Contexte 4.1 Nous vérifions les sociétés de la Couronne, conseils, commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. Nous prévoyons que, au moment de la parution du présent rapport, nous aurons rendu publics les états financiers vérifiés de ces organismes pour l’exercice visé par le rapport. 4.2 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société d’aménagement régional • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau- Brunswick • Société de Kings Landing 4.3 Autres organismes : • Fonds d’aide juridique • Institut féminin du Nouveau-Brunswick • Le Centre communautaire Sainte-Anne 4.4 Nous avons également été nommés vérificateurs de la Société de voirie du Nouveau-Brunswick, établie en application de la Loi sur la Société de voirie du Nouveau-Brunswick, qui a obtenu la sanction royale le 29 mars 1995. Aucune activité n’avait eu lieu à la société au 31 mars 1997. 4.5 Nous signalions l’année dernière que le conseil d’administration de la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick nous avait nommés vérificateurs de la société pour les exercices terminés les 31 mars 1996 et 1997. La société a été mise sur pied le 11 mars 1996 pour agir à titre de fiduciaire des principales caisses de retraite du gouvernement provincial et pour fournir des services de conseils en placement pour les fonds d’amortissement du gouvernement provincial. 4.6 Vers la fin de 1996, la société a lancé une demande de propositions pour obtenir des services de vérification à compter de l’exercice se terminant le 31 mars 1998. KPMG est le soumissionnaire retenu. Dans nos discussions avec la société après la nomination de KPMG, nous avons reconnu qu’il serait plus efficient pour KPMG d’effectuer la vérification de la société pour les exercices terminés les 31 mars 1996 et 1997. En conséquence, le conseil d’administration de la société a annulé notre nomination et nommé KPMG à notre place. En vertu des dispositions de la Loi sur le vérificateur général, nous avons pleinement accès aux documents de travail des vérificateurs de la société et nous pouvons effectuer tout travail additionnel à la société si nous considérons qu’il est nécessaire de le faire. Nous travaillerons en étroite collaboration avec les vérificateurs de la société pour nous assurer que le travail de nos deux bureaux ne se chevauche pas et qu’il n’y a aucune lacune dans l’étendue de la vérification. 4.7 NB Agriexport Inc. a été mis sur pied le 23 mai 1996. L’organisme est la propriété exclusive du gouvernement provincial. Il a pour mandat de regrouper les efforts du ministère de l’Agriculture et de l’Aménagement rural en matière de développement des marchés mondiaux ainsi que d’aider les exportateurs à accéder aux marchés mondiaux et à gérer les risques de la commercialisation internationale. Étendue 4.8 Le but de notre travail dans les organismes de la Couronne est habituellement de nous permettre d’exprimer une opinion sur les états financiers de ces organismes. Au cours de notre travail, il se peut que nous constations la présence d’erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons de tels points à l’attention de l’organisme et nous formulons des recommandations visant à améliorer la situation. Dans la majorité des cas, nous considérons qu’il n’y a pas lieu d’informer les députés des points soulevés, de sorte que nous n’en faisons pas mention dans le présent rapport. Résumé des résultats 4.9 Nous ne sommes plus les vérificateurs de la Société de gestion des placements du Nouveau-Brunswick. 4.10 Le conseil d’administration d’Algonquin Properties Limited devrait approuver toute modification de la rémunération du directeur général de l’hôtel Algonquin avant sa mise en vigueur. Le conseil devrait également approuver les projets d’immobilisations entrepris à l’hôtel. 4.11 Des faiblesses dans les contrôles internes ont été observées à Kings Landing. 4.12 Le conseil d’administration de la Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick prend des mesures pour mieux définir son rôle dans la gouverne de la société. Algonquin Properties Limited Conformité au contrat de gérance 4.13 Nous avons noté que les modifications apportées en 1996 à la rémunération du directeur général de l’hôtel n’avaient pas été présentées au conseil d’administration d’Algonquin Properties Limited pour obtenir l’approbation écrite de ce dernier avant leur mise en vigueur. Nous n’avons trouvé aucune preuve écrite de leur présentation au conseil, ni de l’approbation subséquente du conseil. Or, le contrat de gérance avec Hôtels et Villégiatures Canadien Pacifique en vigueur au moment des modifications exigeait cette approbation écrite préalable. C’est la troisième fois depuis 1994 que nous observons et signalons une telle situation. 4.14 Nous estimons que cet important contrôle assure de la part d’Hôtels et Villégiatures Canadien Pacifique une certaine reddition de comptes envers le conseil d’administration d’Algonquin Properties Limited et qu’il devrait figurer dans les contrats futurs, ce que nous avions recommandé dans notre rapport de 1995. 4.15 En janvier 1997, Algonquin Properties Limited a conclu avec Hôtels et Villégiatures Canadien Pacifique un nouveau contrat de gérance qui expirera en 2002. La nouvelle entente précise que la rémunération du directeur général doit être approuvée par Algonquin Properties Limited. Toutefois, on a éliminé l’obligation d’une approbation écrite, tout comme l’obligation d’approuver la rémunération avant sa mise en vigueur. 4.16 Nous avons formulé les recommandations suivantes : • Algonquin Properties Limited devrait voir à la mise en place d’un mécanisme officiel lui permettant d’obtenir régulièrement des renseignements à jour d’Hôtels et Villégiatures Canadien Pacifique au sujet de la rémunération du directeur général de l’hôtel. • Le personnel d’Algonquin Properties Limited devrait documenter de façon suffisante toute modalité mise en place pour réviser la rémunération du directeur général. Le procès-verbal de la réunion durant laquelle le sujet est discuté devrait confirmer l’approbation du conseil. • Le personnel d’Algonquin Properties Limited devrait examiner régulièrement le contrat de gérance. Il devrait également examiner les opérations financières de l’hôtel pour s’assurer que si l’hôtel observe les contrôles mis en place par le contrat de gérance. 4.17 Algonquin Properties Limited a répondu ce qui suit : L’examen des procès-verbaux nous permet de corroborer vos constatations relatives à l’approbation du traitement du directeur général de l’hôtel. Le conseil a approuvé rétroactivement à son assemblée annuelle de juin la hausse du 1er janvier 1997. Hôtels et Villégiatures Canadien Pacifique a été mise au fait de cette préoccupation et a déclaré que toute révision proposée serait transmise au conseil pour fins d’examen à l’automne de chaque année. La situation sera suivie de près pour vérifier la conformité. [Traduction.] Traitement incorrect des retenues sur les projets d’immobilisations 4.18 Il s’est produit un cas où la retenue de garantie a été déduite d’un paiement versé à un entrepreneur et incorrectement consignée dans les livres d’Algonquin Properties Limited. Dans un autre cas, une retenue de garantie, qui aurait dû être déduite, ne l’a pas été. 4.19 Nous avons recommandé que le personnel s’assure que les retenues de garantie soient correctement déduites des paiements et correctement consignées dans les livres d’Algonquin Properties Limited. 4.20 Voici la réponse de la société : Les administrateurs d’Algonquin Properties Limited et le personnel des services de construction du ministère de l’Approvisionnement et des Services ont examiné le seul cas où une retenue de garantie n’a pas été faite correctement. Il s’agit d’une infraction à la politique et à la pratique usuelles qui a été commise par inadvertance et qui n’a pu être expliquée. Nous tenterons de nous assurer que toutes les retenues soient faites correctement à l’avenir. [Traduction.] Projet d’immobilisations non approuvé 4.21 Dans l’examen que nous avons fait de la documentation budgétaire mise à notre disposition, nous avons observé un cas où un projet d’immobilisations demandé par l’hôtel n’avait pas reçu l’approbation écrite du conseil d’administration d’Algonquin Properties Limited. 4.22 Les livres de la société montrent l’annulation d’un projet d’immobilisations, d’abord approuvé, d’une valeur de 15 000 $. Toutefois, des dépenses ont été faites subséquemment (jusqu’à concurrence de la limite fixée pour le projet annulé) en rapport avec un projet que le conseil d’administration avait retardé en attendant de recevoir une « analyse de recouvrement ». Le personnel nous a informés qu’il y avait eu approbation verbale de cette « compensation » entre l’ancien directeur général d’Algonquin Properties Limited et le directeur général de l’hôtel. Nous n’avons pu trouver aucune preuve écrite de l’approbation du conseil ni de la réception d’une « analyse de recouvrement ». 4.23 Lorsque des décaissements sont effectués sans approbation officielle, le risque que soient entrepris des projets inopportuns s’accroît. Le risque que les intentions du conseil ne soient pas respectées aussi s’accroît. Le fait qu’on ait demandé de pousser l’analyse mais que les résultats de celle-ci n’aient pas été reçus avant le décaissement accroît le risque d’une utilisation moins efficiente de ces fonds. 4.24 Nous avons recommandé que l’approbation par le conseil, ou son représentant, de chaque projet d’immobilisations soit officiellement documentée par écrit. Les frais payés ou remboursés devraient être examinés pour vérifier leur approbation par le conseil. 4.25 La société a répondu ce qui suit : L’historique de tous les projets d’immobilisations a été revu, et nous reconnaissons en effet que l’ancien processus d’approbation était assez difficile à retracer. Le conseil a examiné et approuvé le budget d’immobilisations global de l’exercice en cours. Comme tous les projets d’immobilisations sont financés par les administrateurs du siège social d’Algonquin Properties Limited, les contrôles appropriés sont en place. La marche à suivre sera modifiée de façon à assurer une documentation convenable de tout changement mineur apporté à la liste annuelle d’amélioration des immobilisations. [Traduction.] Société de Kings Landing 4.26 Nous avons signalé à la société un certain nombre de faiblesses dans les contrôles internes. Les faiblesses que nous avons signalées à la suite de notre vérification de 1997 sont, entre autres, les suivantes : • les contrôles entourant les terminaux de ventes informatisés à l’Emporium; • la documentation des motifs justifiant les différences entre les billets d’entrée émis et le relevé de caisse enregistreuse des personnes admises sur le site; • les contrôles sur les recettes provenant des services alimentaires. 4.27 De plus, nous avons recommandé que l’utilisation des fonds de caisse soit améliorée et que la valeur du stock comptable de la société soit examinée. Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick Le rôle du conseil 4.28 En 1994, nous notions que le conseil d’administration semblait jouer un rôle minime. Les réunions avaient lieu par téléphone, et l’unique sujet à l’ordre du jour avait trait à l’émission de débentures. Nous avions déclaré nous attendre à la discussion d’autres sujets liés aux activités de la corporation et observé que le conseil devait assumer son rôle activement, puisqu’il devait, à son tour, rendre des comptes à l’Assemblée législative. 4.29 En 1995, le conseil a consenti à tenir des assemblées annuelles lorsque la matière à couvrir le justifiait. De telles réunions n’auraient pas lieu par téléphone mais prendraient la forme d’une rencontre en personne des membres du conseil. Au moment de notre vérification de 1996, le conseil ne semblait pas avoir bougé beaucoup sur les questions que nous avions soulevées. Nous avions cependant cru comprendre qu’une assemblée annuelle était prévue pour l’exercice courant. 4.30 Le conseil d’administration s’est réuni le 28 août 1997. À la réunion, les membres ont approuvé pour la corporation une série de règlements administratifs établissant les pouvoirs et les responsabilités des administrateurs et des membres du bureau de direction. Nous sommes satisfaits de voir les membres du conseil prendre des mesures pour mieux définir leur rôle dans l’intendance de la corporation. Fonds excédentaires détenus par la corporation 4.31 En 1994, nous avions observé que la corporation détenait des fonds excédentaires se chiffrant à 520 000 $, somme qui, à notre avis, était supérieure au montant dont elle avait besoin pour couvrir ses dépenses liées aux débentures impayées. 4.32 Depuis 1995, les coûts estimatifs engagés par les ministères pour l’émission de débentures sont imputés à la corporation. Malgré ce changement, les bénéfices non répartis ainsi que l’encaisse et les placements à court terme de la corporation ont continué à augmenter, bien qu’à un rythme moindre. 4.33 Dans nos discussions avec le personnel du ministère, on nous a assurés que les fonds excédentaires seraient dépensés d’ici quatre ou cinq ans, au fil des activités courantes.