencerons à faire rapport en 2004 est le coût des vérifications que nous réalisons. Nous avons toujours gardé le compte du temps que nous consacrons à chaque vérification; nous sommes actuellement en train de mettre au point un système d’établissement du coût de ce temps, et nous avons l’intention de publier l’information dans nos rapports annuels. De plus, nous continuerons à faire rapport sur le pourcentage de temps que nous consacrons directement au travail de vérification. 8.13 La présente section de notre rapport définit les indicateurs de notre plan stratégique de 1998, établis selon leur priorité stratégique, et discute nos progrès jusqu’à présent. Répondre aux besoins des utilisateurs 8.14 Nous ferons enquête chaque année auprès des membres du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne afin de mesurer l’efficacité avec laquelle nous répondons à leurs besoins. 8.15 Nous n’avons pas effectué d’enquête auprès des députés en 2003. Étant donné les élections de juin 2003, les membres du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne ne se sont pas réunis avant la fin de 2003 pour discuter de notre rapport de 2002 ou, en fait, de tout rapport des ministères ou des organismes pour l'exercice terminé le 31 mars 2002. 8.16 Nous mesurerons le degré auquel les recommandations qui figurent dans notre rapport annuel sont acceptées et mises en œuvre. Un suivi de chaque recommandation sera assuré durant une période de quatre ans. 8.17 Le chapitre 7 du rapport offre un aperçu des recommandations que nous avions formulées dans nos rapports de 1999 à 2001 à la suite de nos vérifications d'optimisation des ressources. Il fournit des détails sur les réponses des ministères à nos recommandations ainsi que notre évaluation de l'acceptation et de la mise en œuvre de ces recommandations. 8.18 Nous mesurerons le degré auquel les recommandations en matière de comptabilité et de communication de l’information formulées par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public de l’ICCA sont acceptées et mises en œuvre par le gouvernement du Nouveau-Brunswick. 8.19 Nous suivons cet indicateur dans le cadre de notre vérification annuelle des états financiers du gouvernement provincial. Cependant, une question importante qui n’est pas encore réglée est que la province n’effectue toujours pas de suivi ni de rapport concernant son investissement cumulatif dans les immobilisations corporelles. Quelques informations sur les immobilisations corporelles sont présentées dans les notes afférentes aux états financiers de 2003. 8.20 La vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick sera terminée le 30 juin au plus tard, et les vérifications de tous les organismes de la Couronne et fonds en fiducie seront terminées le 30 septembre au plus tard. 8.21 Nous n’avons pas la pleine maîtrise sur notre capacité d’atteindre l’objectif en question, puisque cela dépend en réalité de la date à laquelle les clients que nous vérifions clôturent leurs livres pour l’exercice et sont prêts, de sorte que nous puissions faire notre travail. Mis cela à part, nous pensons qu’il s’agit d’un indicateur important, car il nous incite à encourager nos clients à clôturer leurs livres le plus rapidement possible. Nous sommes en faveur d’une communication en temps opportun de l’information financière. De plus, l’indicateur aide notre bureau à terminer le travail de vérification au plus tard à la date prévue. 8.22 La vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick n'était pas terminée au 30 juin. Un certain nombre de questions de nature comptable, y compris des modifications importantes apportées aux conventions comptables de la province, ont retardé l’achèvement des états financiers et notre vérification. 8.23 Nous sommes les vérificateurs de 19 organismes de la Couronne, de 6 régimes de retraite et du Fonds de stabilisation financière. Au 30 septembre, nous avions terminé la vérification de 14 organismes de la Couronne et de 3 régimes de retraite. En ce qui concerne les cinq organismes de la Couronne dont la vérification n'était pas terminée, des retards ont eu lieu en raison d’une pénurie de ressources à notre bureau pour faire le travail. Au 31 octobre, les cinq vérifications étaient achevées et avaient chacune fait l’objet d’un rapport. Les états financiers du Fonds de stabilisation financière et les états financiers des trois régimes de retraite n’étaient pas prêts pour la vérification dans un délai qui nous aurait permis de respecter notre cible du 30 septembre, et nous n’aurions pas eu les ressources voulues pour effectuer le travail pour cette date. Viser une utilisation efficace des ressources 8.24 Les vérifications financières et les vérifications d'optimisation des ressources seront réalisées dans les délais prévus. 8.25 Nous établissons des calendriers de vérification détaillés pour chacune de nos vérifications. Durant la vérification, nous suivons le temps consacré par les membres du personnel à des parties individuelles du travail. À la fin de chaque vérification, nous récapitulons le temps total consacré au travail, comparons ce temps aux heures totales budgétées et analysons les principaux écarts. Pour nos vérifications financières, nous utilisons les résultats de cette analyse pour nous aider à préparer le calendrier du travail de l’exercice suivant. 8.26 Le temps réel consacré à notre vérification des états financiers de la province a peu varié par rapport au nombre d’heures prévues au budget. Le temps excédentaire (environ 300 heures) est presque entièrement attribuable au temps supplémentaire qu’a exigé l’étude des questions comptables qui ont émergé après l’achèvement du travail de vérification déjà prévu. La vérification des 17 organismes de la Couronne et régimes de retraite que nous avons achevée au 30 septembre a été menée selon les heures budgétées ou presque. 8.27 Durant l’année, nous avons entrepris six importantes vérifications d’optimisation des ressources qui ont mené à la rédaction de chapitres dans le présent rapport. Trois des six vérifications ont duré plus longtemps que prévu. Nous continuons à analyser chaque expérience de vérification afin d’améliorer l’efficience avec laquelle nous effectuons notre travail et d’être plus réalistes dans l’établissement de nos budgets. Cependant, contrairement à notre travail de vérification financière qui est essentiellement le même d’un exercice à l’autre, les vérifications d’optimisation des ressources sont généralement uniques, et l’expérience à en tirer est très limitée. 8.28 Soixante pour cent de toutes les heures professionnelles rémunérées à notre bureau seront directement consacrées aux vérifications d’états financiers ou aux vérifications d'optimisation des ressources. 8.29 Une analyse détaillée de l'emploi du temps du personnel pour 2002 montre que 56,72 % du total des heures rémunérées de l'ensemble du personnel, à l'exception de notre personnel de soutien administratif, a été directement consacré au travail de vérification (y compris le travail visant notre rapport annuel). Durant les six premiers mois de 2003, ce chiffre est passé à 61,22 %. Le temps non consacré à la vérification comprend les jours fériés, les vacances, les cours suivis par les stagiaires et le personnel professionnel, les congés de maladie et les tâches administratives qui ne peuvent être imputées à une vérification en particulier. Nous sommes déçus de ne pas avoir atteint notre objectif en 2002, ce que nous attribuons au temps consacré à notre processus de planification stratégique, aux retards occasionnés par des travaux de rénovation majeurs dans nos locaux et à deux congés de maladie prolongés durant l’année. 8.30 Sur le temps total consacré directement aux vérifications d’états financiers et aux vérifications d'optimisation des ressources, 45 % sera relié aux vérifications d'optimisation des ressources. 8.31 Notre analyse montre que, en 2002, nous avons consacré 51,91 % du temps total de vérification à des vérifications d'optimisation des ressources. Durant les six premiers mois de 2003, ce pourcentage s’est chiffré à 48,98 %. Au cours des dernières années, nous avons fait des efforts consciencieux et fructueux pour réduire le temps consacré aux vérifications d’états financiers afin d'avoir plus de temps à consacrer aux projets de vérification d’optimisation des ressources. Respecter les normes professionnelles 8.32 Nous observerons les normes exigées par le Comité de contrôle des cabinets de l’Institut des comptables agréés du Nouveau-Brunswick. 8.33 La dernière inspection des dossiers de notre bureau par l’institut a eu lieu en novembre 2000. L'inspection a conclu que nous continuons à répondre aux normes qu’il exige. Aucune exception n’a été notée. Informations financières 8.34 La pièce 8.2 contient les dépenses réelles et les affectations budgétaires par code primaire pour 2001-2002 et 2002-2003. À titre comparatif, la pièce comprend également le budget approuvé de 2003-2004. 8.35 Les frais de personnel continuent de représenter environ 90 % de notre budget, et nous avons sous-utilisé ce poste de 64 300 $ pour l'exercice terminé le 31 mars 2003 en raison de deux congés non rémunérés et d’un congé de maternité. 8.36 Les dépenses du poste Autres services ont dépassé le budget de 43 300 $, surtout en raison de l’embauche d’un consultant pour nous aider dans notre planification stratégique. 8.37 Les coûts des biens et du matériel ont dépassé le budget de 17 000 $. Une somme de 59 000 $ a été passée en charge à notre budget par le ministère de l'Approvisionnement et des Services pour la rénovation de nos locaux. Nous avons récupéré une partie de ce montant en reportant l’achat de matériel informatique et en ne remplaçant pas notre serveur. Pièce 8.2 Dépenses réelles et affectations budgétaires (en milliers de dollars) 8.38 Après l’approbation par l'Assemblée législative de notre budget de 2004, le Conseil de gestion nous a demandé de réduire le total de 5 %, ce qui représente 83 650 $. Nous nous sommes toujours conformés aux mesures de compression du gouvernement et, dans l’esprit du but que nous nous sommes fixés de mener par l’exemple, nous avons constamment dépensé moins que notre affectation budgétaire. Toutefois, nous avons été obligés dans ce cas d’informer le Conseil de gestion que nous ne serions pas en mesure de respecter sa demande en totalité. Nous avons reporté l’achat d’ordinateurs et limité les déplacements, et nous ferons tout en notre pouvoir pour maîtriser nos dépenses durant le reste de l’exercice. En revanche, les compressions budgétaires à répétition ont considérablement réduit le niveau de dotation en personnel de notre bureau et, par conséquent, l’étendue du travail que nous pouvons accomplir pour l'Assemblée législative. Cette question ainsi que la méthode d’établissement de notre budget sont discutés plus en détail dans le chapitre 1 du présent rapport. 8.39 Notre loi exige une vérification annuelle de nos comptes par un vérificateur compétent, nommé par le président de l’Assemblée législative, sur l’avis du Conseil de gestion. La vérification est réalisée par le Bureau du contrôleur, qui dépose son rapport de vérification à l’Assemblée législative. Ressources humaines 8.40 Notre bureau continue de fournir de l’expérience et de la formation aux membres de notre personnel. Les nouveaux employés doivent s’inscrire à un programme de comptabilité professionnelle, à savoir CA (comptable agréé), CMA (comptable en management accrédité) ou CGA (comptable général licencié). Avant de pouvoir entreprendre cette formation professionnelle, on doit détenir au minimum un diplôme universitaire de premier cycle. 8.41 Le roulement de personnel est une conséquence inévitable du rôle de formation que joue notre bureau pour les professionnels. Toutefois, une seule personne a quitté le bureau durant l’année. 8.42 Notre effectif, fondé sur le budget dont nous disposons, est demeuré inchangé durant l’année et se chiffrait à 24 personnes. Brent White CA, Paul Jewett CA et Phil Vessey CA dirigent les trois équipes de vérification. Au 31 mars 2003, 17 membres du personnel professionnel détenaient un titre professionnel comptable. Notre personnel comprenait aussi cinq étudiants inscrits à un programme de comptabilité. Les deux autres membres de notre personnel fournissent des services de soutien administratif. Voici la liste des membres du personnel au 31 mars 2003 : Lorna Bailey(1) Nick McCarthy(2) Mylène Chiasson(2) Bill Phemister, CA Cathy Connors Kennedy, CA Bonnie Pitre, CA Jocelyn Durette, CA Ken Robinson, CA Kim Embleton(2) Yvonne Samson, CA Debbie Graye(2) Al Thomas, CA Deidre Green, CA Phil Vessey, CA Sarah Hearn(2) Brent White, CA Eric Hopper, CA Darlene Wield(1) Peggy Isnor, CA Daryl Wilson, FCA Paul Jewett, CA Tania Wood, CA Cecil Jones, CA Shauna Woodside, CA (1) Soutien administratif (2) Stagiaires inscrits à un programme de comptabilité professionnelle