Contexte 14.1 Depuis quelques années, notre rapport contient une liste ayant trait à l’évaluation de notre conformité à la directive gouvernementale sur les rapports annuels. Voici une version comparative pour 2000. 14.2 Nous avons l’intention de constamment améliorer l’information que nous présentons dans notre rapport annuel sur le rendement de notre bureau. Pièce 14.1 Liste d’autoévaluation Rôle et pertinence du bureau Notre rôle 14.3 Notre rôle au sein des services publics de la province est unique. Nous sommes indépendants du gouvernement en poste et nous fournissons de l'information directement à l'Assemblée législative. Cette information aide l'Assemblée législative à remplir son rôle consistant à tenir le gouvernement responsable de la façon dont les fonds publics sont gérés et les services sont fournis. Nous aidons également le gouvernement en formulant des recommandations à l'intention des hauts fonctionnaires des ministères et organismes que nous vérifions. Notre vision 14.4 Nous sommes déterminés à améliorer les choses pour la population du Nouveau-Brunswick en aidant le gouvernement, dans tous nos travaux pour l’Assemblée législative, à être productif, ouvert et redevable. Notre mission 14.5 Nous favorisons la reddition de comptes en fournissant de l’information objective à la population du Nouveau-Brunswick par l’entremise de l’Assemblée législative. Nos valeurs 14.6 Nos valeurs influent sur notre rendement. Nous avons comme objectifs : • L’indépendance et l’objectivité. Faire preuve d’indépendance et d’objectivité, dans les faits et en apparence. • La reddition de comptes. Répondre de nous-mêmes et promouvoir la reddition de comptes par l’exemple et la communication d’informations. Ce faisant, nous nous efforçons d’exercer une influence clé qui favorise un gouvernement efficace. • La valeur ajoutée. Concentrer nos ressources sur des secteurs du gouvernement propices à l’accroissement de la valeur. • Le perfectionnement. Rehausser la qualité en insistant sur la formation et le perfectionnement du personnel. • L’amélioration. Améliorer notre travail par la pensée innovatrice et par l’usage de la technologie. • L’équité et le respect. Établir et entretenir des relations professionnelles en traitant avec équité et respect notre propre personnel et les personnes avec qui nous communiquons. Pertinence de notre bureau 14.7 Les deux volumes de notre rapport de 1999 ont suscité beaucoup d'intérêt. Six cents exemplaires de chaque volume ont été imprimés et distribués. Notre rapport peut aussi être consulté sur Internet, et, pour la première fois, nous gardons le compte du nombre de visites. Durant la période de quatre mois couvrant la publication de nos deux volumes, environ 12 500 visites ont eu lieu pour la consultation d'un volume complet. De plus, des chapitres individuels ont fait l'objet de visites distinctes. Les discussions que suscitent nos constatations à l'Assemblée législative ainsi qu'au Comité des comptes publics et au Comité des corporations de la Couronne prouvent la pertinence continuelle de notre travail. 14.8 Chaque année, nous incluons dans notre rapport des sujets qui, à notre avis, sont importants pour l’Assemblée législative et pour le public. Il s’agit entre autres de nos constatations, conclusions et recommandations découlant du travail de vérification effectué durant l’exercice. 14.9 Notre service comprend également des conclusions de vérification distinctes sur la fiabilité des états financiers. Ces conclusions (rapports de vérification) sont communiquées à l’Assemblée législative avec les états financiers de la province et des organismes et fiducies que nous vérifions. 14.10 Nous sommes d’avis que notre travail demeure pertinent et qu’il contribue à : • susciter la confiance du public à l’égard de notre régime gouvernemental; • accroître la capacité de l’Assemblée législative de s’acquitter de sa responsabilité d’obtenir du gouvernement qu’il rende des comptes; • accroître la capacité du gouvernement de s’acquitter de ses responsabilités au moyen de méthodes et de systèmes de gestion judicieux. Indicateurs du rendement 14.11 Au début de 1998, nous avons parachevé un plan stratégique pour le bureau. Ce plan contient nos priorités et nos objectifs stratégiques. Dans le cadre de l’élaboration du plan, nous avons aussi établi des indicateurs du rendement. Nous suivons nos progrès en rapport avec ces indicateurs. Les paragraphes qui suivent énoncent chaque indicateur par priorité stratégique et décrivent nos progrès jusqu’à présent. Répondre aux besoins des utilisateurs 14.12 Nous ferons enquête chaque année auprès des membres du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne afin de mesurer l’efficacité avec laquelle nous répondons à leurs besoins. 14.13 Nous avons envoyé en juillet 2000 un questionnaire à chaque membre du Comité des comptes publics et du Comité des corporations de la Couronne. Les réponses sont encourageantes. Les membres des comités ont affirmé que notre rapport était facile à lire et à comprendre et les avait aidés à mieux faire leur travail. Bien que certains aient fait part de leur préoccupation à l'égard de la longueur de notre rapport complet, tous les répondants ont dit avoir apprécié le rapport condensé des faits saillants que nous avons publié en même temps que le volume 1. La plupart des répondants ont aussi apprécié la parution en deux volumes de notre rapport. 14.14 Les membres des comités ont trouvé que les sujets traités dans notre rapport étaient pertinents et avaient contribué à susciter une discussion et un débat valables. Ils considèrent également que nos recommandations sont concrètes et réalisables. Bien que les membres du comité aient trouvé nos séances d'information utiles, aucun consensus n'est ressorti sur la question de savoir si notre bureau pourrait faire plus pour les aider dans leur travail. Tous sont cependant d'accord pour dire que le Bureau du vérificateur général contribue à améliorer la reddition de comptes dans le secteur public et constitue une utilisation judicieuse des ressources pour les contribuables du Nouveau- Brunswick. 14.15 Nous mesurerons le degré auquel les recommandations qui figurent dans notre rapport annuel sont acceptées et mises en œuvre. Un suivi de chaque recommandation sera assuré durant une période de quatre ans. 14.16 Le chapitre 9 du rapport offre un aperçu des recommandations que nous avions formulées dans nos rapports de 1997 et de 1998 à la suite de nos vérifications de large portée. Il fournit des détails sur les réponses des ministères à nos recommandations ainsi que notre évaluation de l'acceptation et de la mise en œuvre de ces recommandations. 14.17 En mai 2000, nous avons demandé aux ministères du gouvernement de nous signaler l'état actuel des recommandations comprises dans notre rapport de 1999. Nous ferons du travail de suivi au cours de l'exercice qui vient pour évaluer les réponses. 14.18 Nous mesurerons le degré auquel les recommandations en matière de comptabilité et de communication de l’information formulées par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public de l’ICCA sont acceptées et mises en œuvre par le gouvernement du Nouveau- Brunswick. 14.19 Nous suivons cet indicateur dans le cadre de notre vérification annuelle des états financiers du gouvernement provincial. Nous sommes satisfaits des progrès réalisés par le gouvernement provincial dans la mise en application des recommandations de l’ICCA. Cependant, une question importante n’a pas encore été réglée, à savoir que la province n’effectue toujours pas de suivi ni de rapport concernant son investissement cumulatif dans les immobilisations corporelles. 14.20 La vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick sera terminée le 30 juin au plus tard, et les vérifications de tous les organismes de la Couronne et fonds en fiducie seront terminées le 30 septembre au plus tard. 14.21 Nous n'avons pas la pleine maîtrise sur notre capacité d'atteindre l'objectif en question, puisque cela dépend en réalité de la date à laquelle les clients que nous vérifions clôturent leurs livres pour l'exercice et sont prêts, de sorte que nous puissions faire notre travail. Mis cela à part, nous pensons qu'il s'agit d'un indicateur important, car il nous incite à encourager nos clients à clôturer leurs livres le plus rapidement possible. Nous sommes en faveur d'un rapport en temps opportun de l'information financière. De plus, l'indicateur aide notre bureau à terminer le travail de vérification au plus tard à la date prévue. 14.22 La vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick n'était pas terminée au 30 juin. En fait, nous n'avons pas publié notre rapport de vérification avant 18 octobre. La date cible n'a pas été atteinte parce que les états financiers ont été prêts à vérifier le 20 juin seulement. De plus, un temps considérable a été consacré, vers la fin de notre vérification, à la discussion de la présentation de l'état des recettes et des dépenses. 14.23 Nous sommes les vérificateurs de 19 organismes de la Couronne et de six régimes de retraite. Au 30 septembre, nous avions terminé la vérification de 16 organismes de la Couronne et de 3 régimes de retraite. En ce qui concerne les trois organismes de la Couronne dont la vérification n'était pas terminée, des retards ont eu lieu en raison de discussions sur la présentation des états financiers. Les trois régimes de retraite dont la vérification n'était pas terminée n'étaient pas prêts à être vérifiés. Viser une utilisation efficace des ressources 14.24 Les vérifications financières et les vérifications de large portée seront effectuées dans les délais prévus. 14.25 Nous établissons des calendriers de vérification pour chacune de nos vérifications. Durant la vérification, nous suivons le temps consacré par les membres du personnel à des parties individuelles du travail. À la fin de chaque vérification, nous récapitulons le temps total consacré au travail, comparons ce temps aux heures totales budgétées et analysons les principaux écarts. Pour nos vérifications financières, nous utilisons les résultats de cette analyse pour nous aider à préparer le calendrier du travail de l'exercice suivant. 14.26 Nous avons respecté le nombre d'heures prévues pour la vérification du gouvernement du Nouveau-Brunswick. Parmi les 19 organismes de la Couronne et régimes de retraite dont la vérification était terminée au 30 septembre, seulement trois vérifications ont dépassé le calendrier de plus de 50 heures. Nous ne manquons pas d'examiner tous les dépassements de budget pour voir s'il y a des leçons à tirer qui menèrent à des améliorations. Il y a trois différentes raisons pour lesquelles le temps réel a dépassé les heures prévues au budget : nous avons dû faire beaucoup de travail comptable, nous aurions pu faire preuve de plus d'efficience dans la réalisation du travail de vérification sur place, et nous avons passé beaucoup de temps à discuter de la présentation d'une opération en particulier. Nous pensons pouvoir améliorer les deux premiers points, mais, quant au troisième, nous admettons que, dans toute mission de vérification, des questions non prévues qui auront un effet défavorable sur notre budget peuvent survenir. 14.27 Durant l'exercice, nous avons entrepris huit importantes vérifications d'optimisation des ressources ou missions spéciales qui ont mené à la rédaction de chapitres dans le présent rapport. Six de ces vérifications ont dépassé le budget prévu, une a pris moins de temps que prévu, et une autre n'avait pas de budget. La mission pour laquelle aucun budget n'était établi est l'aide que nous avons apportée au Comité des corporations de la Couronne dans ses audiences avec les corporations hospitalières régionales. Nous avons cerné un certain nombre de raisons pour lesquelles nous avons parfois dépassé le budget, dont les suivantes : complexité du projet plus grande que prévu, changement dans la définition de notre projet après l'établissement du budget, plus de temps que prévu pour la rédaction du rapport, et personnel affecté à ce genre de travail pour la première fois. Même si nous continuons à nous servir de nos expériences pour améliorer notre efficience, nous reconnaissons aussi la difficulté d'établir un budget réaliste pour ce genre de travail. Contrairement à notre travail de vérification financière qui est essentiellement le même d'un exercice à l'autre, les vérifications d'optimisation des ressources sont généralement uniques, et l'expérience à en tirer est très limitée. 14.28 Soixante pour cent des heures rémunérées de notre personnel professionnel seront consacrées directement aux vérifications d’états financiers et aux vérifications de large portée. 14.29 Une analyse détaillée de l'emploi du temps du personnel pour 1999 révèle que 57,94 % du total des heures rémunérées de l'ensemble du personnel, à l'exception des trois membres de notre personnel de soutien administratif, a été directement consacré au travail de vérification (y compris le travail visant notre rapport annuel). Pour les six premiers mois de 2000, ce pourcentage a grimpé à 61,20 %. Le temps non consacré à la vérification comprend les jours fériés, les vacances, les cours suivis par les stagiaires et le personnel professionnel, les congés de maladie et les tâches administratives qui ne peuvent être imputées à une vérification en particulier. Nous sommes déçus de ne pas avoir atteint notre objectif en 1999, et nous nous efforçons cette année de nous améliorer. En particulier, nous aimerions accroître le pourcentage de temps que le personnel cadre consacre directement au travail de vérification. 14.30 Trente pour cent du temps total consacré directement aux vérifications d’états financiers et aux vérifications de large portée sera affecté aux vérifications de large portée. 14.31 Notre analyse révèle que, en 1999, nous avons consacré 41,18 % du temps total de vérification aux vérifications de large portée. Pour les six premiers mois de 2000, ce chiffre a grimpé à 49,23 %. Cette augmentation est le résultat de nos efforts pour réussir à diminuer le temps consacré à la vérification des états financiers afin d'avoir plus de temps à consacrer aux projets de vérification de large portée. Observer les normes professionnelles 14.32 Nous observerons les normes exigées par le Comité de contrôle des cabinets de l’Institut des comptables agréés du Nouveau-Brunswick. 14.33 La dernière inspection des dossiers et des procédés de notre bureau par l'institut a eu lieu en 1996. L'inspection a conclu que nous continuons de répondre aux normes exigées par l'institut. Aucune exception n'a été notée. La prochaine inspection de notre bureau est prévue pour la fin de 2000. Informations financières 14.34 Le tableau qui suit contient les dépenses réelles et les affectations budgétaires par code primaire pour 1998-1999 et pour 1999-2000. À titre comparatif, le tableau comprend également le budget approuvé de 2000-2001. Pièce 14.2 Dépenses réelles et affectations budgétaires (en milliers de dollars) 14.35 Les frais de personnel continuent de représenter environ 90 % de notre budget, et nous avons sous-utilisé ce poste de 135 800 $ pour l'exercice terminé le 31 mars 2000. Bien que nous ayons pourvu à deux postes qui étaient vacants en début d'année, nous avons aussi perdu quatre membres du personnel durant l'année. Seulement deux de ces postes avaient été remplis au 31 mars 2000. Les effets cumulatifs du roulement de personnel ont donné lieu à des dépenses moins élevées que prévu. 14.36 Les biens et le matériel ont dépassé le budget de 20 400 $. Nous avons utilisé une partie des économies réalisées en frais de personnel pour soutenir des coûts additionnels en logiciels et en matériel informatique. Dans le cadre de notre stratégie continue d'informatisation, nous avons mis à niveau une partie de nos ordinateurs portatifs et de nos ordinateurs de table pour accroître leur rapidité et leur capacité. Nous avons également remplacé deux imprimantes et mis à niveau une partie de nos logiciels de vérification. 14.37 Notre loi exige une vérification annuelle de nos comptes par un vérificateur compétent, nommé par le président de l’Assemblée législative, sur l’avis du Conseil de gestion. La vérification est réalisée par le Bureau du contrôleur, qui dépose son rapport de vérification à l’Assemblée législative. Ressources humaines 14.38 Notre bureau continue de fournir de l’expérience et de la formation aux membres de notre personnel. Les nouveaux employés doivent s’inscrire à un programme de comptabilité professionnelle, à savoir CA (comptable agréé), CMA (comptable en management accrédité) ou CGA (comptable général licencié). Avant de pouvoir entreprendre cette formation professionnelle, on doit détenir au minimum un diplôme universitaire de premier cycle. 14.39 Le roulement de personnel est une conséquence inévitable du rôle de formation que joue notre bureau pour les professionnels. Durant l'année, trois personnes ont quitté le bureau pour accepter d'importants postes au gouvernement, et une autre a gagné le secteur privé. Bien que nous n'aimions pas voir le personnel partir, nous sommes heureux que leur formation et leurs capacités soient reconnues par les ministères et les organismes avec lesquels nous traitons. Nous considérons que notre apport de personnel qualifié à d'autres organisations gouvernementales est un indicateur positif pour notre bureau. 14.40 Notre effectif est demeuré constant durant l’année, se chiffrant à 25 personnes. Brent White, CMA, Paul Jewett, CA, et Phil Vessey, CA, dirigent nos trois équipes de vérification. Au 31 mars 2000, 14 membres de notre personnel professionnel détenaient un titre comptable. Nous comptions également six stagiaires détenant un diplôme universitaire, condition préalable à la fois pour s’inscrire à un programme de comptabilité et pour l’emploi à notre bureau. Les trois autres membres du personnel assurent les services de soutien administratif. Deux postes étaient vacants. Voici la liste des membres de notre personnel au 31 mars 2000 : Lorna Bailey (1) Ken Robinson, CA Cathy Connors Kennedy, CA Yvonne Samson (2) Alphonse Doyle (2) Brian Soeler (2) Eric Hopper, CA Tammy Sterling (2) Peggy Isnor, CA Diane Swan (1) Paul Jewett, CA Al Thomas, CA Cecil Jones, CA Phil Vessey, CA Kim Embleton (2) Brent White, CA Deidre Green, CA Darlene Wield (1) Laurie Haines, CA Daryl Wilson, FCA Greg Mignault, CMA Tania Wood (2) Bill Phemister, CA 1) Soutien administratif 2) Stagiaires inscrits à un programme de comptabilité professionnelle