Contexte 11.1 L’Assemblée législative approuve le budget qui établit les plans financiers du gouvernement. Les fonctions confiées à notre bureau exigent que nous vérifiions les résultats réels de ces plans et que nous fassions rapport de nos constatations à l’Assemblée législative. 11.2 Notre travail de vérification englobe des opérations financières dans tous les ministères. Nous vérifions en outre les régimes de retraite et d’autres fonds en fiducie, y compris le Fonds de stabilisation financière. 11.3 Nous vérifions également les sociétés de la Couronne, les conseils, les commissions et autres organismes énumérés ci-dessous. D’ici la publication du présent rapport, nous aurons émis les états financiers vérifiés de tous les organismes mentionnés pour l’exercice à l’étude. 11.4 Organismes compris dans les comptes publics : • Algonquin Golf Limited • Algonquin Properties Limited • Commission de l’assurance-récolte du Nouveau-Brunswick • Commission des loteries du Nouveau-Brunswick • Conseil consultatif sur la condition de la femme • Conseil de la jeunesse du Nouveau-Brunswick • Conseil de la recherche et de la productivité du Nouveau-Brunswick • Conseil du Premier ministre sur la condition des personnes handicapées • Corporation de financement des municipalités du Nouveau-Brunswick • Fondation des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick • Gestion provinciale Ltée • NB Agriexport Inc. • Société de développement régional • Société de développement régional - organisme de service spécial • Société d’assurance-dépôts des caisses populaires du Nouveau-Brunswick • Société de Kings Landing • Société de voirie du Nouveau-Brunswick 11.5 Autres organismes : • Aide juridique du Nouveau-Brunswick • Le Centre communautaire Sainte-Anne Étendue 11.6 Pour nous former une opinion sur les états financiers de la province, nous effectuons un travail de vérification sur les principaux programmes et activités des ministères. Nous vérifions en outre les principaux postes de recettes et un échantillon de dépenses prélevées parmi tous les ministères. Enfin, nous vérifions les contrôles entourant les systèmes centralisés. 11.7 Nous adoptons une approche similaire en ce qui a trait à notre travail de vérification des régimes de retraite de la province. Nous cherchons ainsi à nous former une opinion sur les états financiers de chaque régime. 11.8 Étant donné que les objectifs de ce genre de travail de vérification sont restreints, il se peut qu’il ne permette pas de repérer les questions qui pourraient être mises au jour au cours d’examens plus exhaustifs ou particuliers. Cependant, il révèle souvent des insuffisances ou des domaines d’intérêt que nous pouvons choisir d’approfondir au cours de notre travail de vérification de plus large portée. 11.9 Nous avons l’habitude de faire rapport de nos constatations aux hauts fonctionnaires des ministères visés et de leur demander de réagir. Si certaines de ces constatations ne sont pas comprises dans le présent rapport, c’est que nous considérons qu’elles ne sont pas suffisamment importantes pour les porter à l’attention de l’Assemblée législative. 11.10 Notre travail dans les organismes de la Couronne sert habituellement à nous permettre de nous former une opinion sur leurs états financiers. Au cours de notre travail, il se peut que nous notions des erreurs dans les documents comptables ou des faiblesses dans les contrôles comptables. Nous portons ces questions à l’attention de l’organisme en formulant des recommandations d’amélioration. 11.11 Le présent chapitre de notre rapport résume les questions ayant trait aux ministères et aux organismes de la Couronne que nous considérons comme importantes pour les députés de l’Assemblée législative. 11.12 Notre examen des questions traitées dans le présent chapitre de notre rapport est conforme aux normes de vérification généralement reconnues, y compris les contrôles par sondages et autres procédés que nous avons jugé nécessaires dans les circonstances. Les questions dont il est fait rapport ne devraient pas servir à tirer des conclusions quant à la conformité ou à la non-conformité des questions dont il n’est pas fait rapport. Comptes débiteurs Contexte 11.13 La plupart des gouvernements insistent plus sur le contrôle des dépenses que sur la perception des recettes. À quelques exceptions près, les ministères provinciaux n’ont pas le pouvoir de dépenser les recettes qu’ils perçoivent. Il s’ensuit que, souvent, les ministères ne sont pas motivés financièrement à consacrer du temps et des efforts au domaine des comptes débiteurs en vue de maximiser les activités de recouvrement. 11.14 Un examen par notre bureau du processus de recouvrement des comptes débiteurs nous a assurés dans une certaine mesure de la validité et de la capacité de recouvrement des comptes débiteurs dans les états financiers de la province. 11.15 Ce sont les raisons pour lesquelles nous avons examiné la gestion des comptes débiteurs dans trois ministères. Nous avons examiné les directives administratives du gouvernement provincial et estimons qu’elles forment un cadre efficace dont les ministères peuvent se servir pour établir leurs directives en matière de recouvrement. 11.16 Notre vérification visait à déterminer si le processus de recouvrement global des ministères est conforme à la directive gouvernementale. 11.17 Nous nous attendions à ce que les ministères aient des systèmes documentés de recouvrement des comptes débiteurs et que ces systèmes soient conformes aux directives du manuel d’administration. Cela signifierait au minimum que : les procédures de recouvrement sont uniformisées (documentées pour chaque genre de compte débiteur); une analyse chronologique des comptes en souffrance est effectuée régulièrement et les comptes en défaut font l’objet de mesures; un mécanisme existe pour évaluer le rendement de la fonction de recouvrement; de l’information est connue sur les coûts de recouvrement. Entreprises Nouveau-Brunswick 11.18 Le total des comptes débiteurs au ministère au 31 mars 2002 excédait 277 millions de dollars. La majorité des comptes débiteurs du ministère est constituée de prêts non remboursés consentis dans les secteurs du développement économique, des pêches et de l’agriculture. La surveillance et le recouvrement des comptes débiteurs ont besoin d’améliorations 11.19 Le recouvrement des comptes débiteurs n’a pas reçu beaucoup d’attention au ministère, et les comptes débiteurs ne sont pas toujours recouvrés en temps opportun. Des procédures de suivi adéquates sont nécessaires pour assurer un recouvrement plus rapide. La directive gouvernementale exige que toute modification dans les modalités de paiement soit faite et approuvée par écrit avant la date d’échéance. 11.20 La directive gouvernementale exige aussi des procédures de suivi adéquates pour veiller à ce que les remboursements soient effectués à temps. Nous avons noté un cas où une entreprise avait des intérêts échus sur trois prêts s’élevant à 2 798 623 $. Un des prêts devait faire l’objet de remboursements mensuels de 75 000 $, mais l’entreprise n’avait fait aucun paiement sur ce compte depuis plus de 16 mois. L’entreprise semblait viable et faire des profits. Lorsqu’un agent a communiqué avec elle, l’entreprise a versé 2 859 084 $. 11.21 Un certain nombre de dossiers ne contenait aucune information récente. Dans un cas, une entreprise avait fourni les états financiers de 1997 en 1999, puis rien par la suite. 11.22 Plus de 85 % des comptes débiteurs avaient plus de 90 jours, y compris plusieurs qui avaient dépassé un an. Recommandation 11.23 Nous avons recommandé que le ministère établisse et documente un mécanisme de surveillance et de recouvrement des comptes débiteurs en souffrance. Des procédures de suivi adéquates devraient être adoptées pour veiller à ce que tous les paiements soient versés à temps et que les montants soient exacts. Les rapports à la haute direction ont besoin d’améliorations 11.24 Aucun rapport particulier n’est produit pour renseigner la direction sur les comptes en souffrance ou en défaut. Le seul rapport utilisé est le rapport des comptes débiteurs classés chronologiquement, qui est insuffisant aux fins de gestion et inexact dans certains cas. Des rapports d’anomalies contribueraient à améliorer la gestion des comptes débiteurs. Ces rapports devraient fournir de l’information permettant de surveiller l’état des comptes qui font problème, de susciter des efforts de recouvrement, de repérer les problèmes potentiels et de favoriser la prise de mesures correctrices opportunes. Recommandation 11.25 Nous avons recommandé qu’un mécanisme de rapport des comptes en souffrance soit mis au point. Des rapports sur les comptes débiteurs devraient être produits régulièrement et distribués aux membres de la haute direction aux fins d’examen et de commentaire. La liste chronologique des comptes débiteurs est inexacte 11.26 La liste chronologique des comptes débiteurs n’est pas à jour en ce qui concerne les modifications apportées aux ententes. Par exemple, une entreprise ayant un solde impayé inscrite sur la liste des comptes débiteurs a conclu une nouvelle entente. Le système des comptes débiteurs n’a pas été mis à jour, ce qui a donné lieu à un montant inexact au compte débiteur pendant plusieurs mois. 11.27 De plus, la liste affichait des intérêts capitalisés à titre d’arriérés, ce qui est incorrect. Ces intérêts sont dus uniquement à l’échéance du prêt. Recommandation 11.28 Nous avons recommandé que le ministère veille à l’élaboration de procédures visant à fournir de l’information en temps oppxortun afin que les dossiers des clients puissent être mis à jour. Cette démarche devrait faire en sorte que le rapport chronologique des comptes débiteurs est exact. Comptes débiteurs en souffrance 11.29 Nous avons noté des cas où les clients avaient un solde de compte débiteur impayé depuis plus de 120 jours. Certains de ces comptes représentent des frais de gestion pour des garanties. Une fois qu’une garantie est consentie, l’entreprise n’est pas motivée à payer les frais de gestion courants ou passés. De nouvelles garanties sont consenties sans que les frais de gestion déjà accumulés soient payés. La directive gouvernementale précise que les arriérés doivent être remboursés avant que des fonds puissent être avancés. Le recouvrement des frais de gestion au moment de consentir la garantie contribuerait à atténuer le problème. Recommandation 11.30 Nous avons recommandé que le recouvrement des frais et le suivi des soldes impayés soient effectués en priorité. Dans chaque cas, on devrait décider si les fonds en souffrance devraient être perçus avant d’accorder ou de prolonger des stimulants économiques. La documentation versée aux dossiers a besoin d’améliorations 11.31 Les dossiers des clients ne sont pas toujours complets. Un dossier montrait notamment que le client versait des paiements qui différaient des modalités de l’entente. Toutefois, rien n’indiquait qu’une nouvelle entente avait été conclue. Certains dossiers ne contiennent aucun renseignement à jour montrant que des contacts ont eu lieu récemment. Recommandation 11.32 Nous avons recommandé que tous les dossiers soient régulièrement mis à jour et que l’état des clients soit revu, même si aucune mesure n’a été prise. Tous les dossiers devraient contenir des ententes à jour. La radiation des vieux comptes débiteurs prend trop de temps 11.33 Certains comptes débiteurs remontent à plusieurs années et doivent faire l’objet d’une enquête pour déterminer s’il est nécessaire de les radier. Les créances irrécouvrables devraient être radiées. Recommandation 11.34 Nous avons recommandé que les vieux comptes débiteurs dont les soldes sont jugés irrécouvrables soient promptement radiés. Réponse du ministère 11.35 Le ministère a fourni la réponse qui suit à nos observations et recommandations : Avant votre examen, nous avions repéré des faiblesses dans le rapport, la surveillance et le recouvrement des comptes débiteurs du ministère et nous avions entamé des activités pour y remédier. Après avoir terminé l’évaluation du logiciel Nortridge Loan, nous avons entrepris sa mise en œuvre et établi le 1er septembre 2002 comme date cible de mise en service. Nous croyons que cette nouvelle application s’avérera un outil utile et nous donnera accès à de l’information qui nous permettra de mieux surveiller nos comptes débiteurs. L’application Nortridge Loan améliorera sensiblement les rapports remis à la haute direction. À l’heure actuelle, la direction reçoit une liste chronologique trimestrielle de tous les comptes débiteurs. Ces rapports seront fournis chaque mois, en plus d’un rapport sur les comptes en souffrance par agent de prêts. L’information sera présentée sous une forme plus maniable et plus rapidement, faisant en sorte que les problèmes sont traités, des mesures correctrices sont prises et l’exactitude de l’information est assurée. Les agents seront tenus d’examiner leurs comptes chaque mois et de faire rapport sur l’état de chacun et sur les mesures prises. Une directive sur le recouvrement, qui est en voie d’élaboration, fournira des lignes directrices sur la surveillance et le recouvrement des comptes débiteurs en souffrance. À l’heure actuelle, des factures portant les montants dus à la province sont envoyées chaque mois, et des rappels sont envoyés régulièrement pour les comptes en souffrance. Nous sommes en train de mettre au point une directive qui établira un processus rigoureux pour le suivi des comptes en souffrance depuis 60 jours, depuis 90 jours et depuis plus de 120 jours. La directive assurera une communication plus efficace avec la haute direction et avec les clients, elle obligera le personnel à prendre des mesures au sujet des comptes en retard et elle prévoira la radiation plus rapide des comptes débiteurs dont le solde est jugé irrécouvrable. Nous avons l’intention de présenter la directive proposée au Conseil de gestion avant le 31 décembre 2002. En vue de la mise en œuvre de l’application Nortridge Loan, un examen général des comptes de prêts en souffrance a été réalisé. Les comptes font l’objet d’une enquête, et une liste de créances à radier est en train d’être dressée. Le ministère a intensifié l’accent mis sur la surveillance des comptes de prêts. Nous insistons sur la réalisation d’un examen annuel de tous les comptes de prêts par les agents de prêts pour vérifier si les modalités des ententes de prêts sont respectées et si le client fournit la documentation exigée. La surveillance est une responsabilité principale des agents de prêts; cette responsabilité est comprise dans le plan de travail de chaque agent, plan sur lequel se fonde l’évaluation de leur rendement. [Traduction.] Ministère des Finances 11.36 À ce ministère, nous avons concentré nos efforts sur les comptes débiteurs d’impôt foncier, qui s’élevaient à 579,5 millions de dollars au 31 mars 2002. De ce montant, 102 millions représentaient des arriérés remontant à 2001 ou avant; le reste, soit 477,5 millions, comprenait les impôts à percevoir au 1er mars 2002. La surveillance et le recouvrement des comptes débiteurs pourraient être améliorées 11.37 Le recouvrement des comptes débiteurs d’impôt foncier n’a pas toujours été le principal centre d’intérêt des activités de recouvrement du ministère. Au cours d’exercices antérieurs, les efforts ont porté sur d’autres comptes débiteurs, dont les comptes de taxe de vente. La situation a changé, et le ministère a deux fois plus d’employés qui se consacrent au recouvrement des comptes débiteurs d’impôt foncier qu’il y a deux ans. Ce personnel additionnel devrait contribuer à la réduction du nombre de comptes en souffrance. 11.38 Les comptes débiteurs d’impôt foncier ne sont pas toujours perçus en temps opportun, comme le montre le nombre élevé de comptes (39 000) qui ont un arriéré d’un an ou plus. Parmi les 39 000 comptes, 15 000 ont un arriéré de trois ans ou plus. 11.39 Des procédures de suivi adéquates sont nécessaires pour assurer un paiement rapide des comptes. Il s’agit notamment d’assurer un suivi dans les cas où des paiements manquent ou s’il y a des écarts par rapport à l’entente conclue avec le ministère pour le remboursement des impôts dus. 11.40 Nous avons examiné 24 comptes d’impôt foncier pour voir ce que l’activité de recouvrement documentée au dossier montrait au sujet de la surveillance et du recouvrement des comptes impayés. Bon nombre des biens fonciers visés étaient compris dans des catégories de comptes (organisations à but non lucratif et parcs) qui sont à l’étude par le ministère. C’est la raison pour laquelle aucun contact récent n’a eu lieu. D’autres n’avaient rien au dossier concernant de récents contacts pour différentes raisons. 11.41 Dans un cas, le contribuable devait de l’impôt foncier, de la taxe sur le carburant et de la taxe de vente. L’entente conclue prévoyait que des paiements mensuels seraient versés, l’impôt foncier serait payé à temps et un montant forfaitaire serait versé pour couvrir l’arriéré à la fin de l’entente en octobre 2001. Or, le contribuable n’a pas payé l’impôt foncier à temps ni versé de paiement forfaitaire. En juin 2002, rien au dossier n’indiquait que d’autres mesures avaient été prises pour recouvrer la créance ni qu’une nouvelle entente avait été conclue au sujet des sommes impayées. La directive du ministère sur le recouvrement des comptes débiteurs précise que, si un contribuable ne fait pas les paiements prévus dans l’entente et que l’agent de recouvrement ne réussit pas à obtenir les paiements requis, le compte doit être envoyé au personnel du ministère pour qu’il entame des mesures en vue de la vente pour non-paiement d’impôt, ce qui n’a pas été fait dans ce cas. Recommandation 11.42 Le ministère devrait mettre en œuvre des procédures de suivi adéquates pour veiller à ce que les sommes dues soient remboursées à temps et conformément aux modalités de l’entente. Réponse du ministère 11.43 Le ministère a reconnu la nécessité d’automatiser la surveillance des arrangements de paiement pour s’assurer que les arrangements sont respectés. Comme il a été signalé durant la vérification, le ministère avait réalisé des progrès importants dans l’amélioration de son système de suivi des arrangements de paiement. Les changements requis au système ont été apportés et mis à l’essai. Nous sommes maintenant en train de convertir les arrangements actuels de façon à ce qu’ils répondent aux normes du système amélioré et, une fois la conversion achevée, tous les arrangements relatifs aux impôts fonciers seront surveillés sur une base mensuelle. Les paiements attendus seront automatiquement appariés à un dossier des paiements reçus, et des rapports d’anomalies seront produits et examinés par le personnel approprié. Nous prévoyons que cette surveillance automatisée sera pleinement opérationnelle avant la fin de l’année. [Traduction.] Choix du moment pour communiquer avec les clients 11.44 Il peut être justifié de communiquer plus rapidement avec certains clients ayant des arriérés qu’avec d’autres. Il peut s’agir par exemple d’une entreprise ayant des biens fonciers non résidentiels ou commerciaux qui pourrait faire faillite. Il vaut peut-être la peine d’examiner les comptes plus risqués et d’intensifier les activités de recouvrement plus tôt. Recommandation 11.45 Le ministère devrait revoir ses directives concernant le moment de communiquer avec les clients. Il peut être approprié de communiquer avec certains clients plus rapidement qu’avec d’autres. Réponse du ministère 11.46 Le ministère est en train de mettre à jour ses procédures de recouvrement en insistant davantage sur l’âge, la valeur pécuniaire et le solde dû en rapport avec la valeur imposable. De plus, le ministère a engagé récemment un quatrième agent de recouvrement dont la principale fonction est de s’occuper des comptes débiteurs d’organisations à but non lucratif et des comptes dont la valeur pécuniaire est élevée. [Traduction.] La documentation versée au dossier a besoin d’améliorations 11.47 Les dossiers d’impôt foncier ont une documentation insuffisante. Rien n’indique dans les dossiers pourquoi certains biens fonciers font l’objet d’une vente pour non-paiement d’impôt et d’autres, non. De plus, aucune information au dossier ne fournit les raisons pour lesquelles les décisions ont été prises. Par exemple, dans un cas que nous avons examiné, la première mesure consignée est l’envoi d’une lettre de recouvrement et l’obtention de données en vue d’une vente pour non-paiement d’impôt. Comme il s’agit d’une des dernières mesures prises dans le processus de recouvrement, nous nous attendions à voir d’autres informations au dossier au sujet de contacts antérieurs. 11.48 Par ailleurs, rien dans les dossiers de taxe à la consommation ne montre que les procédures de recouvrement sont appliquées de manière équitable et uniforme. On ne sait pas comment les décisions ont été prises au sujet des montants faisant l’objet d’une remise, des modalités de paiement ou de l’annulation des intérêts et des pénalités. Si un client a conclu une entente pour une remise ou une réduction des sommes dues, le dossier devrait être mis à jour et contenir de l’information qui justifie l’entente ou la remise. Recommandations 11.49 Tous les dossiers devraient être mis à jour au fur et à mesure de leur examen. Les dossiers devraient contenir toutes les ententes de même que des documents qui justifient les ententes. 11.50 La justification et la documentation concernant les réductions et les remises d’intérêts et de pénalités devraient être versées au dossier. Réponse du ministère 11.51 Le ministère convient que toutes les ententes conclues devraient figurer au dossier, y compris les pièces justificatives, et êtres mises à jour après chaque examen, car c’est effectivement notre politique. Nous admettons que des améliorations sont possibles concernant l’information versée au dossier pour expliquer les décisions qui comportent la remise des pénalités et des intérêts. En conséquence, nous sommes d’accord avec la recommandation. [Traduction.] La radiation des vieux comptes débiteurs prend trop de temps 11.52 Les comptes débiteurs dont le solde est irrécouvrable devraient être radiés. Nous avons trouvé dans les livres plusieurs créances qui semblent irrécouvrables. Recommandation 11.53 Les comptes débiteurs dont le solde est jugé irrécouvrable devraient être radiés Réponse du ministère 11.54 Le ministère est d’accord avec la recommandation, et des mesures ont déjà été prises pour mettre fin aux remises et aux radiations en instance. Le ministère présentera plus rapidement les futures demandes d’approbation de radiation. [Traduction.] Comptes débiteurs en défaut d’organisations à but non lucratif 11.55 Les directives du ministère sur le recouvrement ne sont pas suivies en ce qui concerne les comptes d’organisations à but non lucratif. La directive sur le recouvrement précise que, si un arrangement de paiement satisfaisant ne peut être conclu, le compte doit être transféré à la section qui s’occupe des ventes pour non-paiement d’impôt. 11.56 En 1997, une décision du Conseil de gestion a permis aux organisations à but non lucratif de rembourser l’impôt foncier en souffrance sans avoir à payer les intérêts connexes. Cette décision visait tous les arriérés accumulés avant l’année fiscale 1998. La décision permettait aussi au ministère des Finances de conclure des arrangements raisonnables de remboursement à long terme avec les organisations à but non lucratif. De plus, la loi a été modifiée, et les taux payés par les organisations à but non lucratif ont été abaissés à partir de 1998. Nous avons été satisfaits de voir le Conseil de gestion prendre une telle initiative pour tenter de régler la situation. Cependant, nous avons constaté qu’un certain nombre d’organisations à but non lucratif n’ont pas profité de cette occasion. 11.57 Les organisations à but non lucratif représentent environ 39 millions de dollars ou 38 % du total des comptes débiteurs d’impôt foncier. De ce montant, 6,6 millions représentent le prélèvement d’impôt, et 32,4 millions, les pénalités accumulées. Sur les 32,4 millions en pénalités accumulées, la somme de 32,3 millions peut, sur approbation du Conseil de gestion, être annulée sur paiement de l’impôt connexe. Bien que de nombreuses organisations à but non lucratif aient fait des versements réguliers, ce n’est pas le cas pour d’autres, qui espèrent ou veulent un traitement particulier. Aucun contact n’a eu lieu depuis des années avec certaines organisations à but non lucratif. Le ministère des Finances se penche encore une fois sur la situation. Recommandation 11.58 Le ministère devrait décider d’une marche à suivre pour traiter ces contribuables contrevenants. Réponse du ministère 11.59 Le ministère a l’intention de présenter sous peu, aux fins de considération par le gouvernement, une autre proposition visant à régler ces comptes. [Traduction.] Établissement et atteinte d’objectifs Objectif relatif à l’impôt foncier 11.60 Le ministère gère la perception d’un nombre important de comptes débiteurs. En juin 2002, 39 124 comptes débiteurs avaient un solde en souffrance depuis plus de 12 mois. En incluant les organisations à but non lucratif, la valeur totale de ces vieux comptes débiteurs atteignait 82,5 millions de dollars. Le nombre élevé de comptes encore en souffrance nous préoccupe, et nous nous demandions comment la province se compare avec d’autres administrations (provinces, municipalités, etc.) à cet égard. Bien que nous n’ayons pas nous-mêmes établi de comparaisons, nous pensons que ce genre d’information peut être obtenu d’autres administrations. Des données comparatives seraient utiles au ministère pour évaluer son propre rendement et établir des objectifs d’amélioration. Objectifs pour le personnel 11.61 Le personnel et la direction devraient être tenus responsables de la surveillance et de la perception de tous les comptes débiteurs. Pour mieux évaluer leur rendement, le ministère devrait avoir des objectifs et des cibles de rendement à l’égard desquels évaluer leurs efforts. Ces objectifs et ces cibles devraient faire partie de l’évaluation annuelle du rendement du personnel. Rapport annuel 11.62 À l’heure actuelle, peu d’information est présentée dans le rapport annuel au sujet des comptes débiteurs, des recouvrements et des mesures de rendement relatives aux recouvrements. La présentation d’une information financière plus détaillée dans le rapport fournirait des renseignements utiles sur le rendement du ministère. Recommandations 11.63 Le ministère devrait fixer, pour le recouvrement des comptes débiteurs, des niveaux cibles fondés sur les expériences de recouvrement les plus efficaces d’autres administrations et viser à atteindre ou à dépasser ces niveaux. 11.64 Le ministère devrait déterminer des mesures de rendement appropriées pour le personnel et fixer des objectifs précis et mesurables concernant ses programmes de recouvrement des taxes et impôts impayés. Il devrait aussi surveiller le rendement par rapport à ces objectifs. 11.65 Les rapports publics devraient comprendre de l’information financière et des mesures du rendement relativement à la fonction de recouvrement. Le ministère pourrait fournir, dans le cadre de l’information redditionnelle qu’il remet à l’Assemblée législative, des comparaisons d’un exercice à l’autre sur les points suivants : • le nombre et la valeur pécuniaire des comptes de taxes et d’impôts en souffrance pour l’exercice; • les sommes recouvrées et les sommes radiées; • la rapidité des activités de recouvrement; • les coûts des programmes de recouvrement des impôts et taxes en souffrance; • le solde des comptes en souffrance en fin d’exercice. Réponse du ministère 11.66 Bien que le Nouveau-Brunswick soit quelque peu unique, puisque le domaine de l’impôt foncier est partagé avec les municipalités et que le gouvernement provincial s’occupe de la fonction de perception, nous convenons que de l’information sur les pratiques de recouvrement qui réussissent ailleurs nous aiderait à administrer ce volet. Des recherches seront donc entreprises pour déterminer quelles administrations connaissent un taux de succès élevé dans leurs activités de recouvrement. 11.67 Le ministère est en train de fixer des objectifs à court et à long terme visant la perception des comptes débiteurs. Ces mesures du rendement s’appliqueront aussi aux membres du personnel de recouvrement, et le rendement sera suivi en rapport avec ces objectifs. Des stratégies ont été élaborées et mises en œuvre pour en arriver à mettre tous les comptes à jour. 11.68 Le ministère envisagera de fournir une information plus détaillée sur les activités de recouvrement dans les rapports annuels remis à l’Assemblée législative. [Traduction.] Ministère de la Justice 11.69 Le total des comptes débiteurs au ministère au 31 mars 2002 excédait 20 millions de dollars. De cette somme, les amendes impayées imposées par la cour représentent plus de 12 millions, et les taxes sur les primes d’assurance représentent 7 millions. Les rapports à la haute direction ont besoin d’améliorations 11.70 Aucun rapport particulier n’est produit pour renseigner la direction sur les comptes en souffrance ou en défaut. Le seul rapport utilisé est le rapport des comptes débiteurs classés chronologiquement, qui est insuffisant aux fins de gestion et inexact dans certains cas. Des rapports d’anomalies contribueraient à améliorer la gestion des comptes débiteurs. Ces rapports devraient fournir de l’information permettant de surveiller l’état des comptes qui font problème, de susciter des efforts de recouvrement, de repérer les problèmes potentiels et de favoriser la prise de mesures correctrices opportunes. Recommandation 11.71 Nous avons recommandé qu’un mécanisme de rapport des comptes en souffrance soit mis au point. Des rapports sur les comptes débiteurs devraient être produits régulièrement et distribués aux membres de la haute direction aux fins d’examen et de commentaire. Réponse du ministère 11.72 Le ministère mettra au point un rapport des comptes débiteurs classés chronologiquement d’ici le 30 septembre 2003. Par la suite, le rapport des comptes débiteurs classés chronologiquement sera produit chaque mois. Une analyse des comptes débiteurs classés chronologiquement sera régulièrement fournie à la haute direction. [Traduction.] La surveillance et le recouvrement des comptes débiteurs ont besoin d’améliorations 11.73 Le recouvrement des comptes débiteurs n’est pas une priorité au ministère. Aucune personne en particulier n’est chargée de la perception des amendes imposées par la cour ni n’a reçu une formation à cet égard. La procédure actuelle est d’obtenir un mandat lorsqu’une amende est en souffrance. Cette procédure ne suffit pas pour le recouvrement des comptes débiteurs, car aucune mesure n’est prise tant que la personne ne se retrouve pas de nouveau dans le système de justice. 11.74 Le personnel et la direction devraient être tenus responsables de la surveillance et de la perception des comptes débiteurs. Pour mieux évaluer leur rendement, le ministère devrait établir des cibles et des indicateurs de rendement. 11.75 Des comptes débiteurs d’une valeur de 4,6 millions de dollars remontant à avant octobre 1999 sont en souffrance. Certains comptes remontent à aussi loin que 1982. Le personnel a déclaré que l’information sur les comptes débiteurs antérieurs à 1999 n’est peut-être pas exacte. Au cours de notre vérification, nous avons trouvé un cas où la somme de 245 000 $ exigible depuis 1997 avait en fait été réglée. Après avoir présenté cette constatation au personnel, celui-ci a fait enquête sur 36 comptes débiteurs en souffrance pour des amendes supérieures à 10 000 $. Le personnel a découvert que 11 des 36 cas avaient été réglés, une personne était décédée, et un cas était une erreur. Les 11 cas réglés ont abaissé le total des comptes d’environ 600 000 $. 11.76 Également compris dans les 36 comptes était le cas d’un défendeur qui, depuis octobre 1997, avait à son compte deux amendes en souffrance totalisant 46 420 $ au sujet desquelles aucune mesure n’avait été prise. D’après ce que nous comprenons, c’est parce que la Couronne envisage d’intenter une poursuite au civil. Deux défendeurs parmi les 36 (total de 40 400 $) n’avaient jamais eu de mandats de dépôt préparés pour les amendes, et le mandat de quatre défendeurs parmi les 36 (total de 49 415 $) a été retourné ou non exécuté. 11.77 En 2000-2001, une somme d’environ 1,3 million de dollars a été inscrite au titre des recettes provenant des amendes, dont 800 000 $ étaient toujours impayés à la fin de l’exercice. Cela signifie que les recettes perçues pour l’exercice étaient de seulement 500 000 $. Recommandations 11.78 Nous avons recommandé qu’un système officiel de recouvrement soit établi pour recouvrer les amendes en souffrance imposées par la cour. 11.79 À court terme, le ministère devrait mettre des stratégies au point, comprenant des objectifs précis, pour éliminer l’accumulation de comptes débiteurs. La priorité devrait être accordée au recouvrement des amendes importantes. 11.80 Les données antérieures à 1999 devraient être vérifiées pour voir si elles contiennent des informations exactes sur les recouvrements et si les soldes des comptes débiteurs sont corrects. 11.81 Le ministère devrait préparer un plan d’activité qui détermine le coût par rapport à l’efficacité des différentes méthodes de recouvrement. Ce plan devrait servir à obtenir les ressources nécessaires pour assurer un recouvrement rentable des amendes impayées. Le ministère pourrait vouloir considérer le recours à des organismes du secteur privé. 11.82 Le ministère devrait utiliser des cibles, des normes et des indicateurs de rendement pour mesurer le rendement des activités de recouvrement. Ces mesures devraient être utilisées pour évaluer le succès des efforts de recouvrement et tenir le personnel et les gestionnaires responsables de leur rendement. Réponse du ministère 11.83 Le Bureau du contrôleur sera consulté pour discuter de l’établissement d’un système de recouvrement officiel et rentable pour les amendes en souffrance imposées par la cour. Entre-temps, des efforts concertés seront déployés pour recouvrer les amendes en souffrance les plus importantes. Le ministère continuera à tenir des audiences pour défaut de paiement et à délivrer des mandats de dépôt. 11.84 Un projet de nettoyage des données converties sera mis sur pied d’ici le 30 novembre 2002. L’objectif est d’avoir des soldes convertis exacts d’ici le 31 mars 2003. 11.85 Le ministère de la Justice reverra les pratiques de recouvrement et d’exécution. Des méthodes de recouvrement rentables, sous la forme de mécanismes d’exécution passifs, ont été examinées et nécessiteraient l’approbation d’une directive gouvernementale. 11.86 Des cibles et des normes de rendement feront partie de la stratégie mentionnée ci-dessus relativement aux comptes débiteurs. [Traduction.] Les rapports publics ont besoin d’améliorations 11.87 Aucune information sur les comptes débiteurs ou les mesures du rendement en matière de recouvrement n’est présentée dans le rapport annuel. Les comptes débiteurs pour les amendes imposées par la cour s’élèvent à environ 12 millions de dollars. Les amendes dont le règlement n’implique pas de paiement, les incarcérations par exemple, sont comprises dans ces comptes débiteurs. Recommandation 11.88 Nous avons recommandé que le rapport annuel comprenne de l’information financière et des mesures du rendement relativement à la fonction de recouvrement. Le ministère pourrait fournir, dans le cadre de l’information redditionnelle qu’il remet à l’Assemblée législative au sujet des comptes débiteurs, des comparaisons d’un exercice à l’autre sur les points suivants : • le nombre et la valeur pécuniaire des amendes réglées durant l’exercice, y compris les amendes réglées par une incarcération; • les sommes recouvrées et les sommes radiées; • la rapidité des activités de recouvrement; • les coûts des programmes de recouvrement des comptes débiteurs en souffrance; • le solde des comptes en souffrance en fin d’exercice. Réponse du ministère 11.89 Des statistiques sur les comptes débiteurs en souffrance au titre des amendes seront publiées dans le rapport annuel du ministère de la Justice pour l’exercice 2003-2004. [Traduction.] La radiation des vieux comptes débiteurs prend trop de temps 11.90 Les comptes débiteurs dont le solde est irrécouvrable devraient être radiés. À l’heure actuelle, des comptes débiteurs en souffrance depuis longtemps ont trait à des chèques sans provision remontant à 1993 et des amendes imposées par la cour remontant à 1982. La dernière radiation de comptes débiteurs a eu lieu en 1998. Recommandation 11.91 Nous avons recommandé que les vieux comptes débiteurs dont les soldes sont jugés irrécouvrables soient promptement radiés. Réponse du ministère 11.92 Un rapport et une recommandation seront présentés annuellement au Conseil de gestion en vue de la radiation des vieux comptes débiteurs. [Traduction.] Le système de comptes débiteurs de la Direction des assurances a besoin d’améliorations 11.93 Le système actuel ne produit pas de rapports sur les comptes débiteurs en souffrance ou les paiements en retard. Pour chaque compagnie, la réception des paiements doit être vérifiée à la main dans le système. Aucune liste chronologique des comptes débiteurs ne peut être obtenue du système. Afin de déterminer si une compagnie est en retard dans ses paiements, le personnel doit vérifier à la main les dossiers de la compagnie pour déterminer si des paiements sont en retard ou manquants. La Loi de la taxe sur les primes d’assurance précise les dates exactes auxquelles les compagnies doivent remettre leurs paiements. Recommandation 11.94 Nous avons recommandé que le système de la Direction des assurances soit modifié de façon à pouvoir produire des rapports de suivi des comptes débiteurs en souffrance. Le système doit repérer les compagnies qui n’ont pas payé afin que soit respectée la Loi de la taxe sur les primes d’assurance. Réponse du ministère 11.95 Le personnel des systèmes d’information travaille actuellement à l’amélioration du système de la Direction des assurances. Les essais de la phase 1 seront achevés d’ici le 1er novembre 2002. Le rapport des comptes en défaut sera disponible le 1er novembre 2002. [Traduction.] Ministère de la Sécurité publique Recettes relatives aux véhicules à moteur Entente avec Services Nouveau-Brunswick 11.96 Au cours de l’exercice, nous avons réalisé une vérification des recettes relatives aux véhicules à moteur au ministère de la Sécurité publique. Notre vérification a consisté notamment en un examen des systèmes en place pour assurer le contrôle des recettes provenant des droits et des amendes prévues à la Loi sur les véhicules à moteur et des stocks relatifs aux véhicules à moteur. 11.97 Aucune entente récente n’a été conclue entre le ministère et Services Nouveau-Brunswick. Une entente plus vieille (datée du 6 septembre 1995) signée entre SNB et le ministère des Transports a été trouvée. Cette entente n’a pas été mise à jour pour refléter le transfert au ministère de la Sécurité publique des responsabilités relatives aux véhicules à moteur. De plus, certains services ne sont pas compris dans l’entente. Par exemple, le maintien et le contrôle des divers stocks relatifs aux véhicules à moteur (billets de contravention, vignettes, etc.) ne sont aucunement mentionnés dans l’entente. Recommandation 11.98 Nous avons recommandé que le ministère signe une nouvelle entente officielle avec Services Nouveau-Brunswick pour préciser ses attentes en ce qui concerne les recettes et les stocks relatifs aux véhicules à moteur. Nous avons formulé plusieurs autres recommandations concernant le transfert des fonds provenant de SNB et la tenue des livres sur les stocks relatifs aux véhicules à moteur. 11.99 Le contrôle des billets de contravention signifiés en vertu de la Loi sur la procédure applicable aux infractions provinciales peut être amélioré. Les mesures en vigueur n’assurent pas un compte rendu complet des billets de contravention signifiés en vertu de la loi et envoyés aux tribunaux par les forces de police. À l’heure actuelle, les organismes d’application de la loi envoient une copie des billets payés, nuls et « envoyés à la cour » à SNB pour la mise à jour des stocks de billets. Aucun contrôle ne voit à ce que les billets « envoyés à la cour » y parviennent effectivement et que la partie du billet à l’intention du ministère soit effectivement reçue par le ministère après la comparution en cour, en vue de son inscription dans le système d’enregistrement du ministère. Recommandation 11.100 Nous avons recommandé que les services de police envoient à SNB uniquement les copies des billets payés et nuls. Les billets destinés à la cour devraient être apportés à la cour à la date de comparution. La cour devrait ensuite conserver sa copie et envoyer toutes les autres copies au ministère aux fins de traitement. La copie de SNB serait alors envoyée à SNB, et les stocks de billets pourraient être mis à jour. Une telle méthode assurerait un compte rendu exact de tous les billets traités par la cour et une mise à jour au besoin du système d’enregistrement du ministère. Cela permettrait aussi un suivi plus utile et plus exact par SNB des stocks de billets de contravention signifiés en vertu de la Loi sur la procédure applicable aux infractions provinciales. Réponse du ministère 11.101 Le ministère a répondu comme suit à nos observations et à nos recommandations. La recommandation voulant qu’une nouvelle entente officielle soit conclue avec Services Nouveau-Brunswick est presque en œuvre. Un document préliminaire a été préparé pour déterminer les principes directeurs qui guideront les relations entre le ministère de la Sécurité publique et Services Nouveau-Brunswick. D’autres ententes traitant de services et de procédures particuliers seront préparées et jointes au document en annexe. Les recommandations de votre rapport ont été renvoyées au comité qui rédige ce rapport et seront examinées en vue de leur intégration à l’entente. Nous avons déterminé qu’il est nécessaire d’examiner toutes les directives et procédures concernant le traitement des recettes à la Direction des licences et des dossiers (véhicules à moteur) et avons communiqué avec le Bureau du contrôleur en vue de participer à un examen commun par le personnel du contrôleur et notre personnel de vérification interne. Vos recommandations dans ce domaine seront intégrées aux directives et aux procédures révisées élaborées par l’équipe de l’examen. [Traduction.] Pertes par suite de fraude, de faute ou d’erreur 11.102 Le paragraphe 13(2) de la Loi sur le vérificateur général exige que nous fassions rapport à l’Assemblée législative de tous les cas de pertes ou d’insuffisances importantes par suite de fraude, de faute ou d’erreur d’une personne. 11.103 Au cours de notre travail de vérification, nous avons découvert les pertes importantes qui suivent. Notre travail ne vise pas à repérer tous les cas possibles de pertes; il ne serait donc pas indiqué de conclure que toutes les pertes ont été repérées. Ministère des Finances • Vol d’un ordinateur portatif 4 000 $ Ministère de l’Éducation • Matériel, argent et fournitures manquants dans différents districts scolaires 36 158 $ Ministère des Transports • Matériel et fournitures manquants dans différents districts 37 418 $ Ministère de la Santé et du Mieux-être • Matériel et argent manquants, et demandes de paiement a l’Assurance-maladie inadmissibles 5 286 $ Ministère de la Formation et du Développement de l’emploi • Matériel manquant dans différents collèges communautaires 9 965 $ Ministère des Services familiaux et communautaires • Chèques encaissés par des personnes non admissibles a recevoir des fond 33 774 $ Ministère des Ressources naturelles et de l’Énergie • Matériel manquant 21 021 $ 11.104 Ne sont pas compris dans les pertes signalées par notre bureau les incidents d’introduction par effraction, les incendies et le vandalisme. 11.105 Le gouvernement provincial fait rapport dans le volume 2 des Comptes publics du montant des pertes au chapitre des biens corporels publics (autres que celles attribuables à des pénuries de stock). 11.106 En 2002, le gouvernement provincial a signalé des pertes de 135 471 $ au chapitre des biens corporels publics, comparativement à 194 802 $.