Contexte 8.1 Les programmes de développement de l’emploi offerts par l’entremise du ministère de la Formation et du Développement de l’emploi répondent à une gamme de besoins différents et servent une clientèle diversifiée. Ils constituent un aspect important du travail du ministère et représentent une portion considérable de ses dépenses (131 millions de dollars en 2001). Il y a cinq programmes principaux (voir la pièce 8.1), et la plupart comportent différents sous-programmes ou composantes. Le programme Aptitudes à l’emploi offre des subventions salariales aux employeurs admissibles qui sont en mesure de fournir à des personnes une expérience de travail et une formation qui les aideront à devenir aptes à l’emploi. Le Programme d’accroissement de l’emploi comprend deux composantes, soit la composante Subvention salariale, qui vise la création au Nouveau-Brunswick d’emplois permanents ou d’emplois saisonniers qui se répètent chaque année, et la composante Aide au travail indépendant, qui aide les clients à créer leur propre emploi grâce au travail indépendant. Le Programme de formation et de perfectionnement professionnel aide les clients à suivre une formation ou un programme d’enseignement qui leur permettra de retourner sur le marché du travail. Le Programme de stage d’emploi étudiant pour demain a pour but d’assurer des perspectives d’emploi aux étudiants qui ont besoin d’acquérir une expérience de travail dans le cadre de leur intégration future au marché du travail. 8.2 Les quatre composantes du Programme des services d’emploi répondent aux besoins des personnes, des employeurs et des collectivités dans leur adaptation aux conditions changeantes du marché du travail. Les Services d’aide à l’adaptation aident les employeurs et les employés à surmonter les nombreux défis auxquels les entreprises font face aujourd’hui en matière de croissance, de nouvelles technologies, de réduction des effectifs et de ressources humaines. Les Services de soutien à l’emploi et à la formation sont destinés aux personnes qui ont un handicap permanent ou de longue durée et qui ont besoin d’acquérir des compétences en demande afin d’entrer sur le marché du travail. Les Services d’aide à l’emploi favorisent l’accès des clients à des services relatifs à l’emploi par l’entremise de fournisseurs de services externes. Le Service de recherche et d’innovation sert à soutenir des projets pilotes de recherche innovateurs dont l’objet est de trouver de meilleurs moyens d’aider les gens à se préparer à un emploi, à retourner sur le marché du travail ou à conserver un emploi et à être des membres productifs de la population active. Étendue 8.3 Notre vérification a porté principalement sur la gestion des programmes pour voir comment le ministère réussit à atteindre les buts et les objectifs stratégiques économiques et relatifs à l’emploi du gouvernement provincial. L’efficacité de la gestion dépend du fonctionnement des programmes, des systèmes sur lesquels ils se fondent et de l’évaluation des résultats. 8.4 Notre travail vise les programmes de développement de l’emploi financés par des fonds provinciaux et fédéraux durant les exercices 2000-2001 et 2001-2002. Le ministère utilise deux systèmes principaux pour le fonctionnement des programmes : le Système de gestion du développement de l’emploi (SGDE) et les Prêts et subventions de perfectionnement (PSP). Notre travail sur les systèmes a surtout porté sur le SGDE, car il représente le nombre le plus élevé de programmes et un peu plus de la moitié des sommes dépensées. Les contrôles par sondages des contrats ont, quant à eux, visé les programmes les plus importants : Aptitudes à l’emploi, Accroissement de l’emploi, et Formation et perfectionnement professionnel. Nous n’avons pas examiné de contrats en vertu du Stage d’emploi étudiant pour demain. Nous avons effectué un nombre très limité de contrôles par sondages dans trois des quatre composantes des Services d’emploi : Services d’aide à l’adaptation, Services de soutien à l’emploi et à la formation et Services d’aide à l’emploi. Nous n’avons effectué aucun contrôle par sondages du Service de recherche et d’innovation des Services d’emploi. Notre travail a consisté dans des entrevues avec des membres du personnel ministériel, un examen des directives et procédures documentées et la réalisation de contrôles par sondages de contrats individuels relatifs à différents programmes. Nous avons examiné 91 contrats au total, et nous nous sommes appuyés sur les chiffres budgétaires de 2000-2001 et de 2001-2002 pour décider du nombre retenu dans chaque programme (voir la pièce 8.1). Le travail sur place et les contrôles par sondages ont eu lieu en janvier, en février et en mars 2002, et les résultats sont le reflet des conditions en vigueur à ce moment. Pièce 8.1 Programmes de développement de l’emploi 8.5 Les trois objectifs de notre vérification étaient les suivants : • évaluer la suffisance des contrôles internes du Système de gestion du développement de l’emploi visant à assurer des informations financières opportunes et fiables; • évaluer la suffisance des processus de gestion et de contrôle en rapport avec l’approbation et le versement des fonds destinés au développement de l’emploi; • déterminer si des modalités adéquates sont en place pour mesurer l’efficacité des programmes et en faire rapport. 8.6 Pour nous aider dans la réalisation de notre travail, nous avons élaboré 14 critères de vérification. 8.7 Notre chapitre est présenté suivant ces objectifs et ces critères. Les trois sections du chapitre traitent chacune d’un objectif. Nous présentons le critère dans la section appropriée ainsi que nos constatations relatives au critère. Nous précisons s’il est satisfait au critère et, le cas échéant, nous formulons des recommandations. Résumé des résultats 8.8 Bien qu’il existe des contrôles internes visant à assurer des informations financières opportunes et fiables, le ministère pourrait apporter certaines améliorations. Le ministère devrait achever sa directive sur la sécurité informatique et fournir à toutes les régions des conseils précis sur la documentation à conserver à l’appui des contrats. 8.9 Les clients éventuels sont bien informés au sujet des programmes auxquels ils peuvent être admissibles. Des critères d’admissibilité existent, mais ils ne sont pas toujours clairement documentés, et les lignes directrices relatives aux programmes sont encore à l’état d’ébauche. Néanmoins, les demandes faites en vertu des programmes semblent être traitées de manière équitable, et tous les employés embauchés en vertu des contrats que nous avons contrôlés par sondages répondaient aux profils établis pour les clients. Les demandes sont approuvées et la décision est communiquée en temps opportun, et les fonds sont versés sur la base de demandes salariales dûment approuvées. Toutefois, une fonction de vérification devrait être établie afin que puissent être vérifiées les affirmations des clients sur les demandes d’inscription et au sujet des demandes salariales. 8.10 Les programmes ne sont pas évalués à intervalles réguliers. De plus, le ministère ne fait pas rapport publiquement sur l’efficacité de ses programmes. Le rapport annuel décrit les objectifs de la Division du travail et de l’emploi, mais aucun objectif ni indicateur du rendement précis ne sont fournis pour ces objectifs. Suffisance des contrôles internes 8.11 Notre premier objectif consistait à évaluer la suffisance des contrôles internes du Système de gestion du développement de l’emploi visant à assurer des informations financières opportunes et fiables. 8.12 Le SGDE sert à soutenir la gestion de bon nombre des programmes de développement de l’emploi. Ce système permet de lire les documents en ligne, d’approuver les demandes électroniquement et d’apporter et de traiter immédiatement les modifications aux contrats. 8.13 Au cours de ce travail de vérification, nous avons constaté que le Bureau du contrôleur avait effectué un examen de la mise en œuvre du SGDE. Nous avons parlé au Bureau du contrôleur au sujet de son travail et examiné ses dossiers afin de déterminer si nous pouvions nous y fier. Nous avons été satisfaits du travail effectué et décidé que nous pouvions nous y fier sur le plan des contrôles internes visant à assurer des informations financières opportunes et fiables. Il s’ensuit qu’une bonne partie de notre travail sur les trois critères du premier objectif a consisté à examiner le travail du contrôleur. La sécurité des données est-elle assurée? 8.14 Notre premier critère est le suivant : Des contrôles clés devraient être en place pour assurer la sécurité des données saisies et traitées au moyen du Système de gestion du développement de l’emploi. 8.15 Le premier critère cherche à établir si la sécurité des données financières et des données sur les clients qui se trouvent dans le SGDE assure une information comptable exacte et fiable. Des contrôles sont nécessaires pour vérifier si les procédures de sécurité fonctionnent comme elles le devraient. Le système contient des informations de nature délicate au sujet des clients et de leurs contrats ainsi que de l’information financière qui est transférée au système financier du gouvernement. De nombreux éléments doivent être dûment documentés pour contribuer à la sécurité de cette information, notamment un programme de sensibilisation à la sécurité, un plan antisinitre, une séparation adéquate des fonctions et une directive acceptable en matière d’utilisation des ordinateurs. 8.16 À la suite de l’examen, le contrôleur a recommandé entre autres que soit mise en œuvre une directive ministérielle en matière de sécurité informatique pour traiter les points mentionnés ci-dessus. Le ministère a répondu qu’une telle directive devait être achevée au 31 décembre 2000. Lorsque nous avons demandé à voir cette directive, nous avons constaté qu’elle était encore à l’état d’ébauche. Un représentant du ministère siège à un comité comprenant des membres de la GRC, d’organismes locaux d’exécution des lois et des Services gouvernementaux de l’informatique (SGI), et on attend que le comité règle certaines questions avant de publier la directive ministérielle dans sa forme définitive. Le ministère ne veut pas communiquer une directive sur la sécurité qui n’est pas compatible avec la directive gouvernementale sur la sécurité que doivent publier les SGI. Nous admettons qu’un tel processus exige un certain temps, mais une directive est requise pour établir la responsabilité en matière de sécurité et pour souligner l’importance de procédures de sécurité appropriées. Recommandation 8.17 Nous avons recommandé que la directive sur la sécurité informatique du ministère soit achevée et finalisée le plus tôt possible. Réponse du ministère 8.18 Le ministère admet l’urgence de mettre en œuvre une directive ministérielle sur la sécurité informatique afin d’établir la responsabilité en matière de sécurité et de souligner l’importance d’une sécurité adéquate. À cette fin, nous avons élaboré une directive préliminaire dont l’achèvement nécessite l’apport des Services gouvernementaux de l’informatique (SGI) du ministère de l’Approvisionnement et des Services. Le ministère continuera à travailler en étroite collaboration avec le bureau des Services gouvernementaux de l’informatique dans le but de finaliser la directive. [Traduction.] Conclusion 8.19 Le ministère satisfait partiellement au critère. Certains contrôles sont en place pour assurer la sécurité des données saisies et traitées au moyen du Système de gestion du développement de l’emploi, mais il n’y a encore aucune directive sur la sécurité informatique pour officialiser les contrôles. La séparation des fonctions est-elle adéquate? 8.20 Notre deuxième critère est le suivant : Le système devrait avoir en place des contrôles qui assurent une séparation adéquate des fonctions parmi le personnel affecté aux programmes d’emploi. 8.21 Une séparation adéquate des fonctions est un concept fondamental des contrôles internes. En s’assurant qu’une même personne ne peut traiter tous les aspects d’une opération du début à la fin, on réduit ainsi la possibilité que cette personne s’adonne à la fraude ou dissimule des erreurs dans le cours normal de ses fonctions. 8.22 Nous n’avons constaté aucun problème à cet égard durant nos contrôles par sondages ou notre examen du travail du Bureau du contrôleur. Au cours de notre travail, nous avons observé des contrôles importants tels que la séparation entre les fonctions d’approbation et de paiement, et entre la réception et l’approbation des demandes. Nous avons noté avec plaisir que plusieurs paliers d’autorisation des contrats existent dans les bureaux régionaux; par exemple, les agents de programmes ne peuvent approuver un contrat de plus de 50 000 $ sans l’approbation du directeur régional. Au cours de nos contrôles par sondages, nous n’avons noté aucun cas où il a été passé outre à ces contrôles. Conclusion 8.23 Le ministère satisfait au critère. Des contrôles sont en place pour assurer une séparation adéquate des fonctions parmi le personnel affecté aux programmes d’emploi. Des pistes de vérification existent-elles? 8.24 Notre troisième critère est le suivant : Le système devrait avoir en place des contrôles pour assurer l’existence de pistes de vérification relativement à l’information saisie dans le système. 8.25 Les pistes de vérification constituent la preuve du lien entre les opérations et l’information financière sommaire du ministère et font en sorte qu’il existe des dossiers appropriés sur l’autorisation des contrats. Voilà qui est particulièrement important dans un système électronique, car de nombreuses opérations n’existent qu’en format électronique. 8.26 Les contrôles par sondages effectués sur des contrats individuels ont révélé des incohérences entre les régions quant au genre de documentation qui est envoyée pour être pris en images ou qui est recueillie par les différentes régions. Ainsi, certains agents envoient pour être pris en images les plans d’affaires demandés par le programme Aide au travail indépendant, tandis que d’autres ne le font pas. Toutes les régions n’envoient pas pour être pris en images les procès-verbaux des réunions de comité relatifs aux Services d’aide à l’adaptation. Étant donné ces incohérences, il n’a pas toujours été possible de suivre tous les contrats du début à la fin dans le SGDE; la piste de vérification était compromise. Recommandation 8.27 Nous avons recommandé que les directives et les procédures des différents programmes indiquent clairement la documentation qui doit être envoyée pour être prise en images en vertu de chaque programme et la documentation qui doit être conservée par les agents de programmes et les conseillers en emploi. Réponse du ministère 8.28 Le ministère reconnaît qu’il est important d’avoir en place des directives et des procédures qui indiquent clairement au personnel quelle est la documentation exigée pour chaque programme. Pour faire suite à la recommandation, la Division de l’emploi a récemment effectué et achevé un examen de son Guide de référence pour imagerie, lequel décrit les documents qui doivent être pris en images dans chaque secteur de programme. 8.29 De plus, la Division de l’emploi a instauré récemment une fonction d’assurance et de surveillance de la qualité au sein de sa Direction des programmes et services d’emploi. L’examen de contrats individuels pour vérifier si le personnel respecte les directives et les procédures établies fera partie intégrante de cette fonction. [Traduction.] Conclusion 8.30 Il est partiellement satisfait au critère. Des contrôles sont en place pour contribuer à faire en sorte qu’il existe des pistes de vérification, mais il y a place à l’amélioration. Approbation et versement des fonds 8.31 Notre deuxième objectif consistait à évaluer la suffisance des processus de gestion et de contrôle en rapport avec l’approbation et le versement des fonds destinés au développement de l’emploi. Les gens connaissent-ils l’existence des programmes? 8.32 Notre premier critère est le suivant : Il devrait y avoir en place des mécanismes adéquats pour faire en sorte que les personnes admissibles à une aide en vertu d’un programme de développement de l’emploi connaissent l’existence de ces programmes. 8.33 Le critère traite du processus de gestion qui consiste à diffuser de l’information sur les programmes aux gens qui pourraient en profiter. Les objectifs ne seront pas atteints si les clients à qui s’adressent les programmes ne savent pas qu’ils peuvent obtenir de l’aide. 8.34 Notre travail montre que les clients sont bien informés au sujet de l’existence des programmes et qu’ils peuvent se renseigner de plusieurs façons. Nous avons eu le plaisir de constater que les clients sont renseignés sur les programmes par l’entremise des conseillers en emploi, de l’Internet et de séances d’information tenues par les bureaux régionaux. Les clients y sont aussi adressés par des tiers tels que les organisations d’affaires communautaires, les chambres de commerce locales et même l’Agence de promotion économique du Canada atlantique. Conclusion 8.35 Il est satisfait au critère. Il y a en place des processus adéquats pour faire en sorte que les personnes admissibles à une aide en vertu d’un programme de développement de l’emploi connaissent l’existence des programmes. Les critères d’admissibilité sont-ils clairs? 8.36 Notre deuxième critère est le suivant : Chacun des programmes de développement de l’emploi devrait avoir des critères d’admissibilité et des modalités clairement énoncés tant pour les groupes cibles d’employeurs que d’employés. 8.37 Le critère traite de l’existence de critères d’admissibilité tant pour les employés que pour les employeurs pour chacun des programmes de développement de l’emploi. De tels critères contribuent à faire en sorte que les programmes atteignent leurs buts et leurs objectifs et assurent l’uniformité et l’équité de la prestation des programmes. 8.38 Nous avons constaté qu’il y a effectivement des critères d’admissibilité pour les exercices 2000-2001 et 2001-2002 et que ces critères sont appropriés si l’on tient compte des objectifs des différents programmes. Dans la plupart des cas, les critères n’ont pas été mis à jour pour les nouveaux programmes, mais les agents sont tenus informés des changements. L’ébauche des directives et des procédures que nous avons reçue en mars 2002 explique les critères en détail et semble raisonnable. La recommandation que nous formulons en rapport avec le prochain critère traite de l’achèvement de ces lignes directrices préliminaires. 8.39 Nous avons observé que, dans le cas d’un programme en particulier, le formulaire de demande et la lettre d’offre négligent une importante condition. Il est demandé aux employeurs de remplir une évaluation des clients en vertu du programme Aptitudes à l’emploi. Cette évaluation aurait pu servir aux conseillers en emploi pour déterminer si le client avait besoin d’autres mesures d’intervention. Cependant, la plupart des employeurs n’ont pas rempli ni retourné le formulaire tel que demandé. Comme l’un des objectifs du programme est d’offrir aux personnes sans emploi du Nouveau-Brunswick qui sont en gestion de cas l’occasion d’acquérir des compétences, le conseiller a besoin de cette évaluation pour savoir dans quels domaines d’autres compétences doivent être acquises. Il s’agit d’un document dont l’importance devrait être soulignée par écrit afin que l’employeur en soit bien conscient. Recommandation 8.40 Nous avons recommandé que la lettre d’offre ou la demande relative au programme Aptitudes à l’emploi soit modifiée afin d’y inclure une disposition précisant que l’employeur consent à retourner le formulaire d’évaluation sur le rendement du client en même temps que l’attestation de salaire. Réponse du ministère 8.41 Le formulaire d’évaluation du rendement du client et l’attestation de salaire forment maintenant un seul document. La lettre d’offre du programme Aptitudes à l’emploi a été modifiée pour y inclure une disposition précisant que l’employeur doit retourner le formulaire d’évaluation du rendement/d’attestation de salaire avant de pouvoir obtenir le dernier versement au contrat. [Traduction.] Conclusion 8.42 Il est partiellement satisfait au critère. Des critères d’admissibilité étaient en vigueur pour les exercices 2000-2001 et 2001-2002, mais pas toujours dans une forme documentée et officielle. Ni le formulaire de demande ni la lettre d’offre relatifs au programme ne traitent de la nécessité de remplir une évaluation du client en vertu du programme Aptitudes à l’emploi. Les directives et les procédures sont-elles documentées? 8.43 Notre troisième critère est le suivant : Des directives et des procédures documentées devraient exister pour guider les agents de programmes au travers des aspects clés du processus. 8.44 Le critère sert à établir s’il existe des directives et des procédures pour guider les agents au travers de processus tels que l’approbation, le paiement et la surveillance. L’importance de tels documents est d’autant plus grande lorsque les programmes changent ou que de nouveaux employés sont embauchés au ministère. 8.45 Nous avons demandé des exemplaires des directives et des procédures relatives aux différents programmes pour les exercices 2000-2001 et 2001-2002. Comme de nombreux programmes ont changé en 2000-2001, les documents pour l’exercice étaient désuets et ne tenaient pas compte des changements. Les changements dans les programmes étaient communiqués au moyen d’ateliers à l’intention des agents, et les programmes étaient exécutés avec les conseils et le soutien du bureau central. Il y a aussi lieu de noter que la structure de prestation a changé durant le même exercice, passant d’une perspective centrale à une perspective régionale. Ainsi, les bureaux régionaux pouvaient dorénavant approuver une vaste gamme de contrats, y compris les contrats relatifs au programme Aptitudes à l’emploi, et les agents avaient plus de latitude dans leurs relations avec les clients. Au même moment, le nombre de bureaux a augmenté, des sous-régions s’ajoutant aux régions existantes. 8.46 Nous avons reçu des lignes directrices préliminaires pour la plupart des programmes vers la fin de notre vérification, en mars 2002. Bien que ces lignes directrices règlent bon nombre des problèmes que nous avons découverts au cours de notre vérification, elles ont été rédigées près de deux ans après qu’on a entrepris la modification des programmes, ce qui a donné lieu à des incohérences dans l’administration des programmes dans la province. Par exemple : • En vertu du Programme de formation et de perfectionnement professionnel, les agents étaient censés obtenir aux quatre mois des examens du rendement de leurs clients auprès des écoles qu’ils fréquentaient. Certains bureaux assuraient un suivi mensuel, d’autres y voyaient au moment des principales vacances scolaires (à Noël et à Pâques, par exemple), tandis que d’autres encore demandaient aux étudiants de leur téléphoner deux ou trois fois durant la formation. • Les modalités de surveillance variaient grandement d’une région à l’autre. Deux régions avaient l’habitude de rendre visite à leurs clients du programme Accroissement de l’emploi et mis au point leurs propres formulaires pour consigner ces visites. D’autres leur rendaient visite s’ils en avaient l’occasion ou s’ils s’adonnaient à être « dans le voisinage ». Certains agents faisaient rarement des visites de surveillance. Le genre de preuves recueillies dans le cadre de la surveillance variait aussi : certains vérifiaient les dossiers de paie par rapport aux demandes salariales, d’autres se limitaient à vérifier que la personne était présente et faisait bien le genre de travail pour lequel elle avait été embauchée. Les agents trouvaient difficile de savoir quoi faire, car ils n’avaient pas de directives auxquelles se référer. Étant donné l’absence d’une fonction de vérification au ministère, ces visites de surveillance constituent une importante fonction de contrôle. • Dans de nombreux cas, les employés des bureaux régionaux ont mis par écrit leur propre version des directives s’appliquant aux différents programmes, et c’est à cette version qu’ils ont renvoyé lorsqu’on leur a demandé de quelle documentation ils disposaient en rapport avec les programmes. Recommandation 8.47 Nous avons recommandé que les lignes directrices préliminaires soient achevées le plus tôt possible et que les modifications ultérieures apportées aux programmes soient appuyées par des lignes directrices documentées au moment de leur mise en œuvre. Réponse du ministère 8.48 Les lignes directrices visant les cinq programmes d’emploi sont achevées et à la disposition du personnel de la Division de l’emploi sur le site intranet du ministère. Toute modification ultérieure aux programmes sera apportée uniquement une fois que la documentation à l’appui des modifications aura été intégrée aux lignes directrices du programme et affichée sur le site intranet. [Traduction.] Recommandation 8.49 Nous avons recommandé que les lignes directrices comprennent des directives sur la surveillance et visent des aspects comme la fréquence et le moment de la surveillance et ce que les agents devraient surveiller. La création de formulaires uniformisés assurerait une meilleure uniformité des visites de surveillance dans la province. Réponse du ministère 8.50 La Division de l’emploi est en voie d’élaborer une stratégie d’assurance et de surveillance de la qualité pour ses programmes d’emploi. Cette stratégie guidera le personnel dans la surveillance des activités liées aux contrats et contribuera à l’uniformisation et à la cohérence partout dans la province. Nous pensons mettre la première partie de cette stratégie en œuvre d’ici la fin de l’exercice en cours. [Traduction.] Conclusion 8.51 Il n’est pas satisfait au critère. Pour les exercices en question, les directives et les procédures n’étaient pas à jour, tandis que de nouvelles étaient en voie d’élaboration. Les directives ne couvraient pas la surveillance des budgets ou des contrats. Les directives traitaient toutefois des processus de demande, d’approbation et de paiement. Les critères de sélection sont-ils documentés et appliqués de manière uniforme? 8.52 Notre quatrième critère est le suivant : Une évaluation des demandes devrait être réalisée en regard des critères de sélection documentés, et seules les demandes des personnes qui répondent aux critères devraient être approuvées. 8.53 Pour faire en sorte que les programmes traitent tous les requérants de manière équitable, tous les programmes doivent avoir des critères de sélection, et tous les agents doivent évaluer les demandes selon ces critères. L’approbation ou le rejet de la demande doit se fonder sur la satisfaction des critères par les requérants. Dans toutes nos discussions avec les agents de programmes, nous avons déterminé qu’ils appliquent les critères de sélection de manière uniforme dans toutes les régions. 8.54 Dans nos contrôles par sondages, nous avons constaté que toutes les demandes sont évaluées selon les mêmes critères et que, le cas échéant, les demandes sont rejetées en fonction de ces mêmes critères. Toutefois, comme nous le notons ci-dessus, il n’existait pas toujours des directives documentées à jour auxquelles les agents pouvaient se référer. Cette situation, combinée au fait qu’un programme a modifié ses critères de sélection à mi-chemin durant l’exercice, a fait qu’il n’était pas facile de s’assurer que les critères avaient été satisfaits. Les critères relatifs au programme Accroissement de l’emploi ont été modifiés en octobre 2001, faisant que seuls les employeurs embauchant des jeunes ou des diplômés d’études postsecondaires étaient admissibles à des fonds. La modification apportée en cours d’année a été une source de frustration pour les agents et de confusion pour les employeurs. 8.55 Nous avons aussi observé que la qualité des preuves recueillies à l’appui de l’acceptation des clients au programme varie d’une région à l’autre. Dans le cadre des nouvelles lignes directrices du programme Accroissement de l’emploi, des agents demandaient un extrait de naissance pour vérifier si l’employé embauché était bien un jeune, tandis que d’autres examinaient les permis de conduire ou tenaient les renseignements consignés sur l’avis d’embauche comme exacts. Certains agents rendaient visite aux clients avant d’approuver leur demande auprès du programme, d’autres se contentaient d’un appel téléphonique. Même la qualité des fiches de référence utilisées pour le programme Aptitudes à l’emploi variait, et les fiches de référence que nous avons examinées durant nos contrôles par sondages n’étaient pas toujours remplies correctement. Par exemple, certaines fiches de référence contenaient plus de renseignements concernant le plan de carrière du client que d’autres, et quelques-unes n’indiquaient pas le nom du conseiller en emploi ou du gestionnaire de cas qui orientait la personne vers le programme. Recommandation 8.56 Nous avons recommandé que le ministère fournisse une directive d’orientation sur les preuves à considérer pour vérifier si les requérants satisfont aux critères d’admissibilité des différents programmes. Réponse du ministère 8.57 Les lignes directrices des cinq programmes d’emploi ont été finalisées et sont maintenant à la disposition de tout le personnel de la Division de l’emploi sur le site intranet du ministère. Ces lignes directrices fournissent une directive d’orientation sur les preuves à considérer pour vérifier si les requérants satisfont aux critères d’admissibilité des différents programmes. [Traduction.] 8.58 Dans le cadre du contrôle par sondages que nous avons effectué pour ce critère, nous avons examiné des demandes envoyées à différents programmes. Nous avons alors appris que les programmes n’ont pas tous un formulaire de demande. Ainsi, il n’y a pas de formulaire de demande pour la composante Services d’aide à l’adaptation du programme des Services d’emploi. L’article 4 du Règlement 89-145 de la Loi sur le développement de l’emploi précise que « Une demande d’aide financière en vertu d’un programme de développement de l’emploi doit être faite au moyen de la formule fournie par le Ministre pour ce programme. » À notre avis, cela signifie que tous les programmes sont tenus d’avoir un formulaire de demande. Les formulaires de demande sont aussi une importante source d’information au sujet des clients des programmes et des requérants. Recommandation 8.59 Nous avons recommandé que le ministère fournisse des formulaires de demande pour tous les programmes de développement de l’emploi. Réponse du ministère 8.60 Le ministère est généralement d’accord avec cette recommandation. À l’heure actuelle, tous les programmes à l’exception de deux composantes du programme des Services d’emploi, soit Services de soutien à l’emploi et à la formation et Services d’aide à l’adaptation, ont un formulaire de demande. Dans le cas des Services de soutien à l’emploi et à la formation, les requérants doivent soumettre des propositions de projet pour recevoir des fonds. Toutefois, aucun processus officiel de demande n’est en vigueur pour la composante des Services d’aide à l’adaptation. Le ministère examinera cette composante pour s’assurer qu’un processus de demande uniforme est en vigueur. [Traduction.] Conclusion 8.61 Il n’est pas satisfait au critère. D’après nos discussions avec les agents de programmes et à la lumière de notre échantillon, nous avons constaté que tous les clients sont évalués à l’aide des mêmes critères, mais il n’y a pas toujours des critères écrits auxquels se référer. Il s’ensuit que les agents ne recueillent pas tous la même qualité de preuves permettant de vérifier si les clients répondent aux critères. Les requérants sont-ils tous traités de manière équitable? 8.62 Notre cinquième critère est le suivant : Le ministère devrait avoir des directives et des procédures pour s’assurer que tous les requérants au sein des groupes cibles sont traités de manière équitable en vertu des programmes applicables et que toutes les personnes embauchées répondent effectivement aux profils de client établis dans les lignes directrices. 8.63 Il est nécessaire d’avoir des directives pour faire en sorte que tous les requérants sont traités de manière équitable et ont une chance égale de participer aux programmes. Comme le budget des programmes est limité, il faut que les participants répondent au profil de client des programmes respectifs afin que ceux-ci puissent atteindre leurs objectifs. 8.64 À la lumière des entrevues individuelles menées avec des agents de programmes et des conseillers en emploi au sujet des processus de demande auprès des différents programmes, il semble que les requérants sont tous traités de manière équitable. Tous les participants au programme Aptitudes à l’emploi y sont orientés par un conseiller et ont un plan de carrière approuvé. Pour la composante Aide au travail indépendant, les requérants doivent préparer un plan d’affaires, qui est ensuite évalué par un comité composé de membres de la collectivité et du ministère. Les requérants auprès du Programme de formation et de perfectionnement professionnel doivent démontrer qu’ils ont fait des recherches relatives à la carrière qu’ils ont choisie et qu’ils seront probablement en mesure de subvenir à leurs besoins une fois qu’ils auront suivi leur programme. Les clients sont approuvés s’ils répondent aux profils établis dans les lignes directrices. Notre contrôle par sondages de contrats individuels confirme l’information que nous avons reçue de différents membres du personnel régional. Conclusion 8.65 Il est partiellement satisfait au critère. Bien que les requérants soient traités de manière équitable en vertu des programmes et que toutes les personnes embauchées en vertu des contrats contrôlés par sondages dans notre échantillon répondent aux profils de client établis dans les lignes directrices, il n’y a pas de directives et de procédures documentées à jour. Les décisions sont-elles prises en temps opportun? 8.66 Notre sixième critère est le suivant : L’approbation ou le rejet des demandes de projet devrait être faite en temps opportun, et la décision devrait être communiquée rapidement. 8.67 Nous avons examiné les lignes directrices des programmes qu’on nous a remises pour déterminer si elles proposent des délais d’exécution. Comme les lignes directrices ne proposent aucun délai d’exécution relativement aux demandes, nous avons parlé à des agents de programmes pour avoir une idée du temps que prend habituellement le processus pour les différents programmes. Nous avons ensuite examiné des demandes et les contrats connexes ou les lettres de rejet pour vérifier les délais d’exécution mentionnés par les agents de programmes. Notre contrôle par sondages a confirmé les délais mentionnés par les agents. Pour le programme Accroissement de l’emploi, le processus peut prendre entre 1 et 14 jours. Dans le cas du programme Aptitudes à l’emploi, comme il faut apparier les besoins d’emploi de la personne avec les postes disponibles chez l’employeur, le processus peut prendre en moyenne de deux semaines à un mois. Pour les programmes Formation et perfectionnement professionnel et Aide au travail indépendant, le délai d’approbation peut varier, étant donné les renseignements exigés des clients. Une fois tous les renseignements reçus, la demande peut être approuvée assez rapidement. Les demandes auprès des Services d’emploi sont aussi approuvées en temps opportun. Recommandation 8.68 Nous avons recommandé que les directives et les procédures relatives aux programmes proposent des délais d’exécution pour le processus d’approbation. Réponse du ministère 8.69 Les lignes directrices administratives des programmes seront modifiées pour comprendre les délais d’exécution proposés pour le processus d’approbation de chaque programme. [Traduction.] Conclusion 8.70 Il est satisfait au critère. Les demandes sont approuvées et les décisions sont communiquées en temps opportun. Nous sommes d’avis que le processus pourrait être amélioré par l’ajout des délais d’approbation recommandés aux directives et aux procédures relatives aux programmes. Les demandes salariales sont-elles correctement approuvées? 8.71 Notre septième critère est le suivant : Le versement de fonds devrait avoir lieu uniquement sur la base d’une demande correctement approuvée. 8.72 Un important contrôle sur le versement de fonds est l’approbation en bonne et due forme des demandes salariales. Nous avons soumis à un contrôle par sondages un certain nombre de demandes venant de différents contrats en vertu des programmes Aptitudes à l’emploi, Accroissement de l’emploi et Formation et perfectionnement professionnel pour les exercices 2000-2001 et 2001-2002; nous n’avons constaté aucun cas où la demande salariale n’avait pas été correctement approuvée et traitée. Conclusion 8.73 Il est satisfait au critère. Les contrôles par sondages effectués montrent que les fonds sont versés sur la base de demandes salariales correctement approuvées. Y a-t-il une fonction de vérification? 8.74 Notre huitième critère est le suivant : Un régime de vérification approprié devrait exister pour vérifier les affirmations des clients tant du côté des demandes auprès des programmes que des demandes salariales. 8.75 Il est essentiel d’avoir une fonction de vérification pour promouvoir la reddition de comptes et le contrôle. Des procédés visant à vérifier les affirmations des clients sur les demandes auprès des programmes et concernant les demandes salariales peuvent contribuer à déceler les demandes fallacieuses et les erreurs. Ils peuvent aussi servir à voir s’il est satisfait à tous les critères du programme. 8.76 À notre avis, la nécessité d’une fonction de vérification est sous-entendue dans le règlement. En effet, le Règlement 89-145 de la Loi sur le développement de l’emploi précise ce qui suit : 7 Les personnes qui reçoivent de l’aide financière en vertu d’un programme de développement de l’emploi doivent a) conserver les dossiers, les livres, les comptes et les autres documents requis en vertu des règles du programme, et b) mettre ces dossiers, ces livres, ces comptes et ces autres documents à la disposition du Ministre pour leur examen. 8.77 En indiquant que la personne doit « mettre ces dossiers, ces livres, ces comptes et ces autres documents à la disposition du Ministre pour leur examen », le règlement sous-entend que le ministre effectuera un certain travail de vérification pour vérifier les affirmations des clients. 8.78 Nous avons découvert qu’il y a déjà eu une division de la vérification, dont les membres se rendaient sur le terrain pour visiter les clients. Ils vérifiaient les demandes salariales, s’assuraient que les retenues à la source avaient été remises et vérifiaient les affirmations des clients. Cette fonction a été abandonnée vers la fin de 1998, au moment de la mise en œuvre d’un nouveau système important, et elle n’a pas été rétablie. Une nouvelle fonction de vérification interne est en voie d’élaboration, mais elle portera sur la conformité interne aux lois et aux directives ministérielles concernant les paiements. Rien n’est prévu pour rendre visite aux employeurs et aux clients pour vérifier leurs affirmations tant sur les demandes auprès des programmes que concernant les demandes salariales. Le chef de la division de la vérification estime qu’il s’agit d’une fonction pour laquelle les agents de programmes sont mieux placés, puisqu’ils se trouvent déjà sur le terrain et qu’ils connaissent les clients. Certains agents de programmes effectuent ce genre de « fonction de vérification » lorsqu’ils rendent visite à un client à des fins de surveillance, mais certains se sont fait dire de ne pas faire de « vérification » au cours de ces visites. 8.79 Comme nous le notons précédemment, la surveillance qu’exercent actuellement les agents de programmes manque d’uniformité. Étant donné la taille des programmes, la participation importante de tiers, l’absence d’une fonction de vérification et le manque d’uniformité dans la surveillance, le ministère semble s’exposer à un risque inutile. Par exemple, à mesure que les employeurs apprennent qu’ils ne feront pas l’objet d’une vérification, la possibilité de fraude s’accroît. En revanche, si l’employeur sait qu’une vérification est possible, il aura plus tendance à être consciencieux dans sa tenue de livres. Recommandation 8.80 Nous avons recommandé qu’une fonction de vérification soit établie pour déceler les informations trompeuses et les erreurs dans les affirmations des clients, les demandes auprès des programmes et les demandes salariales. Des procédures appropriées devraient être en vigueur pour la communication de manière indépendante des constatations de la division de la vérification. Réponse du ministère 8.81 Le ministère admet qu’une fonction de vérification doit être établie pour déceler les informations trompeuses et les erreurs dans les affirmations des clients, les demandes auprès des programmes et les demandes salariales. À cette fin, nous avons entrepris d’établir au sein du ministère une fonction de vérification interne dont la priorité est centrée sur les programmes d’emploi. Nous avons élaboré des programmes de vérification préliminaires pour chaque secteur de programme, et nous sommes en train de mettre en œuvre le programme de vérification visant le Programme de formation et de perfectionnement professionnel. Notre intention est de poursuivre avec la mise en œuvre des autres programmes de vérification. [Traduction.] Conclusion 8.82 Il n’est pas satisfait au critère. Il n’existe pas de régime de vérification approprié permettant de vérifier les affirmations des clients sur les demandes auprès des programmes et concernant les demandes salariales. Rapport sur l’efficacité des programmes 8.83 Notre troisième objectif était de déterminer si des procédures adéquates étaient en place pour mesurer l’efficacité des programmes et en faire rapport. Des évaluations des programmes sont-elles effectuées à intervalles réguliers? 8.84 Notre premier critère pour cet objectif est le suivant : La Direction du développement de l’emploi devrait avoir des directives et des procédures pour assurer l’évaluation de ses programmes à intervalles réguliers. 8.85 Les évaluations sont essentielles pour assurer la validité continue des programmes et ils constituent une étape nécessaire dans leur gestion. Le processus d’évaluation devrait traiter de nombreuses considérations, notamment ce qui suit : • les évaluations devraient traiter de la pertinence continue des programmes; • les évaluations devraient permettre de déterminer si un programme atteint effectivement les buts et les objectifs qu’il est censé atteindre; • les évaluations devraient prendre en compte le coût d’un programme; • les évaluations devraient prendre en compte l’apport des personnes qui connaissent le mieux le programme, dont les clients et le personnel du ministère. 8.86 Au cours de notre vérification, nous avons discuté du processus d’évaluation avec la Direction de l’analyse du marché du travail du ministère. On nous a dit que le ministère est en train de mettre au point un cadre d’évaluation pour les cinq programmes de développement de l’emploi. Ce cadre sera le point de départ à l’élaboration d’une directive relative à l’évaluation des programmes. C’est un bon début, mais on a entamé une restructuration des programmes vers la fin du printemps 2000, et c’est à ce moment que les discussions ont commencé à porter sur l’évaluation des programmes nouvellement remaniés. Afin de déterminer en temps opportun si les programmes remaniés sont pertinents et répondent aux buts et aux objectifs qu’ils sont censés viser, le cadre d’évaluation aurait dû, à notre avis, être établi au moment de la mise en œuvre des programmes remaniés. Recommandation 8.87 Nous avons recommandé que les lignes directrices de l’évaluation des programmes soient achevées et mises par écrit le plus rapidement possible. Des critères d’évaluation devraient être établis lorsque des modifications aux programmes sont mises en œuvre et constituer une étape importante dans l’élaboration des modifications. Réponse du ministère 8.88 Le Conseil de gestion a récemment approuvé le cadre d’évaluation des programmes d’emploi du ministère. Ce cadre nous permet de procéder à un examen annuel des résultats des programmes et fait partie intégrante de la détermination du degré de succès des programmes d’emploi du ministère. De plus, les résultats des évaluations nous aideront à prendre des décisions stratégiques qui mèneront à des modifications ou à des remaniements de programme. [Traduction.] Conclusion 8.89 Il n’est pas satisfait au critère. Il n’y a pas de directives et de procédures officielles pour assurer une évaluation à intervalles réguliers des programmes du ministère. Est-il donné suite aux recommandations découlant des évaluations de programme? 8.90 Notre deuxième critère est le suivant : La Direction du développement de l’emploi devrait avoir en place un processus visant à ce qu’il soit donné suite aux recommandations découlant des évaluations de programme. 8.91 Afin que se poursuive leur amélioration et pour promouvoir la reddition de comptes, il faudrait que les programmes aient en place un processus pour donner suite aux recommandations résultant des évaluations de programme. Cette démarche permet aux personnes intervenant dans l’exécution des programmes de présenter leurs vues au sujet du succès d’un programme. De plus, si des faiblesses sont cernées dans un programme, les agents de programmes et les gestionnaires chargés du programme ont alors la possibilité de faire part de leur accord ou de leur désaccord. S’ils sont d’accord, ils peuvent expliquer comment ils ont l’intention de surmonter les faiblesses cernées. 8.92 Comme il est mentionné précédemment, il n’existe à l’heure actuelle aucune directive visant l’évaluation des programmes, de sorte qu’aucune évaluation n’a été effectuée récemment. Recommandation 8.93 Nous avons recommandé que les lignes directrices prévues pour l’évaluation des programmes définissent un processus visant à ce qu’il soit donné suite aux recommandations découlant des évaluations de programme. Réponse du ministère 8.94 Le ministère définira un processus pour donner suite aux recommandations découlant des évaluations de programme. [Traduction.] Conclusion 8.95 Il n’est pas satisfait au critère. Le ministère fait-il rapport publiquement sur l’efficacité des programmes? 8.96 Notre troisième critère est le suivant : Les rapports externes sur les programmes de développement de l’emploi devraient être conformes à la directive sur les rapports annuels du gouvernement provincial. 8.97 Notre bureau considère les rapports annuels des ministères comme un outil de reddition de comptes majeur des ministères depuis 1989. À cette époque, nous avions relevé plusieurs faiblesses graves dans les rapports annuels qui étaient préparés. Plusieurs recommandations d’amélioration ont été formulées et, en 1994, une directive sur les rapports annuels a été publiée. Les exigences de la directive sur les rapports annuels sont claires. L’article 4 de la directive précise ce qui suit : Le rapport annuel vise avant tout à permettre aux ministères et aux organismes gouvernementaux de rendre compte de leurs activités à l’Assemblée législative et à la population en général. Il est l’élément clé qui permet d’évaluer les résultats obtenus par un ministère ou un organisme gouvernemental, par rapport à ses objectifs et à ses plans d’action. 8.98 Nous avons examiné le rapport annuel de 2000-2001 du ministère de la Formation et du Développement de l’emploi pour voir s’il respecte la directive sur les rapports annuels. Les exigences sur lesquelles nous nous sommes penchés figurent à l’article 5 de la directive : a) le rapport annuel doit exposer clairement les objectifs généraux et spécifiques ainsi que leurs indicateurs de rendement; b) le rapport doit préciser dans quelle mesure les programmes existants demeurent pertinents; c) le rapport doit montrer dans quelle mesure l’organisation réussit à réaliser ses plans; d) le rapport doit rendre compte de l’accueil que le groupe cible a réservé aux programmes; e) le rapport annuel doit comporter des tableaux exposant l’information financière relative aux réalisations et au budget, de même qu’un texte expliquant les écarts et autres données ayant trait aux résultats financiers. Exigence 1 : Exposer clairement les objectifs généraux et spécifiques ainsi que les indicateurs de rendement. 8.99 Le rapport annuel de 2000-2001 décrit effectivement les objectifs globaux de la Division du travail et de l’emploi, mais il n’y a pas d’objectifs spécifiques ni indicateurs du rendement liés à ces objectifs. Les programmes d’emploi individuels y sont décrits, mais, encore une fois, aucun objectif général, objectif spécifique ni indicateur de rendement n’est fourni. Exigence 2 : Pertinence continue des programmes 8.100 La pertinence continue des programmes est évidente; en effet, ils ont été remaniés pour mieux répondre au nouvel accent placé sur les besoins individuels des clients et l’emploi durable à long terme. 8.101 Voici une citation de l’ouvrage Reddition de comptes, rapports sur la performance et vérification intégrée - Une vue d'ensemble (FCVI, 1996) qui offre une perspective intéressante sur la pertinence. [La pertinence] porte sur la mesure dans laquelle un programme […] est toujours nécessaire au regard des problèmes ou conditions auxquels il est censé répondre. Normalement, cette question serait abordée durant la préparation d’une déclaration de la direction portant sur un programme [ou ] une activité […] important. La réponse à cette question pourrait conduire à la confirmation, la modification ou l’élimination de ce programme, activité ou champ d’activité. 8.102 À notre avis, la question de savoir si un programme « est toujours nécessaire au regard des problèmes ou conditions auxquels il est censé répondre » devrait être traitée dans les évaluations des programmes, et un compte rendu approprié de ces évaluations devrait figurer dans le rapport annuel. Exigence 3 : Les buts sont-ils atteints? 8.103 Le rapport précise le nombre de personnes qui ont reçu de l’aide en vertu de chaque programme, mais ces statistiques ne sont pas liées aux objectifs de la direction ni des programmes. Sans indicateurs du rendement, il n’y aucun moyen défini de déterminer si les buts des programmes ou de la direction sont atteints. Exigence 4 : Accueil réservé aux programmes par les groupes de clients. Exigence 5 : Analyse des écarts 8.104 Il n’est fait aucune mention de l’accueil que les groupes de clients ont réservé aux programmes. 8.105 L’information financière relative aux réalisations et au budget est présentée sous forme résumée, mais le texte expliquant les principaux écarts est, au mieux, superficiel. Nous notons toutefois que l’information financière résumée est plus détaillée que ce qu’exige la directive sur les rapports annuels. De l’information sur les dépenses de chacun des cinq programmes et sous-programmes d’emploi est fournie. Recommandation 8.106 Nous avons recommandé que le ministère examine son rapport annuel relativement à la directive sur les rapports annuels, qu’il détermine les secteurs où des améliorations sont encore possibles et qu’il veille à apporter les améliorations déterminées. Réponse du ministère 8.107 Le ministère est déterminé à répondre aux exigences de la directive sur les rapports annuels du gouvernement du Nouveau-Brunswick. Il examinera donc la structure et le contenu du rapport actuel et apportera des améliorations là où il le peut. [Traduction.] Conclusion 8.108 Il est partiellement satisfait au critère. La communication de l’information sur les programmes de développement de l’emploi est partiellement conforme à la directive sur les rapports annuels du gouvernement du Nouveau-Brunswick, mais il y a place à l’amélioration, ce qui devrait être fait.