Contexte 3.1 L’Assemblée législative approuve le budget qui établit les plans financiers du gouvernement. Les fonctions confiées à notre bureau exigent que nous vérifiions les résultats réels de ces plans et que nous fassions rapport de nos constatations à l’Assemblée législative. 3.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions en outre les régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie. 3.3 Nous vérifions également les sociétés de la Couronne, les conseils, les commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. D’ici la publication du présent rapport, nous aurons émis les états financiers vérifiés de tous les organismes mentionnés pour l’exercice à l’étude. 3.4 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Golf Limited • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société d’aménagement régional • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau- Brunswick • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick 3.5 Autres organismes : • Le Centre communautaire Sainte-Anne • Fonds d’aide juridique • Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick • Institut féminin du Nouveau-Brunswick Étendue 3.6 Pour nous former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions les contrôles entourant les systèmes centralisés. 3.7 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 3.8 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont restreints, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, il révèle souvent des insuffisances ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 3.9 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative. 3.10 Notre travail dans les organismes de la Couronne sert habituellement à nous permettre de nous former une opinion sur leurs états financiers. Au cours de notre travail, il se peut que nous notions des erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons ces questions à l’attention de l’organisme en formulant des recommandations d’amélioration. 3.11 Le présent chapitre de notre rapport résume les questions ayant trait aux ministères, aux régimes de retraite et aux organismes de la Couronne que nous considérons importantes pour les députés de l’Assemblée législative. 3.12 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes de vérification généralement reconnues et, de ce fait, a comporté les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Résultats de la vérification par sondage des dépenses générales 3.13 Comme nous l’indiquons dans la section sur l’étendue de nos travaux, nous choisissons un échantillon de dépenses parmi tous les ministères, que nous vérifions par sondages. L’échantillon est prélevé au moyen de techniques d’échantillonnage statistique. Cette méthode nous permet de nous assurer que, dans l’ensemble, les dépenses provinciales consignées dans les états financiers sont correctes à tous égards importants 3.14 Nos vérifications par sondages ne visent pas seulement à relever les erreurs monétaires, qui sont peu nombreuses. Nous vérifions également si la dépense est correctement approuvée, est raisonnable dans les circonstances et est conforme aux lois, aux règlements et aux directives qui autorisent l’opération. Ce sont à ces égards que nous découvrons le plus d’insuffisances. Lorsque nous soupçonnons qu’une insuffisance constitue plus qu’un incident isolé, il nous arrive alors de prévoir des travaux de vérification supplémentaires dans le domaine concerné pour confirmer ou infirmer nos soupçons. Ces travaux supplémentaires peuvent avoir lieu au cours d’un exercice de vérification subséquent. 3.15 Voici des exemples d’insuffisances que nous avons observées au cours de notre vérification des dépenses de 1999 : • documents autorisés par des personnes dont le nom ne figure pas sur la liste des signataires autorisés ou dépassement du niveau de dépenses autorisées (7 cas); • aucune preuve de la réception de biens (1 cas); • absence de signature pour autoriser une dépense (1 cas); • classement incorrect de dépenses (2 cas); • la documentation ne justifie pas le paiement versé (3 cas). 3.16 Nous tenons à souligner que la province dépense au-delà de 4 milliards de dollars chaque année. Les cas dont il est question dans le présent chapitre de notre rapport représentent une infime portion de ces dépenses. Aucune organisation de grande taille ne peut fonctionner parfaitement en tout temps. Des erreurs peuvent survenir. L’immense majorité des opérations traitées par la province sont exactes, authentiques et conformes aux directives et aux mesures législatives établies. Notre rôle est de voir à ce qu’une telle situation se poursuivre. Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 3.17 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 3.18 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne vise pas à repérer tous les cas possibles de pertes; il ne serait donc pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère du Développement des ressources humaines • Chèques encaissés par des personnes non admissibles à recevoir des fonds. La perte est constituée de chèques d’aide sociale déclarés perdus ou volés. 90 724 $ Ministère de la Justice • Déficit de caisse et montants versés par erreur 1 234 $ Ministère des Ressources naturelles et de l’Énergie • Perte de matériel 6 937 $ 3.19 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 3.20 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des Comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). En 1999, le gouvernement provincial a signalé des pertes de 167 786 $ au chapitre des biens corporels publics. Ministère des Finances Caisses de retraite 3.21 En début d’année, nous avons terminé notre vérification de sept caisses de retraite provinciales dont les fins d’exercice étaient le 31 décembre 1997 et le 31 mars 1998. Nous avons remis une lettre de recommandations au ministère, dans laquelle nous soulevons un certain nombre de problèmes décelés durant les vérifications. Les problèmes sont relativement mineurs et touchent la présentation d'informations par voie de notes et les rapprochements de divers rapports reçus par le ministère au sujet des activités des caisses de retraite. Le ministère a réagi favorablement à nos recommandations. 3.22 Nous avons aussi soulevé un problème ayant trait au calcul des transferts réciproques au Régime de pension de retraite des enseignants. Une erreur de logique de programme pourrait donner lieu à des calculs inexacts des montants à transférer. Le ministère a déclaré que l’erreur a été corrigée et qu’un projet a été lancé pour recalculer et redresser tous les transferts reçus depuis le 1er janvier 1996. Ministère de la Santé et des Services communautaires 3.23 À la suite de nos travaux au ministère en rapport avec notre vérification de la province pour l’exercice terminé le 31 mars 1999, nous avons formulé un certain nombre d’observations et de recommandations. 3.24 Nous avons noté des faiblesses dans les paiements versés aux clients de la Division de la famille et des services sociaux communautaires. Notamment, des renseignements périmés sont utilisés pour calculer des paiements, la documentation à l’appui des paiements est insuffisante, l’évaluation des clients manque d’uniformité et la documentation versée aux dossiers n’est pas uniforme. Nous avons recommandé l’établissement de normes pour la gestion des dossiers, l’uniformisation de la documentation tenue sur les clients et la mise à jour continuelle des dossiers. 3.25 Le ministère est d’accord avec nos recommandations et a souligné que des mesures ont été prises pour régler les problèmes que nous avons soulevés. 3.26 Nous avons aussi noté, pour les trois derniers exercices, un excédent de dépenses important pour les services d’ambulance, malgré des augmentations budgétaires. Nous avons recommandé que le ministère s’assure que le budget constitue une estimation raisonnable des besoins de fonctionnement du programme. 3.27 Le ministère a répondu que les changements au programme avaient été bien planifiés et budgétés. Toutefois, le processus budgétaire n’a pas suivi le rythme des augmentations dans les coûts des ressources humaines découlant de la syndicalisation du personnel, d’une diminution du bénévolat et d’une disponibilité moindre de personnel à temps partiel et sur appel. 3.28 En mettant à jour nos observations de l’année dernière, nous avons constaté que les règlements de clôture d’exercice des corporations hospitalières et des foyers de soins étaient maintenant à jour. Cependant, les états financiers d’au moins 23 des 60 foyers de soins n’avaient pas été reçus à la date légale limite prescrite, qui est le 31 juillet 1999. De plus, seulement deux corporations hospitalières régionales ont présenté des états financiers vérifiés et approuvés par leur conseil à la même date légale limite prescrite. Le ministère a dit qu’il tenterait d’améliorer la conformité en envoyant des directives plus à l’avance et en soulignant les exigences relatives au contenu et aux dates limites. Société de Kings Landing 3.29 Pour la troisième année de suite, nous avons constaté qu’il était nécessaire de porter à l’attention de la société des faiblesses dans les contrôles internes concernant les entrées et l’utilisation de billets. Il s’agit d’un secteur clé dans le fonctionnement de la société, et nous avons fait part de notre préoccupation devant l’absence de mesures visant à corriger la situation. 3.30 La société a admis que des mesures correctrices n’avaient pas été mises en œuvre tel que prévu. Des directives écrites ont maintenant été remises au personnel, et le contrôleur surveillera la conformité. 3.31 Toujours pour la troisième année de suite, nous avons souligné les faiblesses dans les contrôles entourant les terminaux de vente informatisés à l’Emporium. La société a déclaré qu’elle continue de mettre en œuvre des contrôles plus efficaces et un mécanisme de gestion de stocks applicable au système de l’Emporium. La société a l’intention d’améliorer ses systèmes informatiques au fur et à mesure que des fonds sont dégagés. Société d’assurance- dépôts des caisses populaires du Nouveau- Brunswick 3.32 En 1998, nous signalions que société n’avait pas créé de fonds d’assurance-dépôts, contrairement aux exigences de la Loi sur les caisses populaires. 3.33 Le 30 septembre 1999, le conseil d’administration de la société a approuvé les actes de fiducie et les politiques de placement visant l’établissant d’un fonds d’assurance-dépôts. En décembre 1999, les offices de stabilisation des caisses populaires ont transféré à la société des titres d’une valeur de 1 770 200 $. 3.34 Nous avons le plaisir de signaler que la société a maintenant un fonds d’assurance-dépôts, conformément à la loi qui la régit.