Contexte 9.1 Le 15 octobre 1974, le Nouveau-Brunswick proclamait la Loi sur les achats publics (la loi), établissant ainsi les exigences en matière d’achats par le gouvernement. Bien que la loi ne l’énonce pas, le ministère de l'Approvisionnement et des Services interprète son objet comme étant de veiller à ce que tous les fournisseurs aient une chance équitable et égale de soumissionner en vue d’obtenir les contrats du gouvernement provincial. Voilà qui distingue le secteur public du secteur privé en ce qui concerne l’approvisionnement. En effet, tandis que les exigences de la loi visent à assurer le traitement équitable et égal des fournisseurs du gouvernement, les fournisseurs qui passent des contrats avec le secteur privé ne bénéficient pas d’une telle assurance. Dans le secteur privé, les contrats peuvent être attribués aux fournisseurs sur la base de tout critère, pourvu que les exigences juridiques soient observées. 9.2 Assurer la conformité aux dispositions de la loi est important pour la population du Nouveau-Brunswick. S’ils ont une chance équitable et égale d’obtenir des contrats, les fournisseurs soumissionnent plus volontiers, les prix sont plus concurrentiels et les coûts devraient baisser. 9.3 Cependant, si les dispositions de la loi sont inefficaces ou que la conformité n’est pas assurée, il n’est alors pas certain que les contrats du secteur public soient attribués de manière équitable et économique. Par exemple, les fournisseurs préférés pourraient être les seuls à obtenir des contrats. Il s’ensuivrait que les autres fournisseurs ne verraient aucun avantage à soumissionner, puisqu’ils auraient l’impression d’avoir aucune sinon très peu de chance d’obtenir le contrat. La concurrence serait réduite, les fournisseurs seraient traités de manière inéquitable, et les meilleurs fournisseurs ne seraient pas récompensés. Le ministère estime qu’une concurrence loyale et ouverte pour l’obtention des contrats permet d’économiser entre 20 % et 25 % en coûts contractuels. En conséquence, l’incidence financière sur les contribuables d’une loi inefficace ou du non- respect de ses dispositions serait considérable. 9.4 La loi régit la plupart des achats d’approvisionnements et de services par les ministères. De plus, elle prescrit les exigences entourant les achats d’approvisionnements et de services par les organismes financés par le gouvernement, à savoir les municipalités, de nombreuses sociétés de la Couronne, les corporations hospitalières, les universités et les commissions régionales de gestion des matières usées solides. 9.5 En vertu de la loi, le ministre de l’Approvisionnement et des Services (le ministre) est chargé de « l'application de la présente loi ». La loi prévoit également que « sauf disposition contraire de la présente loi ou des règlements, chaque ministère doit acheter ses services et ses approvisionnements par l'intermédiaire du Ministre ». Le ministre confère à la Direction centrale des achats (la Direction) la responsabilité de l'achat de l'équipement, du matériel, des approvisionnements et des services pour tous les ministères. L’énoncé de mission de la Direction précise que celle- ci est chargée de l’acquisition des biens et des services requis par les organismes publics centraux et autres organismes financés par le gouvernement, et ce d’une manière opportune et économique qui assure un accès juste et équitable à tous les fournisseurs intéressés et qui soutient la politique du gouvernement. 9.6 En 1999-2000, le ministère, par l’entremise de la Direction centrale des achats, a acheté des approvisionnements et des services d’une valeur de 304 millions de dollars. En 2000-2001, ce montant est passé à 359 millions de dollars. Le nombre d’ordres d’achat aussi a légèrement augmenté, passant de 4 599 en 1999-2000 à 4 669 en 2000-2001. Étendue 9.7 Notre objectif de vérification était le suivant : Déterminer si le ministère de l'Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement en ce qui concerne : • les appels d’offres et les demandes de soumissions relatifs aux achats; • les dispenses et les traitements préférentiels; • l’assurance que les organismes financés par le gouvernement et les ministères observent leurs responsabilités en vertu des mesures législatives. 9.8 La Direction centrale des achats a été l’objet de notre vérification. Nous avons aussi, dans le cadre de notre travail, communiqué avec d’autres ministères, dont Services familiaux et communautaires et le Bureau du contrôleur. 9.9 Pour voir si le ministre s’acquitte des responsabilités en question, nous avons dû déterminer s’il y a en place des systèmes et des méthodes appropriés. Notre objectif de vérification reflète cette approche. Dans le but de déterminer si le ministère de l'Approvisionnement et des Services atteint cet objectif, nous avons élaboré quatre critères de vérification. Les critères sont les points de référence sur lesquels nous nous fondons pour formuler une conclusion au sujet de l’objectif de vérification. Ces critères sont les suivants : • Le ministère devrait être au courant de ses responsabilités et de ses fonctions en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement; • Le ministère devrait avoir en place des systèmes et des méthodes qui visent l’exécution des responsabilités et des fonctions du ministre en vertu de la loi; • Le ministère devrait régulièrement revoir ces systèmes et ces méthodes pour s’assurer de leur pertinence; • Les achats d’approvisionnements et de services par le gouvernement devraient être conformes aux directives et aux procédures établies dans la Loi sur les achats publics. 9.10 Dans le cadre de notre vérification, nous avons rencontré des membres du personnel de la Direction. Nous avons examiné le manuel des directives et des procédures de la Direction et tout autre document pertinent pour comprendre comment les systèmes et les méthodes en place permettent au ministre de s’acquitter de ses responsabilités. 9.11 Après avoir déterminé quels étaient les systèmes et les méthodes applicables, nous avons évalué leur pertinence. Nous avons ensuite soumis chaque système à un petit contrôle par sondages pour nous assurer que la pratique était conforme aux directives. 9.12 De plus, nous avons vérifié un échantillon de paiements récents faits par des ministères. Nous avons également examiné les résultats de contrôles par sondages menés par le Bureau du contrôleur dans le cadre d’une vérification des achats. Ces deux étapes visaient à nous donner une idée du respect des mesures législatives par les ministères, y compris le ministère de l'Approvisionnement et des Services. Résumé des résultats 9.13 Le ministère de l’Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement en ce qui concerne les achats par appel d’offres. 9.14 Le système du ministère visant les achats d’approvisionnement valant entre 1 500 $ et 5 000 $ permet au ministère de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la loi. Cependant, nous avons constaté que le personnel du ministère faisant les achats avait demandé des prix, ce qui est contraire au règlement. Comme la loi ne vise pas les achats de services de 10 000 $ ou moins, le ministre n’en est pas directement responsable. 9.15 Le ministère de l’Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et du règlement en ce qui concerne l’accord des dispenses. Nous avons toutefois trouvé des exemples de ce que nous considérons comme une utilisation impropre de dispenses. 9.16 À l’exception d’une incohérence relevée entre la directive et les dispositions législatives dans le cas des écoles, le ministère de l’Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement en ce qui concerne les traitements préférentiels. 9.17 À l’exception de l’absence d’une directive officielle sur la formation, le ministre s’est acquitté de ses responsabilités en matière de formation des ministères et des organismes financés par le gouvernement au sujet de leurs responsabilités en vertu de la loi. 9.18 Le ministre ne s’acquitte pas de sa responsabilité de s’assurer que les ministères et les organismes financés par le gouvernement se conforment à la loi. De plus, le contrôleur ne s’acquitte pas de la responsabilité que lui confère la loi en matière d’application. Appels d’offres et demandes de soumissions relatifs aux achats Appels d’offres 9.19 Comme il est énoncé plus tôt dans le chapitre, le ministère perçoit l’objet de la loi comme étant de veiller à ce que tous les fournisseurs aient une chance équitable et égale de soumissionner en vue d’obtenir les contrats du gouvernement provincial. L’appel d’offres et le processus de l’appel d’offres sont essentiels à cet égard. La plupart des achats effectués dans le secteur public ont lieu au moyen du processus d’appel d’offres, et son fonctionnement efficace est essentiel pour assurer l’équité et la valeur des achats du gouvernement. 9.20 Le paragraphe 4(1) de la loi établit l’appel d’offres comme la base des achats dans le secteur public. Les demandes de propositions sont également comprises. La disposition exige que tous les achats d'approvisionnements de plus de 5 000 $ et de services de plus de 10 000 $ fassent l’objet d’un appel d’offres, à moins que l’achat en soit dispensé par la loi ou le règlement. 9.21 Les dispositions législatives du processus d'appel d'offres sont énoncées dans les articles 12 à 23 du règlement. Le manuel des directives de la Direction centrale des achats établit un processus étendu et exhaustif à suivre en matière d’appel d’offres. 9.22 Après avoir déterminé quels étaient les principaux contrôles du processus d’appel d’offres, nous en avons évalué la pertinence. Nous avons ensuite soumis le système à un petit contrôle par sondages pour nous assurer que le système, de même que ses contrôles, donnait les résultats escomptés, et pour voir si la pratique était conforme aux directives et aux mesures législatives. De plus, nous avons vérifié un petit échantillon d’appels d’offres lancés récemment par les ministères. 9.23 Nous avons conclu que le processus d'appel d'offres établi dans le manuel des directives et procédures de la Direction permet au ministre de s’acquitter de ses responsabilités en vertu des mesures législatives. La comparaison du système documenté à la pratique actuelle du ministère a révélé que le système d’appels d’offres fonctionne tel qu’il le devrait. 9.24 Un des éléments contrôlés par sondages est un contrat de cinq ans pour fournir de l’assurance à la province. Le contrat a été adjugé à la suite d’une soumission de 428 500 $ pour la première année du contrat de cinq ans. Seul le prix de la première année du contrat était proposé, et c’est sur cette base que le contrat a été adjugé. Pour la deuxième année, le prix a bondi de 33 % pour passer à 570 000 $. Cet exemple montre qu’un problème sérieux existe au ministère pour ce qui est de l’adjudication des contrats de longue durée. La manière dont le ministère structure les contrats de longue durée qu’il passe afin de se protéger contre les hausses de prix d’une telle nature nous préoccupe. Ni la loi, ni le manuel des directives de la Direction n’abordent la question. 9.25 Nous voyons au moins deux solutions possibles au problème. Les contrats qui présentent un risque de hausses de prix avant leur échéance pourraient contenir des modalités qui limitent les hausses à un certain montant au-delà des prix proposés dans la soumission retenue. Si la hausse s’avère supérieure à la limite, le contrat pourrait faire l’objet d’un nouvel appel d’offres. De même, le ministère pourrait adjuger les contrats d’une telle nature pour une période plus courte. Recommandation 9.26 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que les contrats de longue durée contiennent des dispositions qui protègent le gouvernement provincial contre les hausses de prix non prévues dans le contrat. Réponse du ministère 9.27 Votre examen d’un contrat d’assurance vous a porté à conclure que les contrats à long terme présentaient un problème général. Cependant, ce genre de contrat est rarement passé. Dans ce cas en particulier, le prix des années subséquentes (après la première année et le prix de la soumission) a effectivement augmenté, mais il faut noter que les pertes enregistrées au cours de la première année est un facteur important dans la détermination du prix des années subséquentes, et le prix n’aurait peut-être pas augmenté autant dans d’autres cas, ou aurait donné lieu à des coûts moins élevés. 9.28 Le ministère a examiné un certain nombre de possibilités et découvert un éventail complexe de risques, de coûts potentiels et d’avantages potentiels pour chaque solution de rechange proposée pour le genre d’assurance envisagé. L’une des solutions que vous offrez propose de fixer une limite sur l’ampleur des hausses par rapport au prix de la première année, et, bien que ce soit une possibilité, nous croyons que les soumissionnaires réagiraient en augmentant le prix initial afin de couvrir le risque. De plus, l’option d’une période plus courte pourrait donner lieu à une hausse des prix des soumissions afin de compenser pour l’incertitude d’une période raisonnable pour couvrir les frais généraux. Les solutions proposées seront attentivement examinées et évaluées, de même que d’autres dans le cadre de la préparation du prochain appel d’offres pour des services d’assurance. [Traduction.] Conclusion 9.29 Nous avons conclu que ministère de l'Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement en ce qui concerne les achats par appel d’offres. Demande de prix 9.30 La demande de prix est une autre méthode que le ministre utilise pour acheter des approvisionnements et des services. Selon le manuel de la Direction, il s’agit d’un processus par lequel des propositions de prix sont reçues de vendeurs oralement et par écrit, sans publicité officielle et sans qu’il soit nécessaire d’avoir des soumissions cachetées, un dépouillement public des soumissions ni une lecture publique des soumissions et sans que les conditions et règles habituelles des appels d’offres s’appliquent. De façon générale, le processus n’est pas aussi coûteux que l’appel d’offres, et il n’est pas aussi ouvert ni concurrentiel. 9.31 Le paragraphe 4(1) de la loi exige qu’un appel d’offres soit fait lorsque le coût des achats est supérieur à 5 000 $ dans le cas des approvisionnements et de 10 000 $ dans le cas des services, mais il ne vise pas les achats dont le total se situe sous ces seuils. L’article 24 du règlement confie au ministre la responsabilité des achats d’approvisionnements valant entre 1 500 $ et 5 000 $, y compris la TVH, et établit des règles et des procédures que le ministre doit suivre pour demander des prix pour les approvisionnements en question. 9.32 Le paragraphe 4(4) de la loi permet au ministre de demander des prix dans d’autres situations s’il est convaincu que cela est praticable et dans l'intérêt de la province. Toutefois, ce paragraphe n’a pas été invoqué en 2000-2001 et n’a pour ainsi dire jamais été utilisé. 9.33 Le système documenté du ministère visant les achats d’approvisionnements valant entre 1 500 $ et 5 000 $ permet au ministre de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la loi. Cependant, notre examen de la pratique actuelle a montré, dans le cas de deux des trois demandes de prix examinées, que le personnel du ministère faisant les achats avait demandé des prix et que les acheteurs de la Direction avaient uniquement examiné (et non préparé) les demandes. Comme notre échantillon était très petit, nous ne nous attendions pas à trouver des écarts par rapport au processus décrit dans les mesures législatives et dans les directives. 9.34 À notre avis, si les acheteurs de la Direction ne s’occupent pas des demandes de prix, le processus est moins fiable. Par exemple, le personnel des ministères ne connaît pas nécessairement les meilleurs fournisseurs, et des soumissions pourraient être obtenues de fournisseurs qui n’offriront pas le meilleur prix ou la meilleure qualité. De plus, les soumissions pourraient être demandées d’une manière non conforme. Un examen des soumissions par les acheteurs pourrait révéler de telles déficiences. Recommandation 9.35 Nous avons recommandé que le ministère de l'Approvisionnement et des Services se conforme aux mesures législatives et qu’il demande des propositions de prix aux fournisseurs au lieu de laisser les ministères s’en occuper. 9.36 Comme la loi ne vise pas les achats de services de 10 000 $ ou moins, le ministre n’en est pas directement responsable. Il n’est pas nécessaire de passer par le ministère pour faire ces achats, et aucun contrôle externe à leur sujet n’est prévu dans les dispositions législatives. Le ministère a élaboré des directives internes visant les achats de services de faible valeur pécuniaire que d’autres lui ont demandé de faire pour eux. 9.37 Il n’est pas facile de comprendre pourquoi les mesures législatives n’obligent pas le ministre à acheter les services de 10 000 $ ou moins et à suivre les mêmes systèmes et méthodes que ceux qui s’appliquent aux approvisionnements valant entre 1 500 $ et 5 000 $. Un tel système assurerait un minimum de concurrence parmi les vendeurs et permettrait à plus de fournisseurs d’avoir accès aux contrats. À l’heure actuelle, les acheteurs de tels services peuvent les obtenir de la manière qu’ils le désirent. 9.38 Comme le but de la loi est d’assurer un processus d’achat concurrentiel équitable, nous pensons que les mesures législatives devraient aussi viser ces achats et que les procédures en vigueur devraient correspondre aux procédures suivies pour les approvisionnements. Recommandation 9.39 Nous avons recommandé que les achats de services de 10 000 $ ou moins soient soumis aux mêmes dispositions que les achats d’approvisionnements valant entre 1 500 $ et 5 000 $. Réponse du ministère 9.40 Nous avons prix note de vos recommandations qui proposent que les acheteurs s’occupent de demander les prix des services valant moins de 10 000 $. Comme nous ne connaissons pas la quantité de services valant moins de 10 000 $ achetés par les ministères, il ne serait pas possible de déterminer la mesure dans laquelle la recommandation alourdirait la charge de travail et, de ce fait, les besoins en ressources. Nous prétendons que, au bout du compte, accroître la délégation des achats de moindre valeur aux ministères peut se faire de manière rentable si elle est encadrée par des mesures de rapport, de surveillance et de contrôle améliorées que les nouveaux systèmes d’approvisionnement électronique qui sont en train d’être mis en œuvre pourraient offrir. [Traduction.] Conclusion 9.41 Les mesures législatives obligent les acheteurs de la Direction à s’occuper des demandes de prix. L’exigence n’est pas respectée, mais nous avons constaté que les systèmes et les pratiques satisfont aux fonctions du ministre définies dans les mesures législatives. Accord de dispenses et de traitements préférentiels Dispenses 9.42 L’accord de dispenses permet au gouvernement d’acheter des approvisionnements et des services sans être assujetti à une partie ou, dans certains cas, à la totalité des exigences établies dans la Loi sur les achats publics. Certaines dispenses nécessitent l’approbation du ministre, mais ce n’est pas le cas pour de nombreuses autres. Les dispenses peuvent être accordées à toutes les parties visées par la loi, y compris les organismes financés par le gouvernement et les ministères. 9.43 Les dispenses visant les achats existent pour de nombreuses raisons. Certaines exigent l’approbation du ministre : • situations d'urgence; • absence de concurrence pour des raisons techniques ou lorsqu’un seul fournisseur peut fournir le produit requis; • compatibilité du produit; • poursuite d’une garantie sur un produit; • services expressément nommés, tels que les services de publicité et les services financiers. 9.44 Voici des exemples de dispenses qui ne nécessitent pas l’approbation du ministre : • achat par les ministères de services valant moins de 10 000 $; • services qui, selon la loi, doivent nécessairement être fournis par des professionnels tels qu’un avocat ou un comptable agréé; • l’achat par les ministères d’approvisionnements tels que les manuels scolaires et les médicaments pour les bénéficiaires de l’aide sociale. 9.45 De plus, les approvisionnements dont le coût est inférieur à 25 000 $ et les services dont le coût est inférieur à 50 000 $ qui sont achetés par certains organismes financés par le gouvernement sont entièrement dispensés de l’application de la loi. 9.46 Les répercussions d’un tel éventail de dispenses sont considérables. Une dispense peut faire qu’un contrat est limité à un seul vendeur, ce qui exclut les autres vendeurs du processus d’approvisionnement habituel. De plus, le recours aux dispenses pour l’achat d’approvisionnements et de services mène souvent à une concurrence réduite ce qui, à son tour, pourrait mener à des prix plus élevés. 9.47 Comme notre objectif était de déterminer la mesure dans laquelle le ministre s’acquitte de ses responsabilités directes, nous avons porté notre attention sur les systèmes et les méthodes en place pour assurer le contrôle des dispenses que le ministre doit approuver. Cependant, comme la loi prévoit de nombreuses autres dispenses et que le ministre est chargé de l’administration de la loi, nous formulons aussi des observations à cet égard. 9.48 L’un des éléments que nous avons contrôlés par sondages était dispensé de l’application de la loi par ce que nous estimons être une utilisation impropre d’une dispense. La dispense a trait à un contrat de services signé avec un fournisseur de services dans les années 90 pour l’administration du programme d’aide aux employés et à leur famille. En 1995, la loi a été modifiée de façon à s’appliquer aux services aussi bien qu’aux approvisionnements et, à ce compte, elle s’appliquerait aussi au contrat en question. Peu de temps après, le Conseil de gestion a établi une directive selon laquelle aucun contrat ne doit durer plus de cinq ans à moins que le conseil approuve la prolongation du contrat. Dans le cas en question, aucune prolongation n’a été approuvée, de sorte que le contrat aurait dû faire l’objet d’un appel d’offres au plus tard en 2000. Toutefois, le contrat a été dispensé du processus d’appel d’offres durant deux années de plus par l’application de l’alinéa 27.1(v.5) du règlement, qui accorde une dispense pour la gestion d'éléments d'actifs et de passifs financiers. 9.49 À la lumière des résultats de notre examen de l’opération, rien ne nous convainc que la dispense devrait servir à des situations comme celle que nous décrivons. Tout au long de notre vérification, nous avons trouvé des éléments probants qui montrent que des membres du personnel de la Centrale des achats avaient exprimé des préoccupations semblables au sujet de l’applicabilité de la dispense. Ils ne croyaient pas non plus que la dispense visait ce genre de service. À notre avis, le recours à cette dispense pour soustraire le contrat au processus d’appel d’offres n’était pas approprié. 9.50 Dans notre examen, nous avons trouvé un autre contrat de services qui avait été signé dans les années 70. Conformément aux dispositions législatives en vigueur à l’époque, le contrat n’avait pas fait l’objet d’un appel d’offres. Il n’a jamais été soumis à un appel d’offres ni prolongé depuis ce temps. Voilà qui semble aussi être contraire à la directive du Conseil de gestion, qui stipule que la durée des contrats ne doit pas dépasser cinq ans à moins que le conseil en approuve la prolongation. 9.51 Dans les deux cas, les avantages pour la province de ne pas procéder par appel d’offres ne sont pas clairs. Des entreprises qui auraient pu soumissionner n’ont pas accès aux contrats, ce qui limite la concurrence et accroît le risque de coûts plus élevés. Cela semble aller à l’encontre de l’objet de la loi, qui est de favoriser une concurrence ouverte et équitable. Recommandation 9.52 Nous avons recommandé que les contrats fassent l’objet d’un nouvel appel d’offres au minimum à tous les cinq ans, à moins que le Conseil de gestion en approuve la prolongation. Réponse du ministère 9.53 Nous convenons que, pour la majorité des contrats, un nouvel appel d’offres dans les cinq ans serait une politique acceptable s’il est reconnu que, dans des circonstances particulières, une durée prolongée peut être justifiée et approuvée par le Conseil de gestion. [Traduction.] 9.54 L’alinéa 27.1(p) du règlement permet au ministre d’accorder des dispenses lorsqu’il est déterminé qu'il y a un avantage économique important pour la province à ce que l'achat soit effectué auprès d'un vendeur particulier et que le Conseil de gestion le recommande. 9.55 Bien que cette dispense soit rarement invoquée, nous avons trouvé deux contrats adjugés de cette façon. 9.56 Nous avons examiné un important contrat d’élaboration de logiciel adjugé à un vendeur sans appel d’offres en raison des avantages économiques perçus pour la province. Le contrat, pour l’élaboration d’un système de prestation de services aux clients, a été attribué en 1995 à une entreprise locale de production de logiciels. L’analyse à l’appui de la décision du Conseil de gestion de dispenser le contrat du processus d’appel d’offres montre que le gouvernement et le vendeur s’attendaient à des coûts d’élaboration de 4,5 millions de dollars et à un système qui serait opérationnel au bout de trois ans. 9.57 En 1999, le gouvernement a estimé que le contrat était terminé à 50 % seulement. Les coûts avaient plus que doublé par rapport au prix du contrat initial et atteignaient presque 9,5 millions de dollars. Au début de 2000, le contrat n’était toujours achevé qu’à 70 %, et les coûts avaient dépassé 20 millions de dollars. 9.58 Nous avons examiné le contrat pour voir s’il contenait des dispositions suffisantes pour protéger la province en cas de dépassements de budget tels que celui-ci. Nous avons découvert que le contrat contenait des dispositions qui permettaient d’y mettre fin si les progrès étaient insuffisants ou les coûts trop élevés. Toutefois, la surveillance exercée, quelle qu’elle soit, n’a donné lieu à la prise d’aucune mesure du genre par le gouvernement provincial. Étant donné la lenteur des progrès et les coûts élevés reliés aux premières étapes du projet, il aurait dû être évident qu’un problème sérieux existait. 9.59 L’un des facteurs qui a pu contribuer au fait que les retards et les dépassements de coûts n’ont fait l’objet d’aucune mesure correctrice dans les débuts du projet est un manque de surveillance efficace. Pour que la surveillance soit efficace, il faut dans cette fonction une personne qui ne participe pas directement au contrat. De plus, il est important que tout problème sérieux soit signalé immédiatement. Recommandation 9.60 Nous avons recommandé qu’un processus de surveillance efficace soit en place pour les contrats qui présentent pour la province un risque élevé de coûts imprévus ou de retards imprévus. Nous avons recommandé que le ministère de l'Approvisionnement et des Services assume cette responsabilité. Réponse du ministère 9.61 La recommandation exige une analyse approfondie, puisque, pour y donner suite, il faudrait attribuer à ce ministère des responsabilités d’autres ministères. À l’heure actuelle, les ministères fournissent le devis de leurs besoins en matière d’approvisionnement et acceptent la livraison une fois qu’il est satisfait au devis. Bien que nous puissions aider les ministères à déterminer les éléments du devis ou les moyens par lesquels obtenir ce dont ils ont besoin, nous considérons que notre rôle ne devrait pas comprendre la mesure ou l’évaluation du produit ou du service fourni. 9.62 Nous sommes d’avis, toutefois, qu’un bureau des contrats au ministère de l'Approvisionnement et des Services pourrait s’occuper de plusieurs fonctions importantes et souhaitables, par exemple : • élaborer et conserver un éventail de contrats et de clauses typiques; • tenir un dépôt central des contrats du gouvernement; • fournir des conseils techniques et de l’aide dans l’élaboration des contrats; • s’assurer que tous les contrats du gouvernement contiennent les éléments essentiels pour répondre aux exigences en matière de qualité, de calendrier, de contrôle des coûts et d’évaluation. 9.63 La Direction centrale des achats est disposée à élaborer une proposition pour un bureau des contrats, y compris une estimation des coûts des ressources à soumettre au Conseil de gestion. [Traduction.] 9.64 Dans le cas du deuxième contrat, signé en 1999, une déclaration d’intérêt (c’est-à-dire une offre initiale lancée sur le marché pour voir si des fournisseurs sont intéressés au travail et pour obtenir une idée générale du coût) a été envoyée pour les services demandés. Plusieurs réponses ont été obtenues, de même que des estimations de prix. 9.65 Dans un processus d'appel d'offres normal, l’étape suivante consisterait à demander une proposition à chaque entreprise ayant manifesté son intérêt. Puis, les propositions reçues seraient évaluées, et le ministère attribuerait le contrat à la meilleure soumission. Toutefois, le Conseil de gestion a pris la décision d’interrompre le processus d'appel d'offres à l’étape de la déclaration d’intérêt pour adjuger le contrat en invoquant la dispense relative aux avantages économiques. 9.66 Le contrat a été adjugé au coût de 2,6 millions de dollars par année pour une durée de trois ans. Deux des déclarations d’intérêt ainsi que la propre estimation de coût du ministère étaient de beaucoup inférieures au coût du contrat adjugé. En fait, sur trois ans, le coût du contrat adjugé sera de 7,8 millions de dollars, comparativement à l’estimation de coût d’un autre vendeur, qui était de 3,9 millions. 9.67 Nous avons examiné le dossier d’achat du ministère relativement au contrat en question pour voir s’il contenait des indications qui auraient montré qu’il avait été demandé aux autres soumissionnaires de présenter les « avantages économiques » qu’ils offriraient si le contrat leur était adjugé. Nous n’avons rien trouvé qui prouve qu’il a été demandé aux autres vendeurs, avant l’adjudication du contrat, de présenter les avantages économiques qu’ils offraient. 9.68 Nous reconnaissons le droit du Conseil de gestion d’accorder une dispense dans les cas où il est établi que des avantages économiques importants en découleront pour la province. C’est le processus décisionnel menant à une telle décision qui nous préoccupe. À notre avis, il serait bénéfique pour le gouvernement d’avoir une idée des avantages économiques potentiels que pourraient offrir d’autres fournisseurs qualifiés avant que la décision finale soit prise. Recommandation 9.69 Nous avons recommandé que le ministère examine le processus actuel entourant l’accord de dispenses sur la base des avantages économiques pour voir s’il est possible d’apporter un changement qui assurerait la participation d’un plus grand nombre de fournisseurs, ce qui créerait plus de concurrence avant la prise de la décision finale. Réponse du ministère 9.70 Le ministère serait disposé à revoir le recours à cette dispense, mais elle est rarement utilisée. L’examen devrait se pencher notamment sur la nécessité d’étudier avec le ministère les questions ayant trait aux règlements et aux ententes en matière d’achats publics avant que le Conseil étudie les demandes de dispenses relatives au développement économique. [Traduction.] 9.71 Nous n’avons pas pu établir le motif de certaines dispenses, notamment pour les services d’analystes financiers, la gestion des placements d'éléments d'actifs et des passifs financiers ainsi que les services de relations publiques et de publicité. Par exemple, parmi les achats que nous avons contrôlés par sondages figure le paiement versé à un gestionnaire financier. Les services des gestionnaires financiers sont dispensés de l’application de la loi en vertu de l’article 27.1 du règlement. L’avantage pour les contribuables de ne pas faire d’appel d’offres n’est pas clair. Les gestionnaires financiers qui pourraient se faire concurrence pour obtenir le travail sont nombreux sur le marché. Si la qualité du service est une préoccupation, on pourrait alors utiliser un genre d’appel d’offres (une demande de propositions) qui fait en sorte que le prix aussi bien que la qualité du service sont pris en considération dans le processus de recrutement. Le ministère qui demande une dispense devrait peut-être avoir à faire la preuve que la dispense est nécessaire et bénéfique. 9.72 D’autres dispenses peuvent diminuer ou éliminer la concurrence et restreindre l’accès des fournisseurs aux contrats. Ainsi, l’article 27 du règlement dispense certains professionnels de l’application de la loi, mais seulement s’il est exigé par mesure législative provinciale que le service soit fourni par le professionnel en question. Dix catégories professionnelles sont visées par la dispense, y compris les comptables agréés, les avocats, les dentistes et les ingénieurs. Le secteur privé recrute régulièrement de tels professionnels et, dans de nombreux cas, il obtient des soumissions de professionnels en concurrence afin d’obtenir le meilleur prix et la meilleure qualité de service. De plus, le gouvernement recrute avec succès de nombreux autres fournisseurs de services par voie concurrentielle. Accorder une dispense générale de concurrence à ces professions semble incorrect et non conforme aux principes d’équité invoqués dans la loi. 9.73 Il semble également que certains ministères utiliseraient cette dispense de manière impropre. Par exemple, un récent contrat de consultation a été adjugé sans concurrence à un avocat qui facture 250 $ de l’heure. Le contrat n’a pas été soumis à la concurrence parce que le gouvernement en a dispensé le contrat en appliquant l’article 27 du règlement. Cependant, une dispense peut être accordée en vertu de l’article 27 du règlement uniquement s’il est énoncé dans des mesures législatives que seul un avocat peut fournir le service. Dans le cas en question, le travail consistait à fournir des services de consultation ayant trait à l’amélioration des activités d’un ministère. À moins que des mesures législatives limitent le travail de consultation aux avocats, la dispense a été utilisée de manière impropre. Nous n’avons connaissance d’aucune disposition législative qui prévoit une telle restriction. 9.74 Comme on peut le voir à la lumière de ce qui précède, les dispenses peuvent avoir des répercussions considérables sur le respect de l’intention de la loi. Les dispenses permettent à certains fournisseurs d’obtenir des contrats sans concurrence et empêchent d’autres fournisseurs d’avoir accès à ces contrats. À notre avis, le ministère devrait s’assurer qu’une dispense est accordée seulement dans les cas où il peut être démontré que la dispense est nettement applicable et dans l’intérêt du gouvernement. 9.75 De plus, il serait approprié que toutes les dispenses soient révisées régulièrement et qu’elles soient maintenues uniquement lorsqu’elles servent une fonction utile. Recommandations 9.76 Nous avons recommandé que le recours aux dispenses soit révisé pour vérifier leur conformité aux mesures législatives. 9.77 Nous avons recommandé que le ministre révise les dispenses périodiquement pour s’assurer qu’elles sont toujours justifiées. S’il y a lieu, les dispenses devraient être limitées ou abolies. Réponse du ministère 9.78 Pour donner suite aux constatations du rapport de vérification, un examen général des activités concernant les dispenses, leur utilisation ainsi que leur réduction ou leur regroupement possible sera entrepris. L’examen complet aboutira à une proposition visant à modifier les règlements et la loi le cas échéant. [Traduction.] Conclusion 9.79 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et du règlement en ce qui concerne l’accord de dispenses. Nous avons toutefois trouvé des exemples de ce que nous considérons comme une utilisation impropre de dispenses. Préférences 9.80 L’application d’un traitement préférentiel dans l’adjudication des contrats permet au ministre de favoriser les fournisseurs du Nouveau- Brunswick et des provinces de l’Atlantique en leur adjugeant des contrats même si leur soumission n’est pas la plus basse. Les préférences n’ont pas été utilisées souvent. Par exemple, en 2000-2001, seulement 15 préférences ont été accordées, la plus importante valant quelque 1 700 $, ou 4,2 %, sur un contrat d’impression de 42 000 $. 9.81 Notre travail de vérification a révélé une incohérence entre la mesure législative et la directive. Selon la mesure législative, un traitement préférentiel peut être accordé à un fournisseur pour l’achat d’approvisionnements d’une valeur de plus de 25 000 $ seulement si tous les vendeurs canadiens sont invités à participer. Toutefois, le manuel de la Direction permet aux écoles d’accorder un traitement préférentiel aux vendeurs des provinces de l’Atlantique pour des achats d’approvisionnements de plus de 25 000 $. Les deux mesures sont contradictoires. Le ministère s’est aperçu de la contradiction, car la mesure législative ne correspond pas exactement aux ententes commerciales internes. Aucune des 15 préférences accordées en 2000-2001 n’a visé des approvisionnements de plus de 25 000 $. Recommandation 9.82 Nous avons recommandé que le ministère s’assure que les dispositions législatives et la directive visant l’accord de préférences pour des approvisionnements de plus 25 000 $ aux écoles soient uniformes. Réponse du ministère 9.83 La recommandation a été acceptée, et des mesures sont prises pour corriger la situation. Nous notons qu’il n’y a eu aucun cas où la directive est allée à l’encontre des mesures législatives, et le ministère aurait déterminé que les mesures législatives ont préséance sur la directive, le cas échéant. [Traduction.] Conclusion 9.84 À l’exception de l’incohérence relevée entre la directive et les dispositions législatives dans le cas des écoles, le ministère de l'Approvisionnement et des Services a en place des systèmes et des méthodes appropriés pour s’assurer que le ministre s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur les achats publics et de son règlement en ce qui concerne les traitements préférentiels. Conformité aux dispositions législatives 9.85 La loi contient de nombreuses dispositions qui s’appliquent aux ministères et aux organismes financés par le gouvernement et qui leur confient expressément certaines responsabilités. 9.86 Les ministères sont tenus d’acheter la presque totalité de leurs approvisionnements et de leurs services par l’entremise du ministère de l'Approvisionnement et des Services. Dans certains cas seulement, par exemple les achats de services de 10 000 $ ou moins ou certains approvisionnements et services qui sont dispensés en vertu du règlement, le ministère peut procéder aux achats directement sans passer par le ministère de l'Approvisionnement et des Services. Comme le ministère de l'Approvisionnement et des Services s’occupe de la majorité des achats pour les ministères, les responsabilités de ces derniers en vertu de la loi sont relativement simples. Les ministères doivent toutefois comprendre quand ils peuvent faire des achats sans passer par le ministère de l'Approvisionnement et des Services. 9.87 Les organismes financés par le gouvernement comprennent les municipalités, les hôpitaux, les universités et la plupart des sociétés de la Couronne. Contrairement aux ministères, ces organismes font la plupart de leurs achats eux-mêmes et ne sont pas tenus de passer par le ministère de l'Approvisionnement et des Services pour acheter des approvisionnements et des services. Cela signifie qu’ils sont tenus de respecter de nombreuses dispositions de la loi. Ainsi, comme les organismes financés par le gouvernement lancent des appels d’offres pour des approvisionnements et des services, ils doivent aussi se conformer aux dispositions qui touchent aux appels d’offres. Comme ils accordent des dispenses en vertu de la loi, ils doivent de même respecter toutes les dispositions pertinentes. 9.88 Pour ce faire, toutes les parties doivent comprendre leurs responsabilités et savoir comment appliquer la loi dans toutes les situations possibles. La formation et l’application de la loi sont donc des aspects essentiels pour assurer la conformité à la loi. Formation des ministères et des organismes financés par le gouvernement 9.89 Le ministre est chargé de l’administration de la loi. À notre avis, cette responsabilité consiste entre autres à veiller à ce que les parties visées par la loi connaissent leurs responsabilités et sachent comment s’en acquitter. 9.90 Il est clair que la Direction centrale des achats reconnaît cette responsabilité, car l’un des buts qu’elle énonce est de veiller à ce que les ministères, les agences et les organismes financés par le gouvernement comprennent clairement les dispositions législatives, les directives et les méthodes reliées aux approvisionnements publics. 9.91 La loi ne mentionne nulle part la formation, et le manuel de la Direction ne documente aucun système ni méthode visant la formation des ministères ou des organismes financés par le gouvernement. Bien que le manuel ne contienne aucun système documenté relatif à la formation, le ministère veille tout de même à cette responsabilité. Cependant, ses systèmes ne sont officiels et consistent d’ un mélange de mesures réactives et proactives. Certaines des mesures importantes adoptées par la Direction sont décrites dans les paragraphes qui suivent. 9.92 La Direction a offert à tous les ministères et organismes financés par le gouvernement qui sont visés par la loi des possibilités de formation au moyen de symposiums, dont le dernier, très exhaustif, a eu lieu en avril 2001. L’invitation a été lancée à toutes les parties mentionnées, qui ont pu profiter d’une excellente occasion de se renseigner sur les changements dans les approvisionnements publics et de mettre leurs connaissances à jour. En revanche, le symposium précédent avait eu lieu cinq ans auparavant. 9.93 Le ministère a établi un site Web qui fournit des renseignements généraux sur les achats publics, des liens vers des sites Web connexes, un lien vers la loi et d’autres renseignements utiles. Le ministère fournit de l’aide au personnel de tout organisme gouvernemental qui téléphone en raison d’un problème. 9.94 En ce qui concerne la formation de ministères particuliers, des présentations ont lieu de temps à autre à la demande de ministères ou parce que la Direction prend connaissance d’un problème de conformité au sein d’un ministère donné. De plus, en 1996, le sous-ministre de l’Approvisionnement et des Services a demandé qu’un poste de coordonnateur de l’approvisionnement soit créé dans chaque ministère. Ces postes sont maintenant établis. Pour assurer l’actualité des connaissances des coordonnateurs, la Direction leur fournit une formation annuelle ou semi-annuelle. Les rétroactions reçues de plusieurs coordonnateurs de l’approvisionnement montrent qu’ils ont trouvé très utile l’information qui leur a été fournie ainsi qu’à leur ministère. 9.95 De plus, la Direction vient tout juste d’élaborer un nouveau manuel des achats pour aider les ministères. Nous avons examiné le manuel et constaté qu’il est très informatif et utile. À notre avis, il aidera la Direction à améliorer l’exécution de sa responsabilité en matière de formation et sera un outil utile pour d’autres. La distribution a commencé, les écoles en ayant reçu un exemplaire récemment. 9.96 Pour ce qui est des organismes financés par le gouvernement, en plus des symposiums mentionnés ci-dessus, la Direction a fait des présentations sur les achats à l’intention des municipalités et des hôpitaux en 1999, et des écoles en 2001. 9.97 Notre examen de plusieurs des présentations données aux ministères et aux organismes financés par le gouvernement a révélé qu’elles sont complètes et décrivent les principales dispositions de la loi que les ministères et les organismes financés par le gouvernement doivent connaître. 9.98 Pour mieux transmettre les connaissances nécessaires à tous les organismes gouvernementaux, nous croyons que la Direction devrait établir une directive écrite officielle en matière de formation et adopter une approche planifiée et cyclique pour les présentations, en y ajoutant des séances éducatives sur demande ou à la suite de changements. Recommandation 9.99 Nous avons recommandé que le ministère établisse une directive officielle sur la formation de toutes les parties visées par la loi. Par une telle mesure, le ministère s’engagerait à fournir une formation de base à intervalles réguliers. Réponse du ministère 9.100 La direction a pris des mesures, comme vous le proposez, pour améliorer la connaissance de la directive et des règlements sur l’approvisionnement, et nous demeurons déterminés à en tenir compte dans nos plans de travail et nos activités. Nous sommes disposés à établir une directive sur la formation, comme vous le recommandez. [Traduction.] Conclusion 9.101 À l’exception de l’absence d’une directive officielle sur la formation, le ministre s’est acquitté de ses responsabilités en matière de formation. Application Ministères - responsabilité du contrôleur 9.102 Le paragraphe 5(1) de la Loi sur les achats publics précise que le contrôleur doit refuser de prélever sur le Fonds consolidé les sommes destinées à exécuter un engagement d'acheter des services ou des approvisionnements pris par un ministère à moins qu'il ne soit convaincu a) que les services ou les approvisionnements ont été achetés par le Ministre au nom du ministère, ou b) que la présente loi ou les règlements autorisaient le ministère à ne pas passer par le Ministre pour l'achat de ces approvisionnements. 9.103 Essentiellement, la loi déclare qu’il est du devoir du contrôleur de veiller à ce que le ministère de l'Approvisionnement et des Services effectue tous les achats au nom des ministères, à moins que la loi n’en dispose autrement. La loi exige également que le contrôleur s’assure, avant de verser tout paiement, que les achats faits directement par les ministères sont autorisés par la loi. Cependant, le Bureau du contrôleur limite son contrôle par sondages des décaissements à certaines vérifications postérieures des ministères et ne fait pas de vérification préalable des paiements pour s’assurer que les achats faits directement par les ministères sont autorisés par la loi. Le contrôleur a délégué la responsabilité au personnel du ministère. 9.104 À notre avis, le législateur a senti le besoin de laisser une personne extérieure au ministère procédant à l’achat d’approvisionnements ou de services décider si les achats sont autorisés par la loi avant qu’ils soient payés. Si ce n’était pas là l’intention du législateur, le paragraphe 5(1) de la loi aurait été inutile. Conclusion au sujet de la responsabilité du contrôleur 9.105 Le contrôleur ne s’acquitte pas de la responsabilité que lui confère la loi en matière d’application. 9.106 Nous avons porté la question à l’attention du contrôleur. En réponse, le contrôleur a souligné les moyens que son bureau prend pour s’assurer que les achats des ministères sont conformes aux mesures législatives. Nous ne doutons pas, comme le déclare le contrôleur, que « la méthode actuelle, qui consiste dans des systèmes adéquats de contrôle interne dans chaque ministère, soutenus par des énoncés stratégiques clairs et complétés par une activité de vérification axée sur l’après- paiement, est une approche beaucoup plus rentable » que la vérification au préalable des opérations. En revanche, une telle approche ne permettra pas au contrôleur de satisfaire à l’obligation de la loi de « refuser » le paiement s’il n’est pas satisfait de l’opération. Ministères – responsabilité du ministère de l'Approvisionnement et des Services 9.107 Nous avons tenté de déterminer si le ministère est tenu d’avertir officiellement le contrôleur de son défaut de s’acquitter de sa responsabilité en vertu de la loi. Comme le ministre est chargé de l’administration de la loi et qu’il était su qu’une responsabilité importante n’était pas remplie, on aurait pu s’attendre à ce que le ministre fasse officiellement part de ses préoccupations au contrôleur. 9.108 Le personnel du ministère a tout de même discuté de la question de manière officieuse avec le contrôleur. Cependant, aucune modification dans les procédures du contrôleur n’a eu lieu, et le ministère n’a pris aucune autre mesure pour s’assurer de la conformité aux dispositions législatives, ou bien pour amorcer des modifications législatives. Recommandation 9.109 Nous avons recommandé que le ministre de l’Approvisionnement et des Services communique officiellement au contrôleur son défaut de s’acquitter de ses responsabilités prescrites dans la loi. Réponse du ministère 9.110 Le ministère de l'Approvisionnement et des Services serait disposé à communiquer officiellement avec le contrôleur pour entreprendre l’étude des responsabilités appropriées des deux ministères et mettre au point une proposition qui traite les questions de vérification et d’application. [Traduction.] 9.111 Le règlement de la loi exige que les ministères présentent au ministre plusieurs rapports annuels sur leurs activités d’achat. L’article 46 du règlement exige que les ministères présentent au ministre des rapports annuels des achats de services dont le total est estimé à 10 000 $ ou moins. Il exige également un rapport de la valeur totale des achats de services et d’approvisionnements effectués conformément à une dispense visée par les articles 31 à 44. Ces dispenses touchent à une vaste gamme d’éléments, dont les manuels scolaires, le matériel et les fournitures utilisés pour l'auto-dialyse, les médicaments sur ordonnance destinés aux détenus des établissements provinciaux de détention et les œuvres d'art destinées à des fins décoratives. Les deux rapports doivent être remis annuellement dans les 90 jours suivant la clôture de l’exercice. 9.112 Les deux rapports visent les achats ministériels dans lesquels le ministre ne prend aucune part. Les ministères font les achats et appliquent les dispenses eux-mêmes, de sorte que le ministère de l'Approvisionnement et des Services a très peu connaissance de ces achats à moins de recevoir les rapports. 9.113 Les rapports en question pourraient aider le ministre à déceler les irrégularités dans les achats et à améliorer l’application de la loi. Ils pourraient aussi révéler des tendances qui justifient une enquête du ministère. 9.114 Aucun de ces rapports n’a été remis comme il est demandé. Le ministre n’a pas non plus pris de mesures pour les obtenir, en dépit d’une exigence législative qui aiderait à cerner les cas de non-conformité à la loi. 9.115 En ce qui concerne les services professionnels qui sont dispensés de l’application de la loi, rien n’oblige à faire rapport au ministre. En conséquence, le ministre n’a aucun moyen de savoir dans quelle mesure des services professionnels sont retenus conformément à une dispense. Cela nous étonne en raison de la responsabilité du ministre envers l’administration de la loi et du fait qu’un rapport est exigé pour toute autre dispense ministérielle de plus de 1 500 $. Nous croyons que des rapports annuels sur les services professionnels qui font l’objet d’une dispense fourniraient au ministre de l’information utile sur l’étendue et la fréquence de ces achats et sur les tendances dans ce domaine. Recommandations 9.116 Nous avons recommandé que le ministre s’assure que les ministères soumettent des rapports annuels sur les achats, comme l’exige la loi. 9.117 Nous avons recommandé que le ministère de l’Approvisionnement et des Services reçoive des rapports sur les services professionnels faisant l’objet d’une dispense achetés par les ministères. Réponse du ministère 9.118 Tandis que le ministère de l'Approvisionnement et des Services n’a rien contre l’obligation de présenter des rapports annuels sur les achats, le traitement et l’analyse des données nécessiteraient des ressources supplémentaires que nous n’avons pas pour l’instant. Nous sommes disposés à réaffecter un nombre suffisant des ressources actuelles à l’élaboration d’un modèle de rapport électronique et à effectuer une analyse visant à déterminer la nature et l’étendue des préoccupations, ce qui devrait suffire pour déterminer s’il y a lieu d’affecter une nouvelle priorité et des ressources à ce secteur. 9.119 L’obligation pour les ministères de faire rapport sur les services professionnels qui font l'objet d'une dispense nécessite des modifications législatives, qui pourraient être intégrées à la proposition de mise à jour de la loi et des règlements. [Traduction.] Conclusion au sujet de la responsabilité du ministre 9.120 Le ministre ne s’acquitte pas de sa responsabilité de s’assurer que les ministères se conforment à la loi. Organismes financés par le gouvernement 9.121 Comme il est noté précédemment, les organismes financés par le gouvernement ont des responsabilités en vertu de la loi, les deux plus importantes étant de faire des appels d’offres pour les approvisionnements et les services et d’accorder des dispenses. Si ces organismes sont responsables de l’exécution de ces fonctions, on s’attend aussi à ce qu’ils respectent les dispositions connexes de la loi. 9.122 La Loi sur les achats publics n’attribue pas explicitement au ministre la responsabilité de s’assurer que les organismes financés par le gouvernement respectent la loi. Cependant, comme il est mentionné précédemment, le ministre est chargé de l’administration de la loi. Nous croyons que, à ce titre, le ministre est tenu de s’assurer que les organismes financés par le gouvernement s’acquittent de leurs responsabilités en vertu de la loi. 9.123 Pour s’assurer que les organismes financés par le gouvernement observent la loi, le ministre doit nécessairement avoir le droit d’examiner leurs registres. Le ministère estime avoir l’autorisation d’assurer la conformité à la loi, mais celle-ci ne confie pas clairement une telle autorisation au ministre. Recommendations 9.124 Nous avons recommandé que le ministre s’assure que les mesures législatives assignent clairement la responsabilité de veiller à ce que les organismes financés par le gouvernement se conforment à la loi. 9.125 Nous avons recommandé que le ministre s’assure que les mesures législatives lui confèrent clairement le droit d’examiner les registres des organismes financés par le gouvernement. 9.126 Les articles 44.1 et 45 du règlement exigent que chaque organisme financé par le gouvernement conserve des renseignements au sujet des achats visés par une des dispenses du processus d’appel d’offres prévues à l’article 27.1 du règlement. Les renseignements à conserver pour chaque achat dispensé sont la date, le nom du vendeur, le prix payé et la raison de la dispense. Le paragraphe 4(6) de la loi permet au ministre de demander un rapport à un organisme financé par le gouvernement sur toute information dont il a besoin. Le ministre pourrait se servir de l’information pour l’aider à s’assurer que les organismes financés par le gouvernement respectent la loi. 9.127 À l’heure actuelle, le ministre ne demande aucun rapport aux organismes financés par le gouvernement. De plus, le ministre n’effectue aucun procédé de vérification pour s’assurer que les organismes financés par le gouvernement s’acquittent de leurs responsabilités en vertu de la loi. Recommandation 9.128 Nous avons recommandé que le ministre mette en place des systèmes et des méthodes pour s’assurer que les organismes financés par le gouvernement se conforment à la loi. Réponse du ministère 9.129 Tenir des consultations interministérielles avec les ministères chargés des organismes en question nécessitera des ressources supplémentaires. [Traduction.] Équité du processus d’achat 9.130 Le ministère accepte la responsabilité que lui confère la loi de veiller à ce que les fournisseurs aient une chance équitable et égale de soumissionner en vue d’obtenir des contrats du gouvernement. Toutefois, pour les achats qui ne sont pas visés par la loi et qui ne sont guidés par aucune autre exigence législative, il se peut que certains soient faits d’une manière qui n’assure pas aux vendeurs une chance égale de soumissionner en vue d’obtenir ces contrats. Au cours de notre travail, nous avons relevé de nombreux cas où le gouvernement peut acheter des approvisionnements et des services de cette manière. 9.131 Les achats peuvent être dispensés de l’application de la loi lorsque les ministères achètent des services d’une valeur de 10 000 $ ou moins, ou lorsque les organismes financés par le gouvernement achètent des approvisionnements d’une valeur de 25 000 $ ou moins ou des services de 50 000 $ ou moins. Dans d’autres situations, des approvisionnements et des services spécifiques sont dispensés en vertu de la loi (par exemple, certains services professionnels, les marchandises destinées à la revente, les services de publicité ou de relations publiques, et les achats de nature urgente). 9.132 Les achats non visés par la loi ne font pas non plus l’objet de procédures établies par loi pour guider le choix des vendeurs retenus, ce qui permet d’acheter de tels approvisionnements et services sans égard à l’objet de la loi. 9.133 Le ministère a élaboré un processus à suivre dans les situations où il lui est demandé d’acheter des approvisionnements ou des services dispensés pour d’autres. Dans de tels cas, le ministère a l’habitude de demander des prix de plusieurs vendeurs dans la mesure du possible, ce qui donne à un plus grand nombre de vendeurs la possibilité de soumissionner en vue d’obtenir le contrat et d’ajouter de la concurrence au processus. 9.134 À notre avis, un tel processus devrait être instauré pour tous les achats gouvernementaux non visés par la loi afin d’assurer un élément de concurrence. Une autre option serait d’appliquer le processus décrit dans les mesures législatives pour l’achat d’approvisionnements valant entre 1 500 $ et 5 000 $. Recommandation 9.135 Nous avons recommandé que l’achat des approvisionnements et des services faisant l’objet d’une dispense suive un processus qui assure une chance équitable et égale de soumissionner en vue d’obtenir les contrats du gouvernement.