Contexte 7.1 On peut lire ceci dans un numéro de la revue Fortune : quiconque a dit que l’importance tient à la grosseur n’a jamais été propriétaire d’un téléphone cellulaire. En effet, ces petits appareils, qui ne cessent de rapetisser mais dont la capacité ne cesse de s’élargir, font de plus en plus partie du quotidien de chacun. Et, tout comme ce moyen de communication pratique est de plus en plus courant dans la société en général, il est aussi devenu un élément important du réseau de communications du gouvernement. Selon les renseignements des fournisseurs, on estime que le gouvernement (y compris les ministères, les organismes, les sociétés de la Couronne, les régies régionales de la santé et les districts scolaires) a plus de 3 100 téléphones cellulaires en service et dépense au moins 2,5 millions de dollars chaque année en appareils et en frais d’utilisation. Pour donner une idée de l’ampleur de la situation, notons que, selon les estimations du ministère de l'Approvisionnement et des Services, le gouvernement a un réseau de plus de 48 000 lignes terrestres. Étendue 7.2 Nous avons commencé notre examen de certaines questions entourant les téléphones cellulaires à l’automne 2001. L’usage des téléphones cellulaires étant à la hausse, nous avons voulu nous assurer que le gouvernement avait mis en place des mécanismes et des méthodes adéquats pour administrer leur acquisition et leur utilisation. 7.3 Notre objectif de vérification était le suivant : Déterminer si le gouvernement a en place un système adéquat pour administrer l’acquisition et l’utilisation des téléphones cellulaires. 7.4 Nous avons élaboré huit critères de vérification pour nous aider à déterminer si le gouvernement atteint cet objectif. 7.5 Les trois premiers critères ont directement trait au ministère de l'Approvisionnement et des Services et à ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics. Les autres critères ont aussi trait au ministère pour deux raisons. En premier lieu, comme la plupart des entités au gouvernement, il est un utilisateur de téléphones cellulaires. En second lieu, la politique du gouvernement confie à ce ministère une responsabilité globale en matière de téléphones cellulaires. Ainsi, l’une des responsabilités du ministère est de négocier, au nom du gouvernement, des propositions de service pour les réseaux de téléphones cellulaires et des propositions de service pour les téléphones par satellite. De plus, cette même politique rend le ministère responsable de la gestion du système de facturation en bloc des téléphones pour le gouvernement. 7.6 Comme notre travail a donné lieu à des recommandations qui touchent de nombreux ministères, nous avons demandé une réponse au Conseil de gestion. Si la mise en œuvre de ces recommandations nécessite une directive ou une clarification à l’échelle du gouvernement, le Conseil de gestion devrait en être la source. 7.7 Notre travail a consisté dans : • un examen des mesures législatives et des directives gouvernementales applicables; • un examen de la documentation sur les achats et les appels d’offres concernant les téléphones cellulaires; • une enquête à l’échelle du gouvernement; • des entrevues et des contrôles de suivi dans plusieurs ministères; • le téléchargement de données venant de la facturation en bloc de deux mois et l’examen d’un échantillon de frais de service de téléphone cellulaire; • un examen du document de 1995 du Bureau du contrôleur intitulé Telephone Costs Review [Examen des coûts de téléphone]; • des discussions avec un fournisseur de services. Résumé des résultats 7.8 Bien que le ministère de l'Approvisionnement et des Services ait lancé des appels d’offres pour les appareils de téléphone cellulaire, il enfreint la Loi sur les achats publics en ne procédant pas par appel d’offres pour le temps d’antenne et le service interurbain. 7.9 Le ministère devrait établir une approche à l’échelle du gouvernement pour l’analyse et l’achat de forfaits de temps d’antenne et d’appels interurbains, comme il le fait actuellement pour les appareils. 7.10 Les ministères n’exercent pas un contrôle suffisant sur l’attribution et l’utilisation des téléphones cellulaires. Seulement 2 des 21 ministères et organismes avec qui nous avons communiqué ont des lignes directrices écrites pour assurer l’attribution des téléphones cellulaires et des forfaits d’utilisation en fonction d’un besoin déterminé. Bien que tous les ministères et organismes sauf un aient des listes de téléphones cellulaires, l’utilisateur et le numéro d’identification ne sont pas toujours consignés. Six des 21 ministères et organismes auprès desquels nous avons fait enquête ne surveillaient pas les frais de téléphone cellulaire pour en assurer la pertinence et l’exactitude. De plus, les ministères n’ont pas mis en place un système adéquat pour veiller à minimiser les coûts en choisissant des forfaits qui répondent le mieux aux besoins des utilisateurs de leurs téléphones cellulaires. 7.11 Les fonctions des agents de télécommunications dans les ministères ne sont pas claires en ce qui concerne les téléphones cellulaires. Conformité à la Loi sur les achats publics 7.12 Notre premier critère est le suivant : Le ministère de l'Approvisionnement et des Services devrait veiller à ce que le processus d’appel d’offres visant l’achat de téléphones cellulaires et de forfaits d’utilisation soit conforme à la Loi sur les achats publics et à ses règlements. 7.13 Comme nous le soulignons dans le chapitre 9 de notre rapport de 2001 intitulé Ministère de l'Approvisionnement et des Services – Achats, plusieurs buts importants sont atteints lorsque les achats sont faits conformément à la Loi sur les achats publics (la loi). Ainsi, on s’assure que « tous les fournisseurs aient une chance équitable et égale de soumissionner en vue d’obtenir les contrats du gouvernement provincial ». De plus, « s’ils ont une chance équitable et égale d’obtenir des contrats, les fournisseurs soumissionnent plus volontiers, les prix sont plus concurrentiels et les coûts devraient baisser ». 7.14 Le paragraphe 4(1) de la loi établit le processus d'appel d'offres public comme la base des achats du secteur public et exige que tous les achats d'approvisionnements de plus de 5 000 $ et de services de plus de 10 000 $ fassent l'objet d'un appel d'offres, à moins que l'achat en soit dispensé par la loi ou un règlement. 7.15 Pour ce qui est des téléphones cellulaires, nous avons constaté que le ministère a respecté la loi dans un cas, mais pas dans l’autre. Nous discutons de ces cas dans les deux sous-sections suivantes. Appareils de téléphone cellulaire 7.16 Les appareils de téléphone cellulaire ont fait l’objet d’un processus d’appel d’offres conforme à la loi pour l’exercice terminé le 31 mars 2002. Pour l’exercice se terminant le 31 mars 2003, un appel d’offres a eu lieu, mais pas avant mai 2002. Normalement, on s’attendrait à ce que l’appel d’offres de 2003 ait lieu à temps pour que le nouveau contrat soit en vigueur au moment de l’expiration du contrat précédent, et ce afin que les achats puissent continuer sans qu’il y ait d’interruption et au prix soumissionné. Nous avons demandé quelles étaient la raison du retard et ses conséquences. Le personnel du ministère a déclaré que l’appel d’offres a été retardé parce que des modifications importantes y ont été apportées et que les fournisseurs ont pris du temps avant de fournir au ministère les renseignements sur les téléphones disponibles. En fait, le nouveau contrat pour les téléphones sera passé avec les fournisseurs directement, et non avec des dépositaires comme par les années précédentes. Le personnel du ministère a déclaré que seules les demandes urgentes ont été satisfaites durant la période sans contrat et que ces demandes se sont limitées à une demi-douzaine. Utilisation des téléphones cellulaires 7.17 Tandis que la plupart des gens du Nouveau-Brunswick peuvent faire un appel local sur leur ligne terrestre et parler aussi longtemps qu’ils le désirent une fois qu’ils ont payé les frais de base, les utilisateurs de téléphones cellulaires n’ont pas ce luxe. En fait, les utilisateurs de téléphones cellulaires bénéficient d’un nombre limité de minutes « gratuites ». Et, contrairement à ce qui se passe dans le cas d’une ligne terrestre, un appel interurbain sur un téléphone cellulaire peut entraîner des frais pour le temps d’antenne plus des frais pour le service interurbain. 7.18 Un examen des dépenses relatives aux téléphones cellulaires montre que les frais de temps d’antenne et d’interurbain excèdent 2 millions de dollars par année et ont, jusqu’à présent, dépassé les sommes dépensées pour l’achat des appareils. Temps d’antenne 7.19 À l’heure actuelle, seuls deux fournisseurs sont en mesure de fournir du temps d’antenne au gouvernement. Les deux fournisseurs ont offert, sans que des négociations aient lieu, un forfait de base à tous les utilisateurs de téléphones cellulaires du gouvernement en consentant un léger rabais. Si le gouvernement veut choisir d’autres forfaits, ceux-ci sont offerts au même prix qu’à toute entreprise de la province. Appels interurbains 7.20 Les deux fournisseurs de réseau cellulaire sont aussi en mesure d’offrir au gouvernement un service interurbain. Encore une fois, sans que des négociations aient lieu, les deux fournisseurs ont mis à la disposition du gouvernement un forfait d’appels interurbains de faible volume en consentant un léger rabais. Les autres forfaits interurbains qu’ils offrent sont les mêmes que ceux offerts à toute entreprise de la province. Pas d’appel d’offres pour l’utilisation 7.21 Le ministère n’a jamais procédé par appel d’offres pour le service interurbain et le temps d’antenne. C’est peut-être la raison pour laquelle le gouvernement ne bénéficie pas de rabais substantiels sur la plupart des forfaits sur le marché; comme il est mentionné, il dispose du même ensemble de forfaits que ceux que peuvent obtenir la plupart des entreprises. Voici qui semble déraisonnable, surtout si l’on tient compte du fait que le gouvernement a plus de 3 100 téléphones cellulaires en circulation et qu’il dépense plus de 2 millions de dollars par année en frais d’utilisation. 7.22 Nous tenons à noter que le ministère a adopté une approche proactive pour offrir aux utilisateurs de téléphones cellulaires des moyens de réduire les coûts. Ainsi, il a négocié un tarif interurbain spécial pour les appels effectués à l’aide d’une carte d’appel. Tous les ministères et organismes peuvent obtenir ces cartes d’appel et s’en servir pour couvrir le temps d’antenne des appels interurbains faits à partir d’un téléphone cellulaire. Le coût est de moins de 10 c. la minute, une économie considérable par rapport au tarif de 20 c. ou plus exigé pour de nombreux forfaits interurbains. 7.23 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services a également informé les autres ministères que de nombreux forfaits différents sont offerts pour répondre à leurs besoins en matière de service interurbain et de temps d’antenne; les détails peuvent être obtenus auprès du fournisseur. De plus, il a informé les ministères que des représentants des fournisseurs pouvaient les aider à choisir le forfait qui convient le mieux aux besoins afin de réduire les coûts. 7.24 À notre avis, le temps d’antenne et le service interurbain sont visés par la Loi sur les achats publics. Ces deux services ne sont pas exemptés des dispositions de la loi et, puisqu’il ne procède pas par appel d’offres, le ministère enfreint donc la Loi sur les achats publics. Le ministère devrait procéder par appel d’offres pour les deux services. Comme il se peut que certains fournisseurs soient en mesure de répondre uniquement aux besoins interurbains, le ministère devrait considérer les coûts et les avantages de lancer des appels d’offres séparés pour le service interurbain et le temps d’antenne afin d’accroître la concurrence parmi les fournisseurs de services interurbains, puisque tous auront la possibilité de soumissionner le service. 7.25 Étant donné le volume d’affaires élevé, on s’attendrait à ce que l’intérêt suscité soit considérable et que des économies substantielles puissent en découler. L’un des fournisseurs nous a déclaré que le gouvernement ne réalisait pas d’économies potentielles parce qu’il n’avait pas négocié ni lancé d’appel d’offres relativement à ses besoins en matière d’utilisation. Conclusion 7.26 Il est partiellement satisfait au critère. Le ministère respecte la Loi sur les achats publics pour ce qui est de l’achat des appareils de téléphone cellulaire, mais, en ne procédant pas par appel d’offres pour le temps d’antenne et le service interurbain, il enfreint la Loi sur les achats publics. Recommandation 7.27 Nous avons recommandé au ministère de se conformer à la Loi sur les achats publics et de procéder par appel d’offres pour le temps d’antenne et le service interurbain des téléphones cellulaires. Réponse du ministère 7.28 Le ministère n’avait pas encore lancé d’appel d’offres pour l’utilisation et le service interurbain des téléphones cellulaires puisque, jusqu’à récemment, la concurrence pour les services de cellulaire dans la province était limitée. En fait, dans certaines régions, une situation de « monopole » faisait qu’il était approprié d’acquérir les services en vertu de l’alinéa 27(1)g) de la Loi sur les achats publics. Maintenant que la concurrence s’est accrue dans toutes les régions de la province, il est plus approprié d’adopter une politique d’offre d’appels pour de tels services, ce que nous avons fait en juin 2002. 7.29 Le ministère lancera un appel d’offres pour le temps d’antenne et le service interurbain des téléphones cellulaires d’ici le printemps 2003, en même temps que le nouveau contrat pour des appareils de téléphone cellulaire. Voilà qui est compatible avec la directive sur l’acquisition de services de télécommunication approuvée par le Conseil de gestion à la demande du ministère de l'Approvisionnement et des Services. [Traduction.] Besoins relatifs aux appareils et à l’utilisation 7.30 Notre deuxième critère est le suivant : Le ministère de l'Approvisionnement et des Services devrait avoir en place une méthode pour déterminer les besoins relatifs aux appareils de téléphone cellulaire et aux forfaits d’utilisation pour la période visée par l’appel d’offres. 7.31 Comme il est précisé ci-dessus, la politique du gouvernement confie au ministère la responsabilité de « négocier, au nom du gouvernement, des propositions de service pour les réseaux de téléphones cellulaires et des propositions de service pour les téléphones par satellite ». 7.32 Pour acheter un produit de manière efficace, l’acheteur doit déterminer les besoins des utilisateurs et la mesure dans laquelle les produits sur le marché répondent à ces besoins. Dans le cas des téléphones cellulaires, le ministère doit connaître les besoins relatifs aux appareils et à l’utilisation ainsi que la disponibilité des produits. Besoins relatifs aux appareils de téléphone cellulaire 7.33 Le ministère a mis en place une méthode très efficace pour déterminer et satisfaire les besoins du gouvernement relatifs aux appareils de téléphone cellulaire. En bref, le ministère détermine les besoins des ministères concernant les services et les caractéristiques des appareils (besoins relatifs aux appareils) et apparie ces besoins à la liste d’appareils offerts par les fournisseurs locaux. Pour répondre aux besoins des différents utilisateurs, le ministère a établi plusieurs catégories de téléphone, qui présentent les meilleurs appareils offerts par les fournisseurs dans chaque catégorie. Besoins relatifs à l’utilisation des téléphones cellulaires 7.34 Comme dans le cas des lignes terrestres, plusieurs fournisseurs offrent des forfaits interurbains pour les téléphones cellulaires. Toutefois, contrairement aux forfaits des lignes terrestres, qui comprennent le temps d’antenne local dans les frais mensuels, la plupart des forfaits pour cellulaires n’offrent pas un temps d’antenne illimité. Il s’ensuit que le gouvernement doit acheter pour les téléphones cellulaires le temps d’antenne et le service interurbain. 7.35 Au moment de notre vérification, le ministère ne s’était pas penché sur la question des besoins relatifs à l’utilisation. En effet, les ministères sont chargés de déterminer leurs propres besoins, soit sur une base individuelle, soit pour l’ensemble de leur ministère, et le ministère de l’Approvisionnement et des Services n’a pas soumis l’utilisation des cellulaires à un processus d’appel d’offres. 7.36 Bien que les ministères puissent connaître les solutions à leurs propres besoins relatifs à l’utilisation, le ministère de l'Approvisionnement et des Services est le mieux placé pour déterminer les besoins à l’échelle du gouvernement. Et si le ministère est chargé de déterminer les besoins du gouvernement relatifs à l’utilisation, il sera en mesure de voir la situation dans son ensemble, au-delà des solutions de chaque ministère ou personne, et de déterminer s’il existe des solutions moins coûteuses à l’échelle du gouvernement. 7.37 Par exemple, le ministère pourrait procéder par appel d’offres pour les minutes d’antenne ou d’interurbain à la grandeur du gouvernement plutôt que par utilisateur ou par ministère. Le fait de regrouper les besoins relatifs à l’utilisation et de demander des soumissions pour un volume plus élevé donnera lieu à des économies; les forfaits par minute des fournisseurs coûtent moins cher, puisque le volume augmente. L’appel d’offres pourrait être élargi aux besoins relatifs à l’utilisation de l’ensemble du gouvernement, y compris les ministères, les sociétés de la Couronne, les régies régionales de la santé et les districts scolaires. Conclusion 7.38 Il est partiellement satisfait au critère. Le ministère a très bien réussi à déterminer les besoins relatifs aux appareils de téléphone cellulaire ainsi que les appareils offerts par les fournisseurs de réseau cellulaire qui répondent le mieux à ces besoins. Toutefois, il ne détermine pas les besoins relatifs au temps d’antenne ni au service interurbain. Recommandation 7.39 Le ministère devrait établir à l’échelle du gouvernement une approche qui prévoit l’analyse et l’approvisionnement appropriés des forfaits de temps d’antenne et de service interurbain pour les téléphones cellulaires. Réponse du ministère 7.40 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services collabore […] avec les deux fournisseurs actuels de services de téléphones cellulaires et a établi des procédures pour consolider les factures et saisir de meilleures données aux fins d’analyse de rentabilité. Une fois que nous aurons conclu ces discussions, nous serons mieux placés pour réaliser à l’échelle du gouvernement une analyse de planification du temps d’antenne et de l’utilisation du service interurbain des téléphones cellulaires. 7.41 Cependant, [nous] prévoyons continuer à offrir des choix de forfaits aux ministères afin qu’ils puissent apparier au mieux les forfaits avec les besoins de chaque employé. [Traduction.] Diffusion d’information 7.42 Notre troisième critère est le suivant : Le ministère de l'Approvisionnement et des Services devrait veiller à informer les ministères en temps opportun de tout changement dans les appels d’offres. Appareils 7.43 Les contrats pour les appareils sont affichés sur l’intranet, à la disposition de tous les ministères. Tout changement apporté aux contrats est affiché immédiatement sur l’intranet, de sorte que les ministères en sont informés immédiatement. Utilisation du temps d’antenne 7.44 Comme il est précisé ci-dessus, il n’y a pas de contrat à l’échelle du gouvernement visant l’utilisation et les interurbains. Conclusion 7.45 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services satisfait au critère pour ce qui est des appels d’offres et contrats actuels. Lignes directrices ministérielles 7.46 Notre quatrième critère est le suivant : Les ministères devraient avoir en place des lignes directrices pour assurer l’attribution des téléphones cellulaires et des forfaits d’utilisation connexes en fonction d’un besoin déterminé. 7.47 La première étape à suivre pour déterminer si un employé a besoin d’un bien tel qu’un téléphone cellulaire ou un ordinateur pour son travail est de cerner le besoin. Pour aider à déterminer ce besoin et pour assurer la cohérence de l’évaluation des besoins, il y a lieu d’établir des lignes directrices écrites. 7.48 Seulement 2 des 21 ministères et organismes avec qui nous avons communiqué ont dit avoir une directive ou des lignes directrices écrites relatives au besoin et à l’utilisation des téléphones cellulaires. Bien qu’il puisse y avoir des lignes directrices officieuses pour déterminer la nécessité d’un téléphone cellulaire, l’absence de lignes directrices écrites officielles peut faire que les téléphones et les forfaits d’utilisation soient attribués de manière inappropriée. Étant donné les nombreuses occasions qu’a le gouvernement de mieux apparier l’utilisation aux forfaits d’utilisation du temps d’antenne pour les téléphones cellulaires, nous avons constaté que ce risque peut être assez élevé. Et, comme la plupart des employés choisissent le forfait de base du gouvernement, cela signifie peut-être que les ministères choisissent l’option la plus évidente au lieu d’estimer l’utilisation qui sera faite du téléphone. 7.49 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services formule des recommandations concernant les forfaits interurbains efficients (cartes d’appel ou minutes de cellulaire) et l’utilisation des boîtes vocales pour cellulaire (liées à un service terrestre). Cependant, ces recommandations ne se trouvent dans aucun document officiel du gouvernement. Les ministères sont censés suivre ces recommandations, mais ils ne sont pas tenus de le faire. Il s’ensuit que les directives sont suivies un peu n’importe comment et que le gouvernement en paie les conséquences. Il est certain qu’une directive du gouvernement central semble nécessaire pour que les lignes directrices soient suivies. De plus, comme l’utilisation d’une carte d’appel peut être plus lourde, il est bien possible que de nombreux utilisateurs négligent tout simplement d’utiliser la méthode moins coûteuse pour faire des appels interurbains. 7.50 Chaque ministère devrait avoir en place des lignes directrices pour assurer l’attribution des téléphones cellulaires et des forfaits d’utilisation connexes en fonction d’un besoin déterminé. Ces lignes directrices devraient être mises par écrit pour veiller à ce que chacun sache qu’il lui incombe d’évaluer les besoins relatifs aux appareils et à l’utilisation et d’apparier ces besoins au forfait qui convient le mieux. Idéalement, il devrait s’agir d’une directive gouvernementale. Il devrait être demandé aux ministères utilisateurs de suivre les lignes directrices actuelles du ministère de l'Approvisionnement et des Services pour prendre leurs décisions. Conclusion 7.51 Il est partiellement satisfait au critère. Seulement 2 des 21 ministères et organismes ont des lignes directrices écrites visant à assurer l’attribution des téléphones cellulaires et des forfaits d’utilisation en fonction d’un besoin déterminé. Recommandation 7.52 Nous avons recommandé que tous les ministères établissent des lignes directrices écrites pour assurer l’attribution des téléphones cellulaires et des forfaits d’utilisation connexes en fonction d’un besoin déterminé. Contrôle des téléphones cellulaires 7.53 Notre cinquième critère est le suivant : Les ministères devraient dresser une liste exhaustive de tous leurs téléphones cellulaires, des utilisateurs et des numéros d’identification. 7.54 Nous avons fait enquête auprès de 21 ministères et organismes et leur avons demandé s’ils avaient des listes des numéros de téléphones cellulaires qu’ils possédaient et, dans l’affirmative, si les listes identifiaient les utilisateurs. Tous les ministères sauf un ont dit avoir des listes de leurs téléphones cellulaires qui identifient l’utilisateur du téléphone. 7.55 Pour déterminer quels renseignements sont consignés sur ces listes, nous avons communiqué avec quatre ministères. Nous avons constaté que chacun de ces ministères avait une liste à jour, ou assez à jour, des téléphones cellulaires et de leur numéro local. Toutefois, les autres renseignements sur la liste varient. La plupart consignent l’utilisateur du téléphone, mais seulement un ministère indique la région dans laquelle se trouve le téléphone. Un numéro de série ou de bien pour le téléphone figure rarement. Dans un cas, le ministère consigne le modèle du téléphone. Conclusion 7.56 Il n'est pas satisfait au critère. Bien que tous les ministères sauf un aient une liste de leurs téléphones cellulaires, l’utilisateur et le numéro d’identification ne s’y trouvent pas toujours. Recommandation 7.57 Nous avons recommandé que les ministères dressent une liste complète des téléphones cellulaires de leurs employés, y compris le nom de l’utilisateur et le numéro d’identification. Appariement des tendances d’utilisation au gouvernement aux forfaits de services des fournisseurs 7.58 Notre sixième critère est le suivant : Les ministères devraient avoir en place un mécanisme adéquat qui permet d’apparier l’utilisateur au forfait d’utilisation le plus avantageux. 7.59 Afin de minimiser les dépenses du gouvernement reliées à l’utilisation des téléphones cellulaires, chaque ministère ou organisation gouvernementale doit avoir en place un mécanisme qui permet d’apparier de façon périodique l’utilisation aux forfaits d’utilisation. Dans le cadre de notre enquête auprès des 21 ministères et organismes, nous avons demandé si un tel mécanisme était en place. Seulement trois ministères ont répondu avoir un tel mécanisme en place, tandis que deux autres ont déclaré qu’ils prévoyaient effectuer un examen de leur utilisation et des forfaits au cours de l’été 2002. 7.60 Le fait que très peu de ministères examinent l’utilisation par rapport aux forfaits nous préoccupe, surtout si l’on considère les sommes considérables que le gouvernement dépense pour le temps d’antenne et le service interurbain des téléphones cellulaires. Nous avons aussi été surpris d’apprendre que, bien que le service soit gratuit, peu de ministères font appel au personnel des fournisseurs pour les aider à faire des économies en appariant mieux les forfaits à l’utilisation. Nous avons appris qu’un fournisseur a même dit à des membres du personnel gouvernemental que des économies pouvaient être réalisées en changeant certains forfaits, mais les ministères en question ne semblent pas avoir apporté les changements suggérés. 7.61 De notre côté, nous avons constaté que, pour la plupart des comptes de téléphone cellulaire que nous avons examinés, un meilleur appariement de l’utilisation et des forfaits était possible. Dans chaque cas, des économies seraient réalisables si des analyses étaient effectuées, soit par utilisateur, soit par groupe ou ministère. Au fur et à mesure que la vérification avançait et que nous en apprenions plus sur les forfaits disponibles, il devenait de plus en plus évident qu’il était possible de mieux apparier l’utilisation aux forfaits. Voici deux exemples. 7.62 Le premier exemple a trait à un groupe de huit employés d’un même ministère qui voyagent beaucoup dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Les huit personnes auraient pu réaliser des économies considérables si d’autres forfaits avaient été adoptés. Une de ces personnes aurait pu économiser plus de 400 $ sur une période de trois mois. Dans l’autre exemple, l’utilisateur aurait pu économiser plus de 700 $ en un mois s’il avait eu un forfait international plutôt qu’un forfait limité au Canada. 7.63 De plus, nous avons appris que certains fournisseurs offrent des forfaits qui permettent de partager le service interurbain et le temps d’antenne parmi plusieurs utilisateurs. Ces forfaits seraient utiles pour répondre aux besoins d’utilisation de groupes, de ministères ou même de l’ensemble du gouvernement, y compris les sociétés de la Couronne, les régies régionales de la santé et les districts scolaires. Comme on peut s’y attendre, les tarifs diminuent à mesure que l’utilisation augmente, de sorte que l’achat en « vrac » peut se traduire par des économies substantielles. Dans un cas, nous avons constaté que le partage du temps d’antenne parmi 27 téléphones aurait mené à des économies de plus de 4 800 $ par année. Aucun des ministères que nous avons interviewés n’a profité des forfaits en vrac, bien qu’un y songeait. Conclusion 7.64 Il n'est pas satisfait au critère. Les ministères n’ont pas mis en place des mécanismes pour veiller à bien apparier l’utilisation du temps d’antenne aux forfaits offerts par les fournisseurs pour les interurbains et le temps d’antenne local. Recommandation 7.65 Nous avons recommandé que les ministères mettent en place un mécanisme adéquat pour s’assurer qu’ils apparient l’utilisateur au forfait d’utilisation le plus avantageux. Approbation des paiements 7.66 Notre septième critère est le suivant : Les ministères devraient surveiller l’utilisation des téléphones cellulaires pour assurer la pertinence et l’exactitude des frais. 7.67 En octobre 1995, le Bureau du contrôleur a publié un rapport sur les téléphones intitulé Telephone Costs Review [Examen des coûts de téléphone]. L’un des objectifs de l’examen était de déterminer si des mécanismes étaient en vigueur pour assurer le contrôle des dépenses. On a constaté notamment que certains ministères n’exercent pas un contrôle adéquat sur les dépenses relatives aux interurbains et aux lignes d’accès. Le contrôleur avait recommandé que les ministères veillent à ce que la direction examine les factures de téléphone pour y déceler les irrégularités flagrantes et qu’ils procèdent à un examen mensuel détaillé d’un échantillon aléatoire de factures. 7.68 Notre enquête révèle que 15 ministères et organismes sur 21 exigent que la « bonne » personne approuve les frais mensuels de téléphone cellulaire. Cependant, notre vérification de suivi dans quatre des ministères montre que ce processus d'approbation n’est pas officiel. Il n’y a aucune procédure écrite régissant la nature de ces examens et précisant qui devrait les réaliser. Comme le recommande le contrôleur, les surveillants devraient s’assurer de la nature raisonnable des factures. Il faut peut-être officialiser la procédure pour assurer son application. 7.69 Cependant, un examen par un surveillant ou un gestionnaire ne permettra probablement pas de repérer un usage abusif, à moins qu’il soit flagrant. Bien qu’un examen ou un échantillonnage par un surveillant constitue un contrôle important, nous sommes d’avis que la personne la mieux placée pour examiner les frais de téléphone est l’utilisateur de ce téléphone. La directive du gouvernement stipule justement que les utilisateurs devraient passer leur compte de téléphone en revue pour déceler les erreurs de facturation, les abus et les cas de fraude. Conclusion 7.70 Il n’est que partiellement satisfait au critère. Six ministères et organismes sur les 21 visés par l’enquête ne vérifiaient pas si les frais de téléphone cellulaire étaient pertinents et exacts. Recommandation 7.71 Nous avons recommandé que les ministères veillent à ce que les utilisateurs examinent régulièrement les frais de téléphone cellulaire et que les surveillants fassent un examen au hasard ou un contrôle par sondages de ces frais. Fonctions des agents de télécommunications 7.72 Notre dernier critère est le suivant : La description des fonctions des agents de télécommunications en rapport avec les téléphones cellulaires devrait exister par écrit. 7.73 Seulement la moitié des ministères et organismes gouvernementaux auprès de qui nous avons fait enquête ont une description de poste écrite pour leur « agent de télécommunications ». De plus, nous n’avons trouvé aucun renvoi aux fonctions des agents de télécommunications dans la directive gouvernementale sur les réseaux de téléphone. Nous avons discuté avec le ministère de l'Approvisionnement et des Services de la nécessité pour les ministères d’attribuer des fonctions de télécommunication, y compris celles qui ont trait aux téléphones cellulaires, à des personnes dans les ministères. Nous avons aussi discuté de qui devrait décider des responsabilités de chaque agent de télécommunications et si une description écrite des fonctions est nécessaire. L’agent de télécommunications est un lien important entre le ministère de l'Approvisionnement et des Services et les autres ministères pour ce qui est de la communication de divers renseignements, procédures, etc. 7.74 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services pense que les différences dans la taille des ministères et dans le volume d’utilisation des téléphones cellulaires font qu’il est difficile d’établir une description qui s’applique à tout le gouvernement, et que chaque ministère devrait établir sa propre description. Le personnel a toutefois ajouté qu’il serait approprié que les lignes directrices établies par le ministère de l’Approvisionnement et des Services pour la gestion des télécommunications soient respectées. Cela devrait peut-être constituer un important aspect de la description de poste de tous les ministères pour leurs agents de télécommunications. L’élaboration des descriptions de poste nécessitera de la part des ministères qu’ils adaptent le niveau de détail à la taille du ministère et au volume des opérations de télécommunication, y compris les opérations reliées aux téléphones cellulaires. Conclusion 7.75 Il n'est pas satisfait au critère. Recommandation 7.76 Nous avons recommandé que tous les ministères aient une description écrite des fonctions de leurs agents de télécommunications. Ces descriptions devraient comprendre les fonctions particulières de l’agent de télécommunications en rapport avec les téléphones cellulaires et souligner l’importance de suivre les lignes directrices du ministère de l'Approvisionnement et des Services pour la gestion des télécommunications. Réponse du ministère 7.77 S’adressant au nom du Conseil de gestion, le sous-ministre des Finances a donné suite aux observations et recommandations à l’échelle du gouvernement comme suit : D’après la réponse d’Approvisionnement et Services, il apparaît clairement que l’objectif des recommandations [sous nos 4e et 6e critères] sera réalisé au moyen d’un appel d’offres pour les téléphones cellulaires, le temps d’utilisation et les tarifs interurbains. De plus, la consolidation prochaine des factures de téléphone cellulaire permettra au gouvernement de déterminer si la direction a bien utilisé les lignes directrices concernant les marchés de services, à l’échelle gouvernementale et ministérielle. Les recommandations [sous nos 5e et 7e critères] reflètent de bonnes pratiques de gestion et vos conclusions selon lesquelles les ministères devraient avoir une liste complète des téléphones cellulaires, des utilisateurs, des numéros d’identification et des lieux de travail, ainsi que des processus d’approbation des paiements, iraient dans le même sens. Pour les ministères qui n’appliquent pas toutes leurs pratiques de gestion, l’inclusion de ces responsabilités dans les fonctions des agents de télécommunication réglerait la question. Je m’entretiendrai avec les ministères concernés afin de déterminer la meilleure façon d’élaborer une description générique. [Traduction.]